2.3.1.1. Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu của công ty VSICO
Công ty là hãng tàu nên vừa đảm nhiệm vai trò người giao nhận vừa đảm nhiệm vai trò người chuyên chở vì vậy mà trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu đã lược bớt bước lựa chọn các hãng tàu và báo giá của các hãng tàu cho khách hàng. Đối với một lô hàng xuất khẩu mà không qua trung gian là các công ty giao nhận thì công ty sẽ làm công việc như một người giao nhận thực thụ, quy trình thực hiện của công ty theo các bước như trong sơ đồ 2.2:
.
Nguồn: Tổng hợp từ hồ sơ của công ty VSICO năm 2012
Sơ đồ 2.2. Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu
Trong phạm vi nhiên cứu em xin trình bày cụ thể và chi tiết quy trình giao nhận hàng xuất khẩu cho lô hàng Expandable Polystryrene (tạm dịch là hạt hàng nhựa) của công ty Polystryrene Việt Nam được booking vào ngày 30/03/2013, được công ty lưu trữ trong hồ sơ với tên là ASE1103029, số MB/L là VSICOHPP 0296457, số HB/L là ASE1103026
Nhận yêu cầu từ khách hàng Hỏi giá/chào giá cho khách hàng Chuẩn bị chứng từ và hàng xuất khẩu
Thông quan hàng xuất khẩu
Hàng xuất miễn kiểm
Mở tờ khai hải quan Trả tờ khai Hải Quan
Thanh lý tờ khai Vào sổ tàu
Hàng xuất kiểm hóa Mở tờ khai Hải Quan
Kiểm hóa Trả tờ khai Hải Quan
Thanh lý tờ khai
Vào sổ tàu
Thực xuất tờ khai (chi cục Hải Quan) Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài
Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ Phát hành vận đơn
Bƣớc 1: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng
Nhận thông tin lô hàng từ khách hàng cung cấp để làm thủ tục xuất khẩu hàng. Khách hàng sẽ gửi cho công ty các chứng từ như: hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Booking Note. Các chứng từ bao gồm các thông tin bao gồm chi tiết về lô hàng chủng loại, số kiện, số ký, nhãn mác, bao bì; các thông tin về số lượng container, hãng tàu, chuyển tàu, ngày tàu rời cảng đến. Tiếp nhận thông tin là bước đơn giản nhưng đòi hỏi phải được kiểm tra cẩn thận và kỹ lưỡng, bởi chỉ sai sót nhỏ là đã gây tổn thất và tốn kém về thời gian và tiền bạc cho công ty.
Tuy đơn giản nhưng công ty lại gặp không ít khó khăn trong việc kiểm tra thông tin nên đã một vài lần bị trả hồ sơ khi đăng ký hải quan vì thiếu thông tin về hàng hóa như số lượng, sai một số thông tin cần thiết nguyên nhân là do chủ quan thiếu tỷ mỉ, đôi khi nhân viên lại không giải thích cặn kẽ cho khách hàng khi mà hàng hóa vận chuyển quá trọng hay quá khổ nên giá cước có phần gia tăng giảm phần uy tín.
Với lô hàng trên thì việc tiếp nhận thông tin hồ sơ cũng gặp phải sai sót đấy là nhân viên công ty đã viết nhầm số container từ VSICO8206357 thành VSICO 8206355, và công ty đã không kiểm tra và xác nhận lại xem công ty Polystryrene gửi có chính xác không, do đó khi làm thủ tục giấy tờ công ty đã bị lung túng, phải chỉnh sửa MB/L nhiều lần.
Bước 2: Dựa vào thông tin thu được để công ty tính giá và chào giá cho khách
Cán bộ nhân viên của công ty tính toán chi phí, tiến hành chào giá và gửi lịch trình tàu chạy cho khách hàng. Với lô hàng trên thì công ty đưa ra giá 50 USD/container 40‟ đi Laem Chabang, Thái Lan, ngày dự kiến xuất đi (ETD) là 29/03/2013. Nếu khách đồng ý thì sẽ gửi booking request (yêu cầu đặt chỗ).
Công ty sẽ gửi email phản hồi đính kèm số booking: VSICO11/045760 cho khách hàng thuận tiện trong việc quản lý quá trình giao nhận vận chuyển cho lô hàng sau này
Trung tâm nghiệp vụ của công ty sẽ căn cứ trên “booking request”của khách hàng và gửi “Lệnh cấp container rỗng”(Booking Acceptance Note) cho khách hàng để xác nhận khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu.
Bước 3: Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu
nhở về việc nhận container để đóng hàng và chuẩn bị các thủ tục thông quan cho lô hàng trước 2 ngày tàu chạy.
Sau khi nhận “lệnh cấp container rỗng”, công ty Polystryrene tới công ty VSICO đổi “lệnh lấy container rỗng” (Release Cargo Paper) để nhận container rỗng, Seal, Packing List. Quá trình giao nhận container rỗng, Seal, Packing List diễn ra tại nơi cấp container rỗng ghi trong “Booking Note” là cảng Hải Phòng vào ngày 25/03/2013. Sau khi nhận được container rỗng thì công ty về chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu và tiến hành gửi các thông tin, chứng từ liên quan đến lô hàng của mình như: Số container/ Số Seal (VSICO8206357/KC802433); Sales contract (trong trường hợp khách hàng yêu cầu làm khai báo hải quan); Commercial Invoice; Packing List và chứng từ L/C.
Bước 4+5: Làm thủ tục thông quan hàng xuất khẩu và thủ tục Hải quan
Công ty chỉ thực hiện khi mà khách hàng yêu cầu, còn trong lô hàng này công ty Polystyrene sẽ thực hiện các thủ tục thông quan và thủ tục hải quan (xem phụ lục 1)
Các chứng từ phải hoàn thành trước 2 ngày tàu chạy công ty Polystyrene tiến hành đóng hàng vào container, hoàn tất các thủ tục hải quan, vào sổ tàu chứng nhận “thực xuất” cho lô hàng của mình và phải đem container hàng ra cảng Hải Phòng chờ xếp lên tàu trước giờ closing time (thời gian trễ nhất, hàng phải được đóng vào container và xếp ở cảng chờ xếp lên tàu). Như vậy dự kiến tàu đi 29/03/2013 nên closing time là ngày 28/03/2013.
Bước 6: Phát hành vận đơn
Với thông tin từ lô hàng thì công ty VSICO tiến hành cấp phát vận đơn MB/L. Nội dung bao gồm các thông tin về Shipper (Công ty cổ phần hàng hải VSICO), consignee (Công ty pilot Trans Global, Thái Lan), tên tàu vận chuyển (VSICO Prudent), quy cách hàng hóa, số container, số Seal....Công ty sẽ rà soát lại vận đơn rồi chuyển gửi bản nháp cho khách hàng kiểm tra. Với lỗi sai sót của lô hàng trên thì VSICO đã được công ty Polystyrene chỉnh sửa lại thông tin về số container sau khi nhận được bản nháp MB/L, bộ phận quản lý tàu (thuyền trưởng....) của công ty chỉnh sửa và hoàn thiện lại rồi in ra Bill gốc (original).
Sau khi hàng đã xếp lên tàu, bộ phận quản lý tàu sẽ chuyển vận đơn có ký tên đóng dấu của thuyền trưởng hoặc người có quyền hạn về chuyên chở sang phòng marketing cho nhân viên ở trung tâm dịch vụ logistics, khi đó nhân viên phụ trách giao
nhận sẽ mang tờ khai, invoice và B/L đến hải quan cảng xác nhận hàng đã thực xuất. Để doanh nghiệp lấy đó làm cơ sở hoạch toán với các cơ quan (thuế, ngân hàng).
Bước 7: Thực xuất tờ khai
Sau khi tàu chạy, Hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ. Bộ phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất.
Nhân viên giao nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất.
Bước 8: Gửi bộ chứng từ cho đại lí ở nước ngoài
Công ty ký kết hợp đồng với công ty PTG (Pilot Trans Global) đóng vai trò làm đại lý của công ty bên Thái Lan để phụ trách lô hàng của công ty Polystyrene. Công ty thông báo về ngày dự kiến lô hàng Expandable Polystryrene của công ty Polystyrene sẽ đến cảng Laem Chabang của Thái Lan là ngày 01/04/2013 cho công ty ở Thái Lan biết để thông báo cho Consignee (người nhận hàng) ở Thái Lan đến nhận hàng. Do điều kiện thanh toán của lô hàng này là L/C nên consignee sẽ theo lệnh của ngân hàng Siam City Bank Public Co., LTD ở Bankok (Thái Lan). Consignee thực sự ở Thái Lan là công ty Polyfoam muốn nhận hàng phải đến ngân hàng hoàn tất thủ tục thanh toán. Khi hoàn thành thủ tục thanh toán thì ngân hàng Siam City Bank Public Co., LTD mới ký hậu HB/L cho công ty Polyfoam để nhận hàng.
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển: Shipper/ Consignee, tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA (Ngày đi/ngày dự kiến đến), Số vận đơn (HB/L,MB/L), loại vận đơn (surrender, Original, seaway bill…), hợp đồng, invoice, packing list cho công ty PTG ở Thái Lan để nắm bắt thông tin của lô hàng xuất khẩu từ Việt Nam sang để liên hệ nhận hàng tại hãng tàu VSICO. Đồng thời công ty PTG liên hệ với consignee (ngân hàng Siam City Bank) để gửi thông báo hàng đến (Arrival Notive). Ngân hàng Siam City Bank thông báo lại cho consignee thực sự (Công ty Polyfoam Thái Lan) đến ngân hàng hoàn tất các thủ tục thanh toán, nhận HB/L và Arrival Notice.
Bước 9: Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ
Sau khi tàu rời đi thì nhân viên của bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ tiến hành theo dõi và thông báo tình hình lô hàng cho đại lý bên Thái Lan biết để nắm bắt tình hình hàng hóa cũng như kịp thời khắc phục sự cố nếu có xảy ra. Dưới đây là thông tin
chi tiết về lộ trình của lô hàng Expandable Polystyrene :
Bảng 2.2. Thông tin chi tiết về lộ trình lô hàng Expandable Polystyrene
Date Time Details
13/04/09 PM 03 :37 LAEMCHABANG, TIPCD DEPOT AT LCH returned at ( ). 13/04/01 PM 04 :31 13/04/01 at LAEMCHABANG, LAEM CHABANG
CONTAINER TERMINAL – 1 arrived at ( ). Gate-out closing time is 13/04/07 is at ( ).
13/03/30 PM 09 :30 VSL departed after shipment. 13/04/01 at LAEMCHABANG, LAEM CHABANG CONTAINER TERMINAL-1 is scheduled to arrive at ( )
Nguồn : Tổng hợp từ hồ sơ của công ty VSICO năm 2013
Sau khi có đủ thông tin mới nhất về lô hàng thì bộ phận giao nhận sẽ chịu trách nhiệm liên hệ với công ty Polystyrene để thông báo về tình hành hàng đi, từ đó dự kiến chính xác được khoảng thời gian hàng sẽ đến Thái Lan. Khi biết chính xác thời gian dự kiến là 01/04/2013 hàng tới Thái Lan thì công ty đại lý PTG sẽ liên hệ với người nhận consignee để chuẩn bị nhận hàng kịp thời khi chuẩn bị đầy đủ chứng từ.
Khi mà các thủ tục đã hoàn tất thì nhân viên giao nhận sẽ làm công việc sau : - Lập chứng từ kết toán:
Dựa vào booking Profile thì điều khoản về cước phí của lô hàng này là trả trước (freight prepaid) nên nhân viên giao nhận sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) gửi cho công ty Polystyrene đồng thời chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào công ty Polystyrene thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan (THC, Bill fee, Seal fee…) thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ.
Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và vào sổ người giao nhận thực hiện :
Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, người giao nhận sẽ trả chứng từ lại cho công ty Polystyrene
Đồng thời, kèm theo đó là 1 bản debit note (giấy báo nợ) (1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho công ty). Trên đó gồm : các khoản chi phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các chi phí khác. Sau đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng
với debit note quyết toán với khách hàng
Như vậy, công ty VSICO với vai trò vừa là người giao nhận, vừa là người
chuyên chở nên trình tự giao hàng xuất khẩu có gọn hơn so với một quy trình giao hàng xuất khẩu của một công ty giao nhận nói chung. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện thì công ty vẫn gặp phỉa những khó khăn nhất định, trường hợp lô hàng Expandable Polystyrene của công ty Polystyrene xuất khẩu sang Laem Chabang của Thái Lan, công ty đã gặp phải khó khăn trong quá trình thực hiện thủ tục chứng từ. Do công ty viết nhầm số container mà không xác nhận lại từ phía người gửi hàng nên gây khó khăn trong việc làm vận đơn, làm tốn thời gian và công sức, tuy nhiên không gây thiệt hại nhiều. Qua đây, từ việc bị động trong việc tiếp nhận công ty thì công ty canaf nâng cao trách nhiệm của các cán bộ thực hiện công tác giao nhận trong quá trình thực hiện thủ tục chứng từ. Cụ thể, bất kỳ một thông tin nào gửi đến công ty cũng cần phải kiểm tra và liên hệ với các bên tham gia trong nghiệp vụ chứng từ để xác nhận, làm rõ thông ti đó. Có như vậy thì các nguy cơ, rủi ro, sai lệch thông tin trong quá trình thực hiện nghiệp vụ chứng từ giảm một cách đáng kể.
2.3.1.2. Quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu
Cũng tương tự như quy trình giao nhận hàng xuất khẩu thì quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của VSICO cũng như các công ty giao nhận khác, công ty đều thực hiện các công việc chủ yếu như là chuẩn bị hồ sơ, chứng từ hải quan, thông quan, nhận hàng và giao hàng cho khách.
Dưới đây là sơ đồ quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty VSICO:
Nguồn: Tổng hợp từ hồ sơ của công ty VSICO năm 2013
Sơ đồ 2.3. Quy trình nhận hàng hoá nhập khẩu
Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty VSICO được thực hiện theo trình tự sau:
Xuất phiếu EIR
Thanh lý hải quan
Giao hàng cho khách
Bước 1: Nhận thông tin từ khách hàng
Nhân viên kinh doanh tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của đại lý hoặc khách hàng. Sau đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận. Sau khi hoàn tất việc giao hàng và bộ chứng từ cần thiết cho hãng tàu thì đại lý của Công ty ở nước ngoài sẽ gửi chứng từ sang cho Công ty thông qua hệ thống email bao gồm các nội dung được đính kèm file: Master Bill of Lading, House Bill of Lading, Debit/ Credit Note, thông tin về con tàu và ngày dự kiến tàu đến, các nội dung yêu cầu Công ty kiểm tra và xác nhận.
Tất cả chứng từ này thể hiện mối liên hệ và tình trạng công nợ giữa đại lý và công ty nhằm xác định khoản thu chi và lợi nhuận giữa hai bên.
Bước 2: Kiểm tra bộ chứng từ
Sau đó nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ của đại lý gửi về một cách nhanh chóng nhưng cẩn thận bằng cách xem thông tin trên vận đơn có trùng khớp và đầy đủ các thông tin, tên người gửi, người nhận, tên tàu và ngày tàu đến, số container và số seal, chi tiết hàng hóa.
Trong trường hợp không trùng khớp với các số liệu giữa các chứng từ với nhau, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với đại lý để kịp thời bổ sung. Một số trường hợp do lỗi của đại lý không bổ sung chứng từ cho Công ty kịp thời thì phải chịu trách nhiệm về các khoản chi phí điều chỉnh.
Bước 3 : Lấy lệnh giao hàng (lệnh D/O)
Trước ngày dự kiến hàng đến thông thường từ 1 đến 2 ngày sẽ nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu. Dựa vào số vận đơn trên giấy báo để kẹp vào các debit /credit của lô hàng.
Nhân viên giao nhận thực hiện việc đi đổi lệnh phải cầm giấy giới thiệu kèm theo giấy báo nhận hàng chờ xuất hoá đơn để lấy lệnh. Đối với hàng FCL thì khách hàng trực tiếp đóng tiền cược cont và đóng dấu chuyển thẳng tại đại lý hãng tàu khi có nhu cầu.
Bước 4: Thông quan hàng nhập
Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai
Hồ sơ hải quan gồm:
Tờ khai hải quan : 2 bản chính (1 bản dành cho người nhập khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)
Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao y Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu: 1 bản Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử “ECUSKD” để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Nhờ bước cải