2.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
- Đặc điểm về lao động kế toán và tổ chức bộ máy.
Phòng Tài chính - Kế toán là trung tâm cung cấp và thông tin về sự vận dụng của tài sản, các thông tin về hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như hiệu quả của việc sử dụng vốn. Đây là những căn cứ giúp cho ban lãnh đạo Công ty ra các quyết định kịp thời, đúng đắn để chỉ đạo việc sản xuất kinh doanh.
Về cơ cấu: Phòng được bên chế 09 người; trong đó 6 người có trình độ Đại học - Cao đẳng, 3 người có trình độ Trung Cấp. Và được phân công chuyên môn phù hợp với trình độ cũng như năng lực của từng người thông qua sơ đồ số 1- 02 dưới đây.
Sơ đồ số 1- 02: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH Thái Bình Dương
Qua sơ đồ ta thấy:
Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo toàn diện công tác kế toán của đơn vị. Mọi thông tin từ kế toán bộ phận được tập hợp cho kế toán trưởng, kế toán trưởng sẽ tổng hợp, kiểm tra, phân tích toàn bộ những thông tin này và sau đó cung cấp một cách chính xác, trung thực, kịp thời những thông tin đó theo yêu cầu của Giám đốc và các phòng ban liên quan, đảm bảo thông tin kế toán tài chính đến đối tượng sử dụng một cách nhanh
Kế toán bán hàng Kế toán TSCĐ Thủ quỹ Kế toán vật tư, kho Kế toán tiền lương BHXH KẾ TOÁN TRƯỞNG
nghiệp
chóng. Đồng thời kế toán trưởng chỉ đạo các nhân viên kế toán trong phòng về công tác tập hợp số liệu, ghi chép các loại sổ sách và lập báo cáo kế toán. Hàng tháng tổng hợp báo cáo đánh giá kết quả thu – chi tài chính của Công ty. Ngoài ra kế toán trưởng còn phải lập đầy đủ và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho cấp trên.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình sử dụng tiền, quản lý tiền và phân phát các khoản tiền cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế toán vật tư, kho hàng: Với số lượng là 04 người được phân công theo dõi các nghiệp vụ kinh tế liên quan tới tình hình nhập xuất các loại vật tư, thành phẩm, hàng hóa.
Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu một cách chính xác đầy đủ về số lượng và hiện trạng TSCĐ hiện có, phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng, trích lập và phân bổ khấu hao. Lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, tiến hành kiểm kê định kì hay bất thường TSCĐ, phân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ trong công ty.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Phản ánh đầy đủ chính xác thời gian và kết quả của công nhân viên. Tính và thanh toán đầy đủ kịp thời lương và các khoản liên quan đến công nhân viên. Tính toán phân bổ và trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cho công nhân viên.
Kế toán bán hàng: Theo dõi số lượng hàng hoá được bán ra, xác định chi phí. Tổ chức theo dõi và phản ánh sự biến động của từng loại hàng hoá. Theo dõi chi tiết tình hình công nợ của khách hàng, thanh toán công nợ và kê khai thuế.
Để phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và quản lý; phù hợp với khả năng, trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán gọn nhẹ, hiệu quả phục vụ tốt cho mọi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, Công ty đã lựa chọn phương thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Theo phương thức này toàn bộ công tác kế toán trong Công ty được tiến hành tập trung tại phòng Tài chính kế toán với những chức năng nhiệm vụ sau:
- Ghi chép và phản ánh trung thực về tình hình luân chuyển sử dụng TSCĐ, tư liệu sản xuất, vật tư.
- Cung cấp thông tin về số liệu tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, phân loại xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo kế toán theo định kỳ cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất kiểm tra phân tích các hoạt động kinh tế tài chính phục vụ cho việc lập và theo dõi việc thực hiện kế hoạch thu chi tài chính trong Công ty.
nghiệp
- Kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán, quản lý kinh tế tài chính..
2.4.2 Đặc điểm về trình tự bộ sổ kế toán
Tại Công ty TNHH Thái Bình Dương, để đảm bảo độ chính xác cao và phù hợp với công tác kế toán thủ công nên Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký -chứng từ.
Sơ đồ số 1- 03 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức
nhật ký chứng từ tại công ty TNHH Thái Bình Dương
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng
(1). Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ cái
B¸o c¸o tµi chÝnh
nghiệp
Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.
(2). Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính năm phải gồm có:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
Và được áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp thuộc các ngành, các thành phần kinh tế.
Tại Công ty TNHH Thái Bình Dương, mặc dù thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng công ty vẫn tuân thủ các quy định chung tại phần này và những quy định, hướng dẫn cụ thể phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Sau khi kết thúc năm tài chính, chậm nhất là 30 ngày công ty tiến hành lập và gửi Báo cáo tài chính cho:
- Chi cục thuế huyện Gia Viễn.
- Ngân hàng đầu tư phát triểnNinh Bình. - Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Ninh Bình.
2.4.3 Chế độ và các chính sách áp dụng tại công ty TNHH Thái Bình Dương
- Công ty TNHH Thái Bình Dương tuy là một doanh nghiệp tư nhân nhưng công ty luôn thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành. Hiện tại công ty đang thực hiện theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ
nghiệp
Tài chính.
Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31-5-2004 của Chính Phủ, cùng với các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán. Theo đó có 5 chỉ tiêu và ứng với mỗi chỉ tiêu có các mẫu bảng , biểu riêng.
Công ty TNHH Thái Bình Dương đã tổ chức vận dụng chế độ chứng từ một cách đầy đủ theo 5 chỉ tiêu đã nêu là: Lao động tiền lương (ví dụ như bảng chấm công, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương...); hàng tồn kho (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…..); bán hàng (hóa đơn bán hàng; hóa đơn giá trị gia tăng); tiền tệ (phiếu thu, phiếu chi) và TSCĐ (Biên bản bàn giao TSCĐ, biên bản kiểm kê tài sản, bảng phân bổ và tính khấu hao TSCĐ ……). Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện khoa học và hợp lý. Tất cả các chứng từ kế toán do Công ty lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào phòng kế toán Công ty. Phòng kế toán tiến hành kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới ghi sổ kế toán.
- Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch
- Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép : VNĐ. Công ty đang sử dụng tỷ giá thực tế để chuyển đồi đồng ngoại tệ sang VNĐ.
- Công ty sử dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ là chủ yếu, bên cạnh đó công ty còn hạch toán các loại thuế khác như: thuế GTGT, Thuế xuất khẩu, thuế thu nhập doanh nghiệp...
- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
- Giá trị nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được xác định theo giá trị thực tế .
- Tài sản cố định được xác định theo giá thực tế, phương pháp khấu hao đường thẳng, phương pháp số dư giảm dần có điều chỉnh, phương pháp khấu hao theo khối lượng số lượng sản phẩm.
- Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo quyết định số 15/2006 QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006. Ngoài ra công ty còn sử dụng các mẫu chứng từ do công ty lập ra được sự cho phép của Bộ Tài chính: phiếu nhập mua hàng, phiếu xuất kho, phiếu hàng bán bị trả lại .
- Các báo cáo tài chính được lập và tuân thủ quyết định bộ Tài chính: báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( mẫu B02- DN), bảng cân đối kế toán ( mẫu B01- DN), thuyết minh
nghiệp
báo cáo tài chính ( mẫu B09- DN), báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( mẫu B03- DN)...
2.5 Đặc điểm chung về tổ chức quản lý và sử dụng TSCĐ tại Công ty TNHH Thái Bình Dương Bình Dương
2.5.1 Khái quát chung về TSCĐ sử dụng tại công ty
Tài sản cố định hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐHH. Chúng có đặc điểm là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh và sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh, hình thái vật chất của chúng không thay đổi nhưng nó bị hao mòn và giá trị của nó được chuyển dần vào giá trị sản phẩm mà nó tạo ra.
Trong những năm qua công ty TNHH Thái Bình Dương đã và đang không ngừng lớn mạnh khẳng định là một đơn vị kinh tế đóng vai trò quan trọng trong ngành chế biến lương thực thực phẩm nói riêng và trong tổng thể nền kinh tế quốc dân nói chung. Cơ sở vật chất của công ty không ngừng được đầu tư đổi mới và hiện đại hoá. Trong công ty, cơ sở vật chất với TSCĐ chiếm tỷ trọng lớn.
Trải qua 9 năm đầu tư và xây dựng từ năm 2004 đến nay TSCĐ chiếm hơn một nửa tổng số tài sản hiện có của công ty. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Chính vì vậy việc quản lý TSCĐ hữu hình ở công ty do phòng kế toán - tài vụ phân công cho kế toán TSCĐ chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý, phản ánh: số lượng, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của TSCĐ và hạch toán trên nguyên tắc theo nguyên giá. Các TSCĐ sau khi mua về được giao cho các phân xưởng sản xuất trông coi và sử dụng. Đối với các TSCĐ khi có hư hỏng thì người quản lý phải báo cáo cho ban giám đốc biết để chỉ đạo phòng kỹ thuật xác định tình trạng hư hỏng của TSCĐ đó và lập dự toán chi phí sửa chữa .
