M i= Ggi +G vci +G kbi +G bqi +G k
a)Giai đoạn chuẩn bị hợp đồng
Thu thập thụng tin và giới thiệu năng lực
Mọi thành viờn, bộ phận trong Trung tõm đều cú trỏch nhiệm tỡm kiếm và thu thập thụng tin về cỏc dự ỏn, cụng trỡnh liờn quan đến cụng việc của Trung tõm bỏo cỏo Giỏm đốc để liờn hệ tỡm kiếm việc làm. Phũng KH-TC là bộ phận đầu mối tổng hợp thụng tin về tỡm kiếm hợp đồng với cỏc đối tỏc và soạn thảo cụng văn đăng ký nhận thực hiện cụng việc gửi chủ đầu tư.
Phũng Tổng hợp chủ trỡ, phối hợp với phũng KH-TC và cỏc bộ phận liờn quan luụn cập nhật thụng tin năng lực Trung tõm, chuẩn bị sẵn sàng Hồ sơ năng lực để gửi cỏc Chủ đầu tư; giới thiệu năng lực hoạt động của đơn vị về: tư cỏch phỏp nhõn, nhõn lực, thiết bị, tài chớnh, kinh nghiệm hoạt động, năng lực hoạt động, …
Thực hiện đấu thầu, chào giỏ • Cỏc cụng trỡnh chỉ định thầu
Phũng KH-TC chủ trỡ đề nghị cỏc Phũng lập và tập hợp cỏc hồ sơ theo cỏc điều khoản tham chiếu của Hồ sơ yờu cầu; Đảm bảo hồ sơ đạt chất lượng, số lượng đỳng cỏc yờu cầu của Chủ Đầu tư; Chịu trỏch nhiệm toàn bộ về cụng tỏc lập Hồ sơ đề xuất về thời gian và chất lượng; Thường xuyờn bỏo cỏo Giỏm đốc về tiến độ và cỏc vướng mắc gặp phải.
Cỏc Phũng chuyờn mụn liờn quan (phũng Tổng hợp, phũng Kỹ thuật, phũng Thớ nghiệm, phũng Kiểm định…) chịu trỏch nhiệm lập, phương ỏn thực hiện, đề xuất tài chớnh… cho từng cụng trỡnh cụ thể đảm bảo đỏp ứng cỏc yờu cầu của Chủ đầu tư.
Trường hợp phải liờn danh, liờn kết, thuờ nhà thầu phụ để hỗ trợ năng lực cho đơn vị trong việc thực hiện hợp đồng thỡ phũng KH-TC chủ trỡ, phối hợp với cỏc phũng chuyờn mụn tham mưu cho Giỏm đốc đưa ra cỏc yờu cầu, đỏnh giỏ và lựa
chọn đơn vị liờn danh, liờn kết, nhà thầu phụ được quy định. • Cỏc cụng trỡnh đấu thầu
Tựy mức độ cụng trỡnh Giỏm đốc thành lập tổ đấu thầu gồm cỏc thành viờn sau :
- Giỏm đốc Tổ trưởng
- Trưởng Phũng KH-TC Tổ phú (làm đầu mối)
- Trưởng Phũng Tổng hợp Thành viờn - Trưởng cỏc Phũng chuyờn mụn Thành viờn (Nhiệm vụ cụ thể từng thành viờn do Giỏm đốc phõn cụng)
Trường hợp phải liờn danh, liờn kết, thuờ nhà thầu phụ để đảm bảo năng lực cho đơn vị trong việc thực hiện hợp đồng thỡ thực hiện như phần 2.1. chỉ định thầu.
Thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng • Thương thảo hợp đồng
Tuỳ theo quy mụ, tớnh chất của mỗi hợp đồng, Giỏm đốc tự thương thảo, thành lập tổ thương thảo hoặc phõn cụng cỏn bộ thực hiện thương thảo nội dung hợp đồng.
• Lưu giữ hợp đồng giai đoạn thực hiện
Phũng KH-TC lưu giữ tất cả cỏc loại hợp đồng từ giai đoạn thương thảo, ký kết đến hoàn thành thanh lý. Tất cả cỏc phũng, bộ phận cú trỏch nhiệm gửi cỏc văn bản dấu đỏ đến Phũng KH-TC để quản lý, theo dừi chung.
Sau khi kết thỳc hợp đồng, Phũng KH-TC cú trỏch nhiệm lưu toàn bộ cỏc hợp đồng dấu đỏ và chuyển 01 bộ bản sao hồ sơ cỏc loại hợp đồng bản giấy của từng cụng trỡnh cho bộ phận văn thư để lưu trữ; chuyển toàn bộ file điện tử cho Phũng Tổng hợp lưu trữ.