Trong việc thương mại quốc tế thì luôn diễn ra các hoạt động thanh toán giữa các tổ chức tín dụng ở các quốc gia khác nhau để thực hiện các khoản thu chi liên quan đến hoạt động kinh tế chính trị - xã hội đều thực hiện qua việc xử lý các giấy tờ thanh toán nhất định gọi là nghiệp vụ thanh toán quốc tế.
Trong thanh toán quốc tế, người ta sử dụng nhiều phương tiện thanh toán khác nhau như:
2.2.3.1. Phương thức thanh toán nhờ thu:
Phương thức nhờ thu là phương thức thanh toán mà người bán sau khi hoàn thành xong nghĩa vụ giao hàng thì lập hối phiếu gửi đến NH (ngân hàng) nhờ thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu.
a. Phương thức nhờ thu phiếu trơn, không kèm điều kiện
b. Nhờ thu kèm chứng từ: D/P (nhờ thu trả tiền đổi chứng) từ hoặc D/A (nhờ thu chấp nhận trả tiền đổi chứng từ)
Phương thức này không đảm bảo quyền lợi của người cho người bán vì việc thu hộ chỉ diễn ra sau khi người bán hoàn thành việc giao hàng
2.2.3.2. Phương thức thanh toán chuyển tiền
Phương thức thanh toán chuyển tiền là phương thức trong đó một khách hàng (người trả tiền, người mua hay người nhập khẩu) yêu cầu NH phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người hưởng lợi (người cung ứng dịch vụ, người bán, người xuất khẩu) ở một địa điểm nhất định. Ngân hàng chuyển tiền thông qua đại lý của mình ở nước hưởng lợi để thực hiện nghiệp vu chuyển tiền.
2.2.3.3. Phương thức đổi chứng từ trả tiền
Phương thức thanh toán mà trong đó người nhập khẩu yêu cầu NH mở tài khoản ký thác để thanh toán cho nhà xuất khẩu khi nhà xuất khẩu xuất trình đầy đủ chứng từ theo yêu cầu. Nhà xuất khẩu sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng sẽ xuất trình bộ chứng từ cho NH để nhận thanh toán.
2.2.3.4. Phương thức thanh toán bằng tín dụng chứng từ (L/C)
Phương thức thanh toán bằng chứng từ là một sự thỏa thuận mà trong đó, một ngân hàng (NH mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (người xin mở thư tín dụng) cam kết sẽ trả một số tiền nhất định cho một người thứ ba (người được hưởng lợi số tiền của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người thứ ba ký phát trong phạm vi số tiền đó mà người thứ ba xuất trình cho NH một bộ chứng từ thanh toán phù hợp những quy định đề ra trong thư tín dụng.
Trong thanh toán quốc tế ta thường thấy các loại L/C thông dụng như: - Thư tín dụng có thể hủy bỏ
- Thư tín dụng không thể hủy ngang - Thư tín dụng có xác nhận
- Thư tín dụng không thể hủy ngang miễn truy đòi - Thư tín dụng chuyển nhượng
- Thư tín dụng giáp lung - Thư tín dụng tuần hoàn - Thư tín dụng dự phòng
- Thư tín dụng đối ứng
- Thư tín dụng có điều khoản đỏ
- Một số loại thư tín dụng đặc biệt khác
2.2.3.5. Phương thức thanh toán ghi sổ
Phương thức thanh toán ghi sổ là phương thức thanh toán mà trong đó người XK sau khi thực hiện giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho người NK, thì mở một tài khoản (hoặc 1 cuốn sổ) ghi nợ co người mua và việc thanh toán các khoản nợ này thực hiện sau một thời hạn nhất định do 2 bên mua bán thỏa thuận trước.
2.2.3.6. Phương thức hàng đổi hàng
Thực chất đây là phương thức không sử dụng tiền làm phương tiện thanh toán mà dùng hàng đổi hàng.
Như vậy, trong các phương thức thanh toán thì phương thức thanh toán bằng thư tín dụng được sử dụng phổ biến nhất, mà chủ yếu là L/C không hủy ngang và L/C không hủy ngang miễn truy đòi được sử dụng nhiều nhất, ta có thể thấy lợi ích của phương thức thanh toán chứng từ L/C đem lại như:
- Phương thức thanh toán này đảm bảo được quyền lợi của người bán
- Ngân hàng người mua phải thanh toán, tăng thêm độ tin cậy cho người bán về vấn đề thanh toán
- L/C thì được sử dụng ngay cả khi người mua và người bán không quen biết nhau, có tin tưởng nhau hay không, bởi ngân hàng uy tín của bên mua sẽ là người thanh toán nên L/C cung cấp mức độ an toàn cao cho việc thanh toán và giao nhận hàng
2.3. Thực trạng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng container đƣờng biển của công ty VSICO
2.3.1. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty VSICO 2.3.1.1. Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu của công ty VSICO 2.3.1.1. Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu của công ty VSICO
Công ty là hãng tàu nên vừa đảm nhiệm vai trò người giao nhận vừa đảm nhiệm vai trò người chuyên chở vì vậy mà trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu đã lược bớt bước lựa chọn các hãng tàu và báo giá của các hãng tàu cho khách hàng. Đối với một lô hàng xuất khẩu mà không qua trung gian là các công ty giao nhận thì công ty sẽ làm công việc như một người giao nhận thực thụ, quy trình thực hiện của công ty theo các bước như trong sơ đồ 2.2:
.
Nguồn: Tổng hợp từ hồ sơ của công ty VSICO năm 2012
Sơ đồ 2.2. Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu
Trong phạm vi nhiên cứu em xin trình bày cụ thể và chi tiết quy trình giao nhận hàng xuất khẩu cho lô hàng Expandable Polystryrene (tạm dịch là hạt hàng nhựa) của công ty Polystryrene Việt Nam được booking vào ngày 30/03/2013, được công ty lưu trữ trong hồ sơ với tên là ASE1103029, số MB/L là VSICOHPP 0296457, số HB/L là ASE1103026
Nhận yêu cầu từ khách hàng Hỏi giá/chào giá cho khách hàng Chuẩn bị chứng từ và hàng xuất khẩu
Thông quan hàng xuất khẩu
Hàng xuất miễn kiểm
Mở tờ khai hải quan Trả tờ khai Hải Quan
Thanh lý tờ khai Vào sổ tàu
Hàng xuất kiểm hóa Mở tờ khai Hải Quan
Kiểm hóa Trả tờ khai Hải Quan
Thanh lý tờ khai
Vào sổ tàu
Thực xuất tờ khai (chi cục Hải Quan) Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài
Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ Phát hành vận đơn
Bƣớc 1: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng
Nhận thông tin lô hàng từ khách hàng cung cấp để làm thủ tục xuất khẩu hàng. Khách hàng sẽ gửi cho công ty các chứng từ như: hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Booking Note. Các chứng từ bao gồm các thông tin bao gồm chi tiết về lô hàng chủng loại, số kiện, số ký, nhãn mác, bao bì; các thông tin về số lượng container, hãng tàu, chuyển tàu, ngày tàu rời cảng đến. Tiếp nhận thông tin là bước đơn giản nhưng đòi hỏi phải được kiểm tra cẩn thận và kỹ lưỡng, bởi chỉ sai sót nhỏ là đã gây tổn thất và tốn kém về thời gian và tiền bạc cho công ty.
Tuy đơn giản nhưng công ty lại gặp không ít khó khăn trong việc kiểm tra thông tin nên đã một vài lần bị trả hồ sơ khi đăng ký hải quan vì thiếu thông tin về hàng hóa như số lượng, sai một số thông tin cần thiết nguyên nhân là do chủ quan thiếu tỷ mỉ, đôi khi nhân viên lại không giải thích cặn kẽ cho khách hàng khi mà hàng hóa vận chuyển quá trọng hay quá khổ nên giá cước có phần gia tăng giảm phần uy tín.
Với lô hàng trên thì việc tiếp nhận thông tin hồ sơ cũng gặp phải sai sót đấy là nhân viên công ty đã viết nhầm số container từ VSICO8206357 thành VSICO 8206355, và công ty đã không kiểm tra và xác nhận lại xem công ty Polystryrene gửi có chính xác không, do đó khi làm thủ tục giấy tờ công ty đã bị lung túng, phải chỉnh sửa MB/L nhiều lần.
Bước 2: Dựa vào thông tin thu được để công ty tính giá và chào giá cho khách
Cán bộ nhân viên của công ty tính toán chi phí, tiến hành chào giá và gửi lịch trình tàu chạy cho khách hàng. Với lô hàng trên thì công ty đưa ra giá 50 USD/container 40‟ đi Laem Chabang, Thái Lan, ngày dự kiến xuất đi (ETD) là 29/03/2013. Nếu khách đồng ý thì sẽ gửi booking request (yêu cầu đặt chỗ).
Công ty sẽ gửi email phản hồi đính kèm số booking: VSICO11/045760 cho khách hàng thuận tiện trong việc quản lý quá trình giao nhận vận chuyển cho lô hàng sau này
Trung tâm nghiệp vụ của công ty sẽ căn cứ trên “booking request”của khách hàng và gửi “Lệnh cấp container rỗng”(Booking Acceptance Note) cho khách hàng để xác nhận khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu.
Bước 3: Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu
nhở về việc nhận container để đóng hàng và chuẩn bị các thủ tục thông quan cho lô hàng trước 2 ngày tàu chạy.
Sau khi nhận “lệnh cấp container rỗng”, công ty Polystryrene tới công ty VSICO đổi “lệnh lấy container rỗng” (Release Cargo Paper) để nhận container rỗng, Seal, Packing List. Quá trình giao nhận container rỗng, Seal, Packing List diễn ra tại nơi cấp container rỗng ghi trong “Booking Note” là cảng Hải Phòng vào ngày 25/03/2013. Sau khi nhận được container rỗng thì công ty về chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu và tiến hành gửi các thông tin, chứng từ liên quan đến lô hàng của mình như: Số container/ Số Seal (VSICO8206357/KC802433); Sales contract (trong trường hợp khách hàng yêu cầu làm khai báo hải quan); Commercial Invoice; Packing List và chứng từ L/C.
Bước 4+5: Làm thủ tục thông quan hàng xuất khẩu và thủ tục Hải quan
Công ty chỉ thực hiện khi mà khách hàng yêu cầu, còn trong lô hàng này công ty Polystyrene sẽ thực hiện các thủ tục thông quan và thủ tục hải quan (xem phụ lục 1)
Các chứng từ phải hoàn thành trước 2 ngày tàu chạy công ty Polystyrene tiến hành đóng hàng vào container, hoàn tất các thủ tục hải quan, vào sổ tàu chứng nhận “thực xuất” cho lô hàng của mình và phải đem container hàng ra cảng Hải Phòng chờ xếp lên tàu trước giờ closing time (thời gian trễ nhất, hàng phải được đóng vào container và xếp ở cảng chờ xếp lên tàu). Như vậy dự kiến tàu đi 29/03/2013 nên closing time là ngày 28/03/2013.
Bước 6: Phát hành vận đơn
Với thông tin từ lô hàng thì công ty VSICO tiến hành cấp phát vận đơn MB/L. Nội dung bao gồm các thông tin về Shipper (Công ty cổ phần hàng hải VSICO), consignee (Công ty pilot Trans Global, Thái Lan), tên tàu vận chuyển (VSICO Prudent), quy cách hàng hóa, số container, số Seal....Công ty sẽ rà soát lại vận đơn rồi chuyển gửi bản nháp cho khách hàng kiểm tra. Với lỗi sai sót của lô hàng trên thì VSICO đã được công ty Polystyrene chỉnh sửa lại thông tin về số container sau khi nhận được bản nháp MB/L, bộ phận quản lý tàu (thuyền trưởng....) của công ty chỉnh sửa và hoàn thiện lại rồi in ra Bill gốc (original).
Sau khi hàng đã xếp lên tàu, bộ phận quản lý tàu sẽ chuyển vận đơn có ký tên đóng dấu của thuyền trưởng hoặc người có quyền hạn về chuyên chở sang phòng marketing cho nhân viên ở trung tâm dịch vụ logistics, khi đó nhân viên phụ trách giao
nhận sẽ mang tờ khai, invoice và B/L đến hải quan cảng xác nhận hàng đã thực xuất. Để doanh nghiệp lấy đó làm cơ sở hoạch toán với các cơ quan (thuế, ngân hàng).
Bước 7: Thực xuất tờ khai
Sau khi tàu chạy, Hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ. Bộ phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất.
Nhân viên giao nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất.
Bước 8: Gửi bộ chứng từ cho đại lí ở nước ngoài
Công ty ký kết hợp đồng với công ty PTG (Pilot Trans Global) đóng vai trò làm đại lý của công ty bên Thái Lan để phụ trách lô hàng của công ty Polystyrene. Công ty thông báo về ngày dự kiến lô hàng Expandable Polystryrene của công ty Polystyrene sẽ đến cảng Laem Chabang của Thái Lan là ngày 01/04/2013 cho công ty ở Thái Lan biết để thông báo cho Consignee (người nhận hàng) ở Thái Lan đến nhận hàng. Do điều kiện thanh toán của lô hàng này là L/C nên consignee sẽ theo lệnh của ngân hàng Siam City Bank Public Co., LTD ở Bankok (Thái Lan). Consignee thực sự ở Thái Lan là công ty Polyfoam muốn nhận hàng phải đến ngân hàng hoàn tất thủ tục thanh toán. Khi hoàn thành thủ tục thanh toán thì ngân hàng Siam City Bank Public Co., LTD mới ký hậu HB/L cho công ty Polyfoam để nhận hàng.
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển: Shipper/ Consignee, tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA (Ngày đi/ngày dự kiến đến), Số vận đơn (HB/L,MB/L), loại vận đơn (surrender, Original, seaway bill…), hợp đồng, invoice, packing list cho công ty PTG ở Thái Lan để nắm bắt thông tin của lô hàng xuất khẩu từ Việt Nam sang để liên hệ nhận hàng tại hãng tàu VSICO. Đồng thời công ty PTG liên hệ với consignee (ngân hàng Siam City Bank) để gửi thông báo hàng đến (Arrival Notive). Ngân hàng Siam City Bank thông báo lại cho consignee thực sự (Công ty Polyfoam Thái Lan) đến ngân hàng hoàn tất các thủ tục thanh toán, nhận HB/L và Arrival Notice.
Bước 9: Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ
Sau khi tàu rời đi thì nhân viên của bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ tiến hành theo dõi và thông báo tình hình lô hàng cho đại lý bên Thái Lan biết để nắm bắt tình hình hàng hóa cũng như kịp thời khắc phục sự cố nếu có xảy ra. Dưới đây là thông tin
chi tiết về lộ trình của lô hàng Expandable Polystyrene :
Bảng 2.2. Thông tin chi tiết về lộ trình lô hàng Expandable Polystyrene
Date Time Details
13/04/09 PM 03 :37 LAEMCHABANG, TIPCD DEPOT AT LCH returned at ( ). 13/04/01 PM 04 :31 13/04/01 at LAEMCHABANG, LAEM CHABANG
CONTAINER TERMINAL – 1 arrived at ( ). Gate-out closing time is 13/04/07 is at ( ).
13/03/30 PM 09 :30 VSL departed after shipment. 13/04/01 at LAEMCHABANG, LAEM CHABANG CONTAINER TERMINAL-1 is scheduled to arrive at ( )
Nguồn : Tổng hợp từ hồ sơ của công ty VSICO năm 2013
Sau khi có đủ thông tin mới nhất về lô hàng thì bộ phận giao nhận sẽ chịu trách nhiệm liên hệ với công ty Polystyrene để thông báo về tình hành hàng đi, từ đó dự kiến chính xác được khoảng thời gian hàng sẽ đến Thái Lan. Khi biết chính xác thời gian dự kiến là 01/04/2013 hàng tới Thái Lan thì công ty đại lý PTG sẽ liên hệ với người nhận consignee để chuẩn bị nhận hàng kịp thời khi chuẩn bị đầy đủ chứng từ.
Khi mà các thủ tục đã hoàn tất thì nhân viên giao nhận sẽ làm công việc sau : - Lập chứng từ kết toán:
Dựa vào booking Profile thì điều khoản về cước phí của lô hàng này là trả trước (freight prepaid) nên nhân viên giao nhận sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) gửi cho công ty Polystyrene đồng thời chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào công ty Polystyrene thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan (THC, Bill fee, Seal fee…) thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ.
Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và vào sổ người giao nhận thực hiện :
Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, người giao nhận sẽ trả chứng từ lại cho công ty Polystyrene
Đồng thời, kèm theo đó là 1 bản debit note (giấy báo nợ) (1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho công ty). Trên đó gồm : các khoản chi phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các chi phí khác. Sau đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng
với debit note quyết toán với khách hàng
Như vậy, công ty VSICO với vai trò vừa là người giao nhận, vừa là người
chuyên chở nên trình tự giao hàng xuất khẩu có gọn hơn so với một quy trình giao hàng xuất khẩu của một công ty giao nhận nói chung. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện thì công ty vẫn gặp phỉa những khó khăn nhất định, trường hợp lô hàng