Tuy nhiên TSCĐ của công ty chủ yếu là phục vụ cho sản xuất nhưng vẫn chưa khai thác triệt để. Trong chu kỳ sản xuất lúc thì không đủ công suất phục vụ, lúc thì lãng phí công suất của máy móc thiết bị ….
+ Phân loại TSCĐ hữu hình tại Công ty TNHH Thái Bình Dương.
- Phân loại TSCĐ hữu hình.
Theo quy định kế toán phải phân loại TSCĐ theo đúng phương pháp phân loại đã được quy định để phục vụ cho công tác quản lý, tổng hợp …
Tại Thái Bình Dương, hiện tại Công ty có rất nhiều loại TSCĐ khác nhau, chúng khác nhau cả về giá trị cũng như thời gian sử dụng hay tính chất kỹ thuật … Để phục vụ cho công tác hạch toán và quản lý TSCĐ có hiệu quả cao, công ty đã phân loại TSCĐ theo các
nghiệp
tiêu thức sau :
*Nhà cửa , vật kiến trúc gồm có : - Nhà điều hành.
- Nhà xưởng 1 (Mì), Nhà xưởng 2 (Mì), Nhà xưởng 3 (Mì) - Nhà xưởng bao bì.
- Nhà kho thành phẩm Mì. - Nhà ăn công ty.
- Nhà tắm + Vệ sinh. - Nhà bảo vệ.
- Nhà xe. - Ga ra ô tô.
- Hệ thống thoát nước, bể nước. - Hệ thống đường + tường bao. - Trạm biến áp.
*Máy móc , thiết bị gồm :
- 8 dây chuyền khép kín với máy nghiền, máy trộn, lò hơi, buồng lạnh và bộ xử lý trung tâm. Tất cả được nhập khẩu từ Nhật Bản.
- Máy nén khí, van điều áp, rơ le áp suất - Cân xác định độ ẩm
- Téc dầu
- Dây truyền sản xuất mì 6 vắt - Máy phát điện.
- Băng chuyền. - Máy đóng gói.
*Phương tiện vận tải có :
- 3 xe nâng hàng 2,5 tấn, 1 xe nâng tay 2,5 tấn, 2 xe ô tô tải Hindo - Xe ô tô 8 chỗ Mitsubishi Jolie
- Xe tải 700 kg - Ô tô tải HuynDai - Ô tô đầu kéo
*Thiết bị , dụng cụ quản lý gồm : Máy vi tính + máy in, máy Photo copy, Điều hòa nhiệt độ, thiết bị văn phòng.
nghiệp
môi trường, hệ thống chiếu sáng, hệ thống điện...
2.5.2 Phân tích khái quát tình hình sử dụng TSCĐHH tại đơn vị
Tình hình sử dụng TSCĐ tính đến 12/2012 Nhóm 1: Nhà cửa, vật kiến trúc
Nhóm 2: Máy móc, thiết bị Nhóm 3: Phương tiện, vận tải Nhóm 4: Thiết bị, dụng cụ quản lý
Chỉ tiêu Nguyên giá
( Triệu đồng) Tỷ trọng (%) Giá trị còn lại (Triệu đồng) Tỷ trọng (%) Nhóm 1 11.991 29,28 6.572 38,57 Nhóm 2 25.564 62,84 8.768 51,45 Nhóm 3 2.364 5,32 1.358 7,97 Nhóm 4 989.377 2,56 342.955 2,01 Tổng 1.029.296 100 359.653 100
Qua số liệu thực tế về tình hình tài sản cố định của công ty ta thấy có một số nhận xét sau: Giá trị còn lại là 359.653 triệu đồng, trong đó máy móc, thiết bị chiếm tỷ trọng lớn 51,45%, nhà cửa- vật kiến trúc 38,57%, các TS còn lại chiếm 9,98%. Điều đó cho thấy công ty đầu tư hợp lý cho bộ phân văn phòng (hệ thống máy tính, máy photocopy…). Vì vậy hiệu quả quản lý nâng cao rõ rệt. Mức khấu hao tương đối nhanh, khả năng thu hồi vốn nhanh nhưng đây là yếu tố làm tăng giá thành sản phẩm.
2.5.3 Đánh giá tài sản cố định hữu hình2.5.3.1 Đánh giá nguyên giá của TSCĐHH