6 Các chính sách nhân sự nhằm tạo lập và trách nhiệm của nhân viên và môi trường làm việc lành mạnh
8.4. Các thủ tục kiểm soát nội bộ giúp giảm thiểu sai phạm của nhân viên
Một hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả, để đảm bảo mức độ tin cậy của báo cáo tài chính và tuân thủ theo pháp luật và các quy định. Chính sách kiểm soát nội bộ của ngân hàng cần tính đếnc các chức năng chính như xử lý dữ liệu, hạch toán kế toán (chuẩn bị báo cáo tài chính và các báo cáo quản lý), hệ thống lương bổng, hoạt động cho vay, chứng khoán đầu tư, hoạt động kinh doanh, tiền gửi, tiền vay và tiền mặt. Thiết lập môi trường kiểm soát lành mạnh sẽ giảm bớt rủi ro, sai phạm và những mất mát không định trước làm ảnh hưởng tới uy tín của ngân hàng.
Môi trường kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát nội bộ là cơ chế trong đó chức năng kiểm soát nội bộ được thiết lập, thực hiện và giám sát. Cơ chế này phản ánh quan điểm, nhận thức và hành động của ban lãnh đạo và tất cả các nhân viên đối với tầm quan trọng của kiểm soát và các chính sách, quy trình, phương pháp và cơ cấu tổ chức của ngân hàng. Không có một hệ thống kiểm soát nội bộ nào có thể ngăn chặn toàn bộ các sai sót, vi phạm. Tuy nhiên, việc ngân hàng nhận biết được những lĩnh
vực rủi ro và đảm bảo cơ chế kiểm soát hoạt động một cách hiệu quả là rất quan trọng.
Uỷ ban Basle về giám sát ngân hàng khuyến nghị môi trường kiểm soát nội bộ cần bao gồm 5 thành phần có tính tương hỗ sau:
• Môi trường kiểm soát và giám sát của Ban lãnh đạo. Ban lãnh đạo đóng vai
trò quan trọng trong việc định hướng, chỉ đạo và giám sát ngân hàng, thiết lập các quy định và cơ cấu phản ánh quan điểm chung về tầm quan trọng của kiểm soát.
• Xác định và đánh giá rủi ro. Một lĩnh vực quan trọng trong cơ chế kiểm soát
là khả năng phát hiện và đánh giá tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng bất lợi đến hoạt động, thông tin và nghĩa vụ tuân thủ của ngân hàng. Việc đánh giá rủi ro của ngân hàng bao gồm phát hiện, phân tích và quản lý những rủi ro có liên quan đến việc thực hiện các mục tiêu của ngân hàng.
• Các hoạt động kiểm soát và phân tách nhiệm vụ. Công việc này bao gồm
thiết lập các chính sách và quy trình và thông qua việc áp dụng các chính sách và quy trình đo xác minh được chi tiết các giao dịch và hoạt động, đồng thời đảm bảo các kiểm tra cần thiết đối với việc thực thi các nhiệm vụ của nhân viên, đảm bảo việc phân tách nhiệm vụ một cách có hiệu quả. Phân tách nhiệm vụ, kiểm tra ở cấp độ lãnh đạo cao cấp, kiểm tra thực tế tài sản, đối chiếu và đánh giá khả năng hoạt động là những hoạt động kiểm soát thường gặp nhất.
• Thông tin liên lạc. Việc này liên quan đến cơ cấu tổ chức nhằm lưu chuyển
thông tin một cách tin cậy và kịp thời trong tất cả các hoạt động của ngân hàng. Thông tin và liên lạc là quá trình thu thập và trao đổi thông tin cần thiết để thực hiện, quản lý và kiểm soát hoạt động của ngân hàng.
• Kiểm soát hoạt động và sữa chữa sai sót. Việc này liên quan đến công tác
kiểm soát hàng ngày và định kỳ đối với khả năng hoạt động hiệu quả và sữa chữa lỗi một cách nhanh nhạy của hệ thống kiểm soát nội bộ của toàn bộ ngân hàng, báo cáo đến các cấp có thẩm quyền.
Các kỹ thuật kiểm soát nội bộ
Những kỹ thuật cơ bản trong kiểm soát nội bộ bao gồm tách biệt các chức năng, kiểm tra các giao dịch, duy trì hồ sơ giao dịch, đào tạo và cung cấp các công cụ phòng ngừa và các công cụ hành chính khác.
• Tách biệt các chức năng là công cụ cơ bản nhất để thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó thiết lập các thang bậc thẩm quyền, trách nhiệm được phân công hợp lý và cố định.
• Các giao dịch có thể được kiểm tra trước hoặc sau khi thực hiện. Việc kiểm tra trước giúp ngăn ngừa những giao dịch không hợp lý hay không được phê duyệt chừng nào người kiểm soát nhận được các giao dịch đó. Việc kiểm tra sau không thể ngăn ngừa được những giao dịch không được phê duyệt nhưng có thể phát hiện được chúng. Ví dụ, việc kiểm tra đối chiếu số dư ngân hàng có thể giúp phát hiện việc sử dụng tài khoản không theo phê duyệt. Tuy nhiên, việc kiểm tra chỉ có thể có hiệu quả khi được tiến hành một cách cẩn trọng và toàn diện để phát hiện được những sai sót và người tiến hành kiểm tra phải độc lập với người thực hiện các hoạt động được kiểm tra.
• Duy trì hồ sơ giao dịch đóng vai trò quan trọng để có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt. Các hồ sơ này giúp cho việc xem xét kiểm tra các giao dịch, hỗ trợ công việc của kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập và là cơ sở cho các thông tin báo cáo của ngân hàng.
• Cung cấp các công cụ bảo vệ như két giữ tiền, kho lưu trữ an toàn, cửa có khoá và máy camera. Những công cụ này ngăn ngừa các hoạt động và giao dịch không được phép và nên được sử dụng mọi lúc và nơi có thể.
• Cung cấp các công cụ kiểm soát hành chính nội bộ bằng cách giảm bớt những lỗi do vô ý khi ghi chép các giao dịch. Các công cụ kiểm soát này bao gồm các công cụ máy móc, như máy tính, máy đếm tiền cũng như những công cụ không dùng máy như hệ thống sổ sách ghi chép kép và tính tổng độc lập.