- Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường
Bất cứ một ngành nghề nào, một công ty nào đi chăng nữa thì công tác thu hút khách hàng luôn được ưu tiên hàng đầu. Chính vì vậy mà công tác nghiên cứu thị trường là công việc cần thiết trong khi định hướng thị trường của công ty là các nước Đông Nam Á và mở rộng ra các nước Châu Á. Thông qua việc nghiên cứu thị trường, công ty sẽ nắm được những thông tin cần thiết về giá cả, cung cầu dịch vụ từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp với mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Vì vậy mà các cán bộ phòng marketing phải có những kế hoạch cụ thể để nghiên cứu và đưa ra kế hoạch cụ thể để thâm nhập thị trường. Để công tác nghiên cứu thị trường đạt hiệu quả cao, thì cần kết hợp cả hai phương pháp nghiên cứu tại bàn và phương pháp nghiên cứu tại hiện trường.
- Triển khai các hoạt động Marketing nhằm quảng bá thương hiệu
Thường xuyên đăng quảng cáo, tạp chí hay lập Website về tên tuổi cũng như chức năng kinh doanh và các dịch vụ cung cấp phục vụ khách hàng
Tổ chức gặp gỡ, tặng quà cho khách hàng nhân dịp lễ nhằm tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài. Tổ chức hội nghị khách hàng hằng năm, qua đó cảm ơn sự ủng hộ của họ, lắng nghe nguyện vọng của họ để kịp thời khắc phục thiết sót, nâng cao chất lượng phục vụ.
Tham gia các hoạt động tài trợ, bảo trợ để cho tên tuổi và biểu tượng của công ty luôn trong tâm trí khách hàng.
- Thực hiện các dịch vụ khuyến mãi
Đối với các khách hàng thường xuyên hay khách hàng ủy thác với khối lượng lớn thì công ty áp dụng những điều kiện ưu đãi nhất định như các khách hàng ủy thác giao nhận cho công ty trên 1000MT/năm thì sẽ được hưởng mức cước phí thấp hơn và những ưu tiên nhất định khác trong quá trình làm hàng để tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài.
3.2.2. Biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, kinh doanh và khai thác tàu
Đưa hệ thống quản lý bằng điện tử vào các Phòng, Ban quản lý và trên tàu nhằm đưa công tác quản lý kỹ thuật đội tàu công ty thực sự tiếp cận với trình độ quản
lý của các chủ tàu ở các nước tiên tiến.
Ban hành và áp dựng thực hiện các quy định về công tác bảo dưỡng, chế độ thanh toán, định biên các tàu, quản lý việc mua sắm cấp phát và sử dụng phụ tùng vật tư trên các tàu, xây dựng lại định mức tiêu thụ nhiên liệu dầu nhờn và tăng cường công tác kiểm tra giám sát tại các đầu bến, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kỹ thuật đội tàu.
Thúc đẩy và nâng cao chất lượng công tác bảo quản, bảo dưỡng trên các tàu do công tác này chưa được chú trọng đúng mức trong thời gian khó khăn vừa qua để duy trì tình trạng kỹ thuật của đội tàu luôn ở trạng thái tốt, đồng thời tiết kiệm cho Công ty và là cơ hội tăng thu nhập cho thuyền viên qua việc tự sửa chữa, bảo quản bảo dưỡng tàu.
Tiếp tục nâng cao chất lượng thuyền viên, đặc biệt là các sỹ quan quản lý bằng các chương trình cập nhật, huấn luyện và phỏng vấn đề bạt với thực tiễn sản xuất. Đồng thời tăng cường công tác giáo cụ trực quan, hạn chế các môn học “chay”. Sau một thời gian thành lập, bộ môn tiếng Anh tại trung tâm Huấn luyện thuyền viên đã mang lại hiệu quả trong việc tăng cường khả năng tiếng Anh cho thuyền viên.
Nâng cao chất lượng công tác xây dựng kế hoạch và quản lý, mua sắm, cấp phát nhiên liệu, phụ tùng, vật tư. Đồng thời kiểm soát tốt việc tiêu thụ để tránh lãng phí hoặc thất thoát trong quá trinh sử dụng
Xây dựng đội ngũ thuyền viên ổn định về số lượng, đảm bảo về chất lượng và có kế hoạch đào tạo và tái đào tạo sỹ quan thuyền viên cũng như cán bộ quản lý nhằm đáp ứng đòi hỏi ngày càng khắt khe trong thực tiễn sản xuất và yêu cầu của khách hàng cũng như yêu cầu của khách cũng như yêu cầu của các Bộ luật, công ước quốc tế về hàng hải.
3.2.3. Nâng cao chất lượng dịch vụ cung ứng cho khách hàng
- Tổ chức phối hợp với các tổ chức trong công tác kiểm định hàng hóa
Khâu kiểm định hàng hóa đóng một vai trò quan trọng quyết định xem hàng hóa có được thông quan hay không, chính vì vậy công ty cần thực hiện tốt khâu phối hợp để kiểm định hàng hóa một cách tốt nhất.
Công ty cần phải xác định được hàng hóa có thuộc “luồng đỏ” phải kiểm tra chất lượng không và phải liên hệ trực tiếp với cơ quan Hải quan để biết được những cơ quan giám định mà cơ quan Hải quan có thể chấp nhận được
Công ty nên chọn cơ quan giám định có uy tín Việt Nam mà kết quả giám định của cơ quan này được cơ quan Hải quan chấp nhận là cơ quan bảo hiểm bồi thường cho người XK hoặc NK trong phạm vi trách nhiệm của họ. Công ty nên chọn Vinacontrol hoặc ASIA control vì tất cả các kết quả của cơ quan này đều được các bên chấp nhận.
Công tác chuẩn bị cũng khá là quan trọng, cần chuẩn bị các văn bản gửi mời các cơ quan một cách chu đáo trong thời gian phù hợp cho việc giám định về chất lượng, số lượng hây tổn thất chỉ diễn ra một lần nhằm giảm chi phí xếp dỡ trong quá trình giám định.
- Hoàn thiện công tác lập chứng từ
Trong hoạt động giao nhận hàng hóa XNK thì chứng từ có vai trò quan trọng trong khâu thông quan và thanh toán chính vì vậy hoàn thiện công tác lập chứng từ sẽ giúp công ty và cả chủ hàng hoàn thành việc thông quan và giao nhận hàng một cách nhanh chóng, đúng tiến độ. Hiện nay thì Việt Nam đã áp dụng hệ thống VNACCS/VCIS Hải quan điện tử và Một cửa (ngày 25 tháng 3 năm 2014), tuy nhiên mới áp dụng nên còn nhiều bất cập và hiện thì công ty vẫn đang còn áp dụng thử tục thủ công.
Các chứng từ quan trọng như: Tờ khai hải quan hàng hóa, Bảng kê chi tiết hàng hóa
Không riêng gì Việt Nam mà hầu hết ở quốc gia nào cũng vậy, việc làm các thủ tục khai báo Hải quan thường luôn gặp nhiều phiền phức và tốn nhiều thời gian. Bởi nó liên quan đến nhiều giấy tờ của người xuất khẩu, đại lý hãng tầu và ngân hàng. Chỉ một sai sót nhỏ hay một sự không ăn khớp nào cũng làm chậm lại tiến độ và công ty phải chịu mọi trách nhiệm. Vì vậy, để hoàn thiện tốt khâu làm thủ tục Hải quan cho bất kỳ lô hàng nào thì công ty cần nghiên cứu, nắm rõ quy định làm thủ tục Hải quan:
Bước 1: Điền vào tờ khai hàng hóa XNK, nộp hồ sơ khai báo cho Hải quan Bước 2: Hải quan tiếp nhận hồ sơ
Tiến hành kiểm tra hồ sơ Luân chuyển tờ khai
Đóng dấu và tiếp nhận tờ khai
Bước 3: Hải quan thông báo kiểm tra hàng hóa
Bước 4: Hải quan tiến hành kiểm tra Tiến hành kiểm tra hàng hóa Ghi kết quả kiểm tra
Bước 5: Kết thúc thủ tục
Phúc tập hồ sơ và vào sổ theo dõi
Đóng dấu và hoàn thành thủ tục hải quan
Cùng với tờ khai, bảng kê chi tiết hàng hóa là một chứng từ vô cùng quan trọng trong quá trình làm thủ tục và hoàn thành thủ tục hải quan. Bản kê chi tiết này là cơ sở để hải quan đối chiếu giữa chứng từ và thực tế. Bản kê không những phụ thuộc vào đặc điểm hàng hóa mà còn phụ thuộc vào yêu cầu của Hải quan, trong đó thể hiện chi tiết từng loại hàng hóa và tên các bên mua bán để Hải quan căn cứ vào bảng kê này mà dễ dàng kiểm tra hóa đơn. Vì vậy việc lập bảng kê chi tiết này phải được lập ngay sau khi công ty nhận được bộ chứng từ từ người xuất khẩu để hoàn thành hồ sơ khai báo Hải quan và phải được thực hiện bởi các cán bộ chuyên môn giỏi
- Đảm nhận việc đóng gói bao bì, phân loại hàng hóa cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Để đáp ứng yêu cầu mới của khách hàng, công ty tiến tới cung cấp cho khách hàng dịch vụ mà họ cần sử dụng theo các tiêu chuẩn được đặt ra.
Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu có thể tiến hành ký hợp đồng thuê mướn các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận như công ty VSICO. Trên cơ sở hợp đồng ký kết, công ty sẽ thay mặt nhà xuất nhập khẩu thực hiện các dịch vụ đóng gói phù hợp với trọng lượng, kích thước, giá trị hàng hóa, đánh ký mã hiệu, nhãn hiệu chính xác, phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn quốc tế nhằm tạo thuận lợi cho việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa. Dịch vụ này sẽ mang lại lợi ích cho cả hai bên, công ty sẽ đảm bảo an toàn hơn trong chuyên chở và giao nhận hàng, vì là người trực tiếp đóng gói, giao nhận và vận chuyển nên hiểu rõ hơn ai hết cần phải bao bì đóng gói cho hàng hóa như thế nào cho phù hợp; tạo công ăn việc làm cho lao động cũng như lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đối với nhà sản xuất kinh doanh sẽ giải quyết được khó khăn về kho bãi, khắc phục được việc thiếu kinh nghiệm trong điều phối hàng hóa, giảm được chi phí trong việc thực hiện các dịch vụ trước khi hàng xuất khẩu và được hưởng dịch vụ cung cấp có chất lượng cao.
Yêu cầu của dịch vụ này phải đảm bảo chính xác, đồng bộ nhất là những sản phẩm công nghiệp phức tạp, cấu tạo gồm nhiều chi tiết. Công ty kinh doanh vận tải giao nhận như công ty VSICO sẽ cung cấp cho khách hàng dịch vụ kiểm kê, phân phối hàng hóa sẽ giúp cho khách hàng tính đúng lượng dự trữ cần thiết, đảm bảo tiến độ sản xuất kinh doanh, tránh được tình trạng thiếu hụt hay tồn đọng sản phẩm quá định mức dự trữ. Để thu hút lượng hàng hóa qua kho, công ty cần thực hiện các giải pháp sau đây:
+ Áp dụng phí lưu kho hấp dẫn, không áp dụng phí lũy tiến để có thể tồn trữ số lượng hàng nhiều thời gian lâu, nhất là hàng có khối lượng lớn như hàng nông sản, phân bón, vật liệu xây dựng, hóa chất phục vụ nông nghiệp.
+ Có chính sách ưu đãi đối với khách hàng thường xuyên thuê kho.
+ Đảm bảo an toàn về số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa trong thời gian lưu kho, tạo lòng tin cho khách hàng.
+ Đầu tