2.6.1 Chứng từ và thủ tục kế toán ban đầu
+ Thủ tục, chứng từ kế toán TSCĐ hữu hình tại Công ty TNHH Thái Bình Dương
Khi có TSCĐ hữu hình mới đưa vào sử dụng, công ty tiến hành lập hội đồng giao nhận gồm có đại diện bên giao, đại diện bên nhận để lập: Biên bản giao nhận TSCĐ cho từng đối tượng sử dụng TSCĐ. Đối với những TSCĐ cùng loại, giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán phải sao lục cho mỗi đối tượng ghi TSCĐ một bản để lưu vào hồ sơ riêng cho từng TSCĐ. Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toán mở thẻ TSCĐ đẻ theo dõi chi tiết từng TSCĐ của doanh nghiệp. Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập, kế toán trưởng ký xác nhận. Thẻ này được lưu ở phòng kế toán trong suốt quá trình sử dụng TSCĐ. Khi lập xong, thẻ TSCĐ được dùng để ghi vào Sổ TSCĐ, sổ này được lập chung cho toàn công ty một quyển.
Đối với trường hợp TSCĐ hữu hình bị giảm: Tại công ty TNHH Thái Bình Dương, TSCĐ hữu hình giảm chủ yếu là do nhượng bán hoặc thanh lý. Và tuỳ theo từng trường hợp giảm TSCĐ mà kế toán tiến hành lập các chứng từ như: Biên bản thanh lý TSCĐ; Hóa đơn bán hàng; Phiếu thu … Trên cơ sở các chứng từ này kế toán ghi giảm TSCĐ hữu hình trên các Sổ TSCĐ như: Nhật ký chứng từ số 9, Sổ cái tài khoản 214.
2.6.1.1 Chứng từ thủ tục kế toán tăng TSCĐHH
- Tài sản cố định hữu hình tăng do mua sắm.
TSCĐHH hình thành do mua sắm bao gồm những chứng từ như giấy báo giá của nhà cung cấp, hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn mua hàng, hóa đơn các dịch vụ lắp đặt vận chuyển, biên bản bàn giao TSCĐ, ...
Cụ thể về một nghiệp vụ tăng TSCĐ hữu hình tại công ty như sau. Trong tháng 01 năm 2012 Công ty có mua sắm mới một chiếc ô tô nhãn hiệu HUYNDAI của công ty cổ phần ôtô HUYNDAI Bắc Việt trị giá 400.500.000 đồng. Thuế suất thuế GTGT 10%.
nghiệp
Khi đó, để nhập TSCĐ hữu hình trên thì trình tự và thủ tục phải làm gồm:
- Trước hết, Công ty TNHH Thái Bình Dương được Công ty TNHH thương mại và dịch vụ ô tô Bắc Việt báo giá về chiếc ô tô cần mua như Bảng báo giá số 150. Thông qua Bảng báo giá trên, bên mua ( Công ty TNHH Thái Bình Dương) biết được giá bán của chiếc xe ô tô HUYNDAI là bao nhiêu để từ đó có kế hoạch mua sắm .
- Sau khi xem xét, tính toán và quyết định mua. Hai bên đi đến thống nhất làm Hợp đồng kinh tế số 142/HĐKT (dưới dây).Trong đó ghi rõ số lượng mua, đơn giá bán và những cam kết chung mà 2 bên cần phải thực hiện.
- Khi được Công ty TNHH thương mại và dịch vụ ô tô Bắc Việt giao hàng cho bên mua là Công ty TNHH Thái Bình Dương. Hai bên tiến hành lập Biên bản giao nhận TSCĐ
nghiệp
* Bảng báo giá:
CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ HUYNDAI BẮC VIỆT
PHÚC ĐỒNG- LONG BIÊN- HÀ NỘI
---*---
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---o0o---
BẢNG BÁO GIÁ
Số 150
Kính gửi: Ông Vũ Hoàng Hà
Giám đốc Công ty TNHH Thái Bình Dương
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ ô tô Bắc Việt xin trân trọng báo giá với Quý khách hàng như sau:
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Xe ô tô HUYNDAI Chiếc 01 400.500.000 400.500.000
* Ghi chú: - Báo giá trên đã có Hóa đơn GTGT và chi phí vận chuyển - Bảo hành 24 tháng
* Người nhận: Ông Vũ Hoàng Hà - Chức vụ: Giám đốc Tại ngân hàng : Vietinbank - Long Biên - Hà Nội
nghiệp
• Hợp đồng kinh tế
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---¶---
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số: 142/HĐKT
- Căn cứ vào Bộ luật dân sự Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thực thi từ ngày 01/01/2008.
- Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên.
Hôm nay, ngày 5 tháng 01 năm 2012 tại ngân hàng Vietinbank - Long Biên - Hà Nội. Chúng tôi gồm có:
Bên A (Bên bán) : Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Ô tô HUYNDAI Bắc Việt
Đại diện : Ông Trần Việt Hùng - Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ : 467 Nguyễn Văn Linh - Long Biên - Hà Nội
Số tài khoản: 102010000783789 - Ngân hàng Vietinbank - Phúc Đồng - Long Biên - Hà Nội
Bên B (Bên mua ) : CÔNG TY TNHH THÁI BÌNH DƯƠNG Đại diện: Ông Vũ Hoàng Hà - Chức vụ: Giám đốc
Địa chỉ : Cụm công nghiệp Gián Khẩu, Gia Viễn, Ninh Bình
Số tài khoản: 483.10.00023908.0 - Tại ngân hàng Ngân hàng đầu tư phát triển Ninh Bình.
Hai bên cùng thống nhất thoả thuận ký kết hợp đồng kinh tế theo các điều khoản & các điều kiện sau:
Điều 1: Bên A bán cho bên B loại phương tiện vận tải sau đây: Số
TT Tên hàng, quy cách
Đơn
vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Xe ô tô HUYNDAI Chiếc 01 400.500.000 400.500.000
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ Ô TÔ BẮC VIỆT
nghiệp
(Tổng thành tiền tương ứng với Bốn trăm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn)
Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT. Thuế suất 10%. Điều 2: Chất lượng và quy cách .
- Chất lượng: chất lượng hàng giao theo đúng thỏa thuận như hợp đồng.
- Quy cách : Số lượng, kích thước, chủng loại cụ thể theo đơn đặt hàng của bên B.
Điều 3 : Giá cả và phương thức thanh toán
- Đơn giá: Theo từng thời điểm và theo đơn đặt hàng được sự thống nhất của 2 bên - Phương thức thanh toán: Bằng Séc, Tiền mặt hoặc chuyển khoản
- Thời hạn thanh toán: Không quá 15 ngày kể từ ngày giao hàng và xuất hóa đơn. Nếu sau thời hạn trên mà bên B chưa thanh toán tiền cho bên A thì bên B phải chịu lãi xuất ngân hàng phần nợ quá hạn và các chi phí khác nếu có ( Lãi xuất quá hạn tính theo lãi xuất không kỳ hạn của Ngân hàng đầu tư và phát triển tại thời điểm phát sinh) và chịu phạt 8% giá trị của hợp đồng bị vi phạm.
Điều 4 : Phương thức giao nhận và Vận chuyển
- Giao hàng tại kho bên B
- Chi phí vận chuyển từ kho bên A tới kho bên B do bên A chịu - Chi phí bốc xếp tại kho bên nào thì bên đó chịu
Điều 5 : Trách nhiệm của mỗi bên
Quyền, nghĩa vụ của bên B :
- Bên B có trách nhiệm đăng ký kế hoạch nhận hàng với bên A ít nhất 05 (Năm) ngày và thông báo cho bên A bằng văn bản trong đó đơn đặt hàng ghi rõ: Số lượng, kích thước, chủng loại, giá cả, ngày nhận hàng)
- Bên B có trách nhiệm chuẩn bị kho bãi và bốc xếp để tạo điều kiện cho bên A giao hàng thuận lợi. Cử người có trách nhiệm nhận hàng, giải quyết tất cả các vướng mắc trong quá trình giao nhận hàng. Bên B phải chịu toàn bộ chi phí bốc xếp và vận chuyển, chi phí chờ giao hàng để trả cho bên A trong trường hợp bên A giao hàng mà bên B không có người nhận cũng như không chuẩn bị kho bãi để nhận hàng do bên A giao
- Bên B có quyền từ chối nhận hàng do bên A giao nếu sản phẩm do bên A cung cấp không đạt chất lượng và không đúng với yêu cầu của bên B theo đơn đặt hàng đã được 2 bên xác nhận.
nghiệp
không đảm bảo chất lượng sản phẩm theo đơn đặt hàng đã được 2 bên xác nhận - Bên B có trách nhiệm phải lấy hết đơn hàng đã đặt và được hai bên xác nhận.
Quyền, nghĩa vụ của bên A :
- Bên A có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ về số lượng và chất lượng hàng hóa theo yêu cầu của bên B căn cứ vào đơn đặt hàng đã được bên A chấp nhận
- Bên A có trách nhiệm thông báo cho bên B trước khi giao hàng cũng như tiến độ thực hiện đơn hàng đã được 2 bên xác nhận
- Bên A có quyền yêu cầu bên B thanh toán tiền hàng đúng thời hạn
- Bên A có quyền yêu cầu bên B phải chịu toàn bộ chi phí bốc xếp và vận chuyển, chi phi chờ giao hàng để trả cho bên A trong trường hợp bên A giao hàng mà bên B không có người nhận cũng như không chuẩn bị kho bãi để nhận hàng do bên A giao
- Bên A có quyền đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng nếu bên B chậm thanh toán tiền hàng quá 60 ngày. Trong trường hợp này bên B phải thanh toán tiền hàng, lãi suất quá hạn, chịu phạt và bồi thường toàn bộ thiệt hại (nếu có) cho bên A.
Điều 6 : Cam kết chung
*Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản, nội dung trong hợp đồng. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì phát sinh ngoài các điều khoản đã thống nhất trong Hợp đồng hai bên cùng nhau gặp gỡ nhau, thương lượng giải quyết. Nếu không thống nhất được thì đưa ra tòa án có thẩm quyền của tỉnh Ninh Bình giải quyết theo pháp luật.
*Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày 05/01/2012 tới 31/12/2012.
*Hợp đồng này được lập thành 04 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Mỗi bên giữ 02 bản
Đại diện bên A Đại diện bên B
nghiệp
Bảng số 2.2 - 01
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số 01
Căn cứ vào Hợp đồng mua bán số 142/HĐKT ngày 05/01/2012 giữa bên mua và bên bán. Hôm nay, ngày 20 /01/2012. Bên giao nhận gồm:
I/ Đại diện Công ty TNHH Thái Bình Dương (Bên A):
- Ông Vũ Hoàng Hà - Chức vụ: Giám đốc.
- Ông Hoàng Hữu Chiến - Chức vụ: Trưởng phòng kỹ thuật.
II/Đại diện Công ty TNHH thương mại và dịch vụ ô tô Bắc Việt (Bên B):
- Ông Trần Việt Hùng - Chức vụ : Giám đốc .
- Ông Nguyễn Đức Hà - Chức vụ : Trưởng phòng kỹ thuật
III/ Địa điểm giao nhận: Công ty TNHH Thái Bình Dương
Hai bên đã cùng nhau tiến hành giao nhận TSCĐ như sau: ĐVT: 1000 đ
TT Tên Số Nước Năm đưa Công suất Năm SX Nguyên giá TSCĐ Tỷ lệ hao Giá mua Chi phi V/C C/ phí chạy thử Nguyê n giá A B C D E G H 1 2 3 4 5 1 ÔTÔ HUYNDAI VN 2012 2010 400.500 0 0 400.500 10% Cộng 400.500 0 0 400.500
Đại diện bên giao
Nguyễn Đức Hà
Đại diện bên nhận
Hoàng Hữu Chiến
• Hóa đơn giá trị gia tăng.
nghiệp
Hoá đơn (GTGT )
Liên 2 : Giao khách hàng Ngày 20 tháng 01 năm 2012
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ ô tô Bắc Việt
Địa chỉ: 467 Nguyễn Văn Linh, quận Long Biên, Hà nội
Số tài khoản: 102010000783789 - Ngân hàng Vietinbank - Long Biên - Hà Nội
Điện thoại: (04) 3875.7227 MST : 0101532794
Họ tên người mua hàng: ……… .
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH THÁI BÌNH DƯƠNG
Số tài khoản: 483.10.00023908.0 tại ngân hàng Ngân hàng đầu tư phát triển Ninh Bình.
Địa chỉ : Cụm công nghiệp Gián Khẩu, Gia viễn, Ninh Bình
Hình thức thanh toán: Tiền mặt . MST : 2700282748
Tiếp đó kế toán thanh toán tiến hành lập Phiếu chi số 1072 như Bảng số 2.2 – 03 (dưới đây ) để thanh toán, trả tiền cho bên bán là Công ty TNHH thương mại và dịch vụ ô tô HUYNDAI Bắc Việt với tổng số tiền là : 440.550.000 đồng.
Bảng số 2.2 - 03
CÔNG TY TNHH THÁI BÌNH DƯƠNG
Mẫu số : 02 - TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC )
PHIẾU CHI Quyển số :12
Ngày 20 tháng 01 năm 2012 Số :1072 Nợ : 211 Có : 111 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
01 Xe ô tô HUYNDAI Chiếc 01 400.500.000 400.500.000
Cộng tiền hàng 400.500.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 40.050.000
Tổng cộng tiền thanh toán 440.550.000
Số tiền bằng chữ: Ba trăm chín mươi ba triệu tám trăm nghìn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
nghiệp
Họ và tên người nhận tiền: Trần Thị Mai
Địa chỉ: Nhân viên kế toán Công ty TNHH thương mại và dịch vụ ôtô HUYNDAI Bắc Việt
Lý do chi : Thanh toán tiền mua xe ôtô HUYNDAI Số tiền: 440.550.000 đ
Bằng chữ : Bốn trăm bốn mươi triệu năm trăm năm mươi nghìn đồng.
Kèm theo: Hoá đơn số 0029836
Đã nhận đủ tiền : Bốn trăm bốn mươi triệu năm trăm năm mươi nghìn đồng. Ngày 20 tháng 01 năm 2012 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, đóng dấu) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) THỦ QUỸ (Ký, họ tên) NGƯỜI LẬP PHIẾU (Ký ,họ tên) NGƯỜI NHẬNTIỀN ( Ký , họ tên )
• Thẻ TSCĐ dùng để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của doanh nhiệp, tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của từng TSCĐ. Tại Công ty TNHH Thái Bình Dương, đối với những TSCĐ khi mua sắm mới Công ty cũng tiến hành lập thẻ TSCĐ cho từng đối tượng cụ thể để theo dõi chúng. Như trường hợp mua sắm mới chiếc ô tô HUYNDAI, Công ty tiến hành lập Thẻ tài sản cố định số 21 như Bảng số 2.2 - 04 dưới đây:
Bảng số 2.2 - 04
CÔNG TY TNHH THÁI BÌNH DƯƠNG Mầu số : S23- DN THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Số: 01
Ngày 20 tháng 01 năm 2012
Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ số 21 ngày 20 tháng 01 năm 2012 Tên TSCĐ : Ô tô HUYNDAI .
nghiệp
Nước sản xuất : Việt Nam . Năm sản xuất : 2010
Bộ phận quản lý, sử dụng : Phòng hành chính . Năm đưa vào sử dụng : 2012 Công suất :………... Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày ….. tháng ……. năm ……… Lý do đình chỉ : ……… Đơn vị tính : 1000 đồng
Số hiệu chứng từ
Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn Ngày, tháng,
năm Diễn giải Nguyên giá Năm
Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 0029836 20/01/12 Mua mới 400.500
Ghi giảm TSCĐ chứng từ số ….. ngày ….. tháng …. năm ………
Lý do gi m : ả ………. Người lập (Ký ,họ tên) Kế toán trưởng (Ký ,họ tên) Ngày 20 tháng 01 năm 2012 Giám đốc (Ký ,họ tên, đóng dấu)
Sổ Tài sản cố định là sổ kế toán chi tiết dùng để đăng ký, theo dõi và quản lý chặt chẽ tài sản trong đơn vị từ khi mua sắm, đưa vào sử dụng đến khi ghi giảm tài sản cố định. Với mục đích như vậy nên tại Thái Bình Dương, Sổ tài sản cố định cũng được công ty mở và ghi đầy đủ. Cụ thể như trường hợp mua sắm ô tô HUYNDAI trên, sổ được mở và ghi chép như Bảng số 2.2 - 05 dưới đây:
Bảng số 2.2 - 05
CÔNG TY TNHH THÁI BÌNH DƯƠNG Mẫu số : S21-DN SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Năm 2012
Loại tài sản : Thiết bị , dụng cụ quản lý
Đơn vị tính : 1000đồng
T T
Gia tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ
nghiệp Chứng từ Tên TSCĐ Nước sản xuất Năm sử dụng Số hiệu TSC Nguyên
Giá Khấu hao
Khấu hao đã tính đến Chứng từ Lý do giảm S H NT T ỷ lệ % Mức khấu hao SH NT A B C D E G H 1 2 3 4 I K L 01 20/01 Xe ôtô HUYNDAI VN 2010 400.500 Cộng 400.500
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang ……….. - Ngày mở sổ :………. Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.6.1.2 Chứng từ và thủ tục giảm TSCĐ hữu hình tại công ty TNHH Thái Bình Dương
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến