- Tổ chức phối hợp với các tổ chức trong công tác kiểm định hàng hóa
Khâu kiểm định hàng hóa đóng một vai trò quan trọng quyết định xem hàng hóa có được thông quan hay không, chính vì vậy công ty cần thực hiện tốt khâu phối hợp để kiểm định hàng hóa một cách tốt nhất.
Công ty cần phải xác định được hàng hóa có thuộc “luồng đỏ” phải kiểm tra chất lượng không và phải liên hệ trực tiếp với cơ quan Hải quan để biết được những cơ quan giám định mà cơ quan Hải quan có thể chấp nhận được
Công ty nên chọn cơ quan giám định có uy tín Việt Nam mà kết quả giám định của cơ quan này được cơ quan Hải quan chấp nhận là cơ quan bảo hiểm bồi thường cho người XK hoặc NK trong phạm vi trách nhiệm của họ. Công ty nên chọn Vinacontrol hoặc ASIA control vì tất cả các kết quả của cơ quan này đều được các bên chấp nhận.
Công tác chuẩn bị cũng khá là quan trọng, cần chuẩn bị các văn bản gửi mời các cơ quan một cách chu đáo trong thời gian phù hợp cho việc giám định về chất lượng, số lượng hây tổn thất chỉ diễn ra một lần nhằm giảm chi phí xếp dỡ trong quá trình giám định.
- Hoàn thiện công tác lập chứng từ
Trong hoạt động giao nhận hàng hóa XNK thì chứng từ có vai trò quan trọng trong khâu thông quan và thanh toán chính vì vậy hoàn thiện công tác lập chứng từ sẽ giúp công ty và cả chủ hàng hoàn thành việc thông quan và giao nhận hàng một cách nhanh chóng, đúng tiến độ. Hiện nay thì Việt Nam đã áp dụng hệ thống VNACCS/VCIS Hải quan điện tử và Một cửa (ngày 25 tháng 3 năm 2014), tuy nhiên mới áp dụng nên còn nhiều bất cập và hiện thì công ty vẫn đang còn áp dụng thử tục thủ công.
Các chứng từ quan trọng như: Tờ khai hải quan hàng hóa, Bảng kê chi tiết hàng hóa
Không riêng gì Việt Nam mà hầu hết ở quốc gia nào cũng vậy, việc làm các thủ tục khai báo Hải quan thường luôn gặp nhiều phiền phức và tốn nhiều thời gian. Bởi nó liên quan đến nhiều giấy tờ của người xuất khẩu, đại lý hãng tầu và ngân hàng. Chỉ một sai sót nhỏ hay một sự không ăn khớp nào cũng làm chậm lại tiến độ và công ty phải chịu mọi trách nhiệm. Vì vậy, để hoàn thiện tốt khâu làm thủ tục Hải quan cho bất kỳ lô hàng nào thì công ty cần nghiên cứu, nắm rõ quy định làm thủ tục Hải quan:
Bước 1: Điền vào tờ khai hàng hóa XNK, nộp hồ sơ khai báo cho Hải quan Bước 2: Hải quan tiếp nhận hồ sơ
Tiến hành kiểm tra hồ sơ Luân chuyển tờ khai
Đóng dấu và tiếp nhận tờ khai
Bước 3: Hải quan thông báo kiểm tra hàng hóa
Bước 4: Hải quan tiến hành kiểm tra Tiến hành kiểm tra hàng hóa Ghi kết quả kiểm tra
Bước 5: Kết thúc thủ tục
Phúc tập hồ sơ và vào sổ theo dõi
Đóng dấu và hoàn thành thủ tục hải quan
Cùng với tờ khai, bảng kê chi tiết hàng hóa là một chứng từ vô cùng quan trọng trong quá trình làm thủ tục và hoàn thành thủ tục hải quan. Bản kê chi tiết này là cơ sở để hải quan đối chiếu giữa chứng từ và thực tế. Bản kê không những phụ thuộc vào đặc điểm hàng hóa mà còn phụ thuộc vào yêu cầu của Hải quan, trong đó thể hiện chi tiết từng loại hàng hóa và tên các bên mua bán để Hải quan căn cứ vào bảng kê này mà dễ dàng kiểm tra hóa đơn. Vì vậy việc lập bảng kê chi tiết này phải được lập ngay sau khi công ty nhận được bộ chứng từ từ người xuất khẩu để hoàn thành hồ sơ khai báo Hải quan và phải được thực hiện bởi các cán bộ chuyên môn giỏi
- Đảm nhận việc đóng gói bao bì, phân loại hàng hóa cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Để đáp ứng yêu cầu mới của khách hàng, công ty tiến tới cung cấp cho khách hàng dịch vụ mà họ cần sử dụng theo các tiêu chuẩn được đặt ra.
Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu có thể tiến hành ký hợp đồng thuê mướn các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận như công ty VSICO. Trên cơ sở hợp đồng ký kết, công ty sẽ thay mặt nhà xuất nhập khẩu thực hiện các dịch vụ đóng gói phù hợp với trọng lượng, kích thước, giá trị hàng hóa, đánh ký mã hiệu, nhãn hiệu chính xác, phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn quốc tế nhằm tạo thuận lợi cho việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa. Dịch vụ này sẽ mang lại lợi ích cho cả hai bên, công ty sẽ đảm bảo an toàn hơn trong chuyên chở và giao nhận hàng, vì là người trực tiếp đóng gói, giao nhận và vận chuyển nên hiểu rõ hơn ai hết cần phải bao bì đóng gói cho hàng hóa như thế nào cho phù hợp; tạo công ăn việc làm cho lao động cũng như lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đối với nhà sản xuất kinh doanh sẽ giải quyết được khó khăn về kho bãi, khắc phục được việc thiếu kinh nghiệm trong điều phối hàng hóa, giảm được chi phí trong việc thực hiện các dịch vụ trước khi hàng xuất khẩu và được hưởng dịch vụ cung cấp có chất lượng cao.
Yêu cầu của dịch vụ này phải đảm bảo chính xác, đồng bộ nhất là những sản phẩm công nghiệp phức tạp, cấu tạo gồm nhiều chi tiết. Công ty kinh doanh vận tải giao nhận như công ty VSICO sẽ cung cấp cho khách hàng dịch vụ kiểm kê, phân phối hàng hóa sẽ giúp cho khách hàng tính đúng lượng dự trữ cần thiết, đảm bảo tiến độ sản xuất kinh doanh, tránh được tình trạng thiếu hụt hay tồn đọng sản phẩm quá định mức dự trữ. Để thu hút lượng hàng hóa qua kho, công ty cần thực hiện các giải pháp sau đây:
+ Áp dụng phí lưu kho hấp dẫn, không áp dụng phí lũy tiến để có thể tồn trữ số lượng hàng nhiều thời gian lâu, nhất là hàng có khối lượng lớn như hàng nông sản, phân bón, vật liệu xây dựng, hóa chất phục vụ nông nghiệp.
+ Có chính sách ưu đãi đối với khách hàng thường xuyên thuê kho.
+ Đảm bảo an toàn về số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa trong thời gian lưu kho, tạo lòng tin cho khách hàng.
+ Đầu tư tin học hóa hệ thống quản lý hàng trong kho (computerized inventory system) phục vụ công tác kiểm đếm, chất xếp, di chuyển hàng hóa trong kho đảm bảo khoa học, nhanh chóng, kịp thời. Nắm chắc và cập nhật cho khách hàng tình trạng hàng hóa trong từng thời điểm từ lúc hàng xuất khỏi kho cho đến địa điểm nhận hàng cuối cùng.
- Đầu tư và xây dựng hợp lý có hiệu quả hệ thống kho bãi của công ty
Để đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động kinh doanh, công ty cần có kế hoạch đầu tư phát triển hệ thống kho bãi hợp lý và có hiệu quả. Nên phát triển đa dạng các loại hình kho bãi để đáp ứng tính đa dạng của hàng hóa trong giao nhận vận chuyển. Các loại kho như: kho chứa hàng bao kiện, hàng rời có khối lượng, kho chuyên dụng như kho lạnh chứa hàng đông lạnh, kho chứa hàng tươi sống; kho chứa hàng công nghệ có giá trị cao, nhất là sản phẩm kỹ thuật cao, cơ khí chính xác, thiết bị đồng bộ. Loại kho này có hệ thống ngăn kệ nhiều tầng để tối ưu diện tích sử dụng. Mỗi tầng sẽ được chia thành nhiều ngăn, hàng sẽ được xếp dỡ vào mỗi ngăn bằng hệ thống Pallet bởi các xe nâng
Các kho cần được đặt ở những địa điểm thuận lợi; tiện cho việc lưu thông hàng hóa bằng các phương thức vận tải, và nên xây dựng ở những nơi khô ráo để đảm bảo an toàn cho hàng hóa vì điều kiện khí hậu Việt Nam nóng ẩm, mưa nhiều dễ tác động làm cho hàng hóa xuống cấp.
Cần xây dựng những kho trung tâm có sức chứa lớn ở một số điểm vận tải chính như các cảng, các sân bay quốc tế lớn để phục vụ việc lưu trữ, tập kết hàng, chờ xuất khẩu hoặc nhập hàng, chờ phân phối đi các tỉnh thành hay các khu công nghiệp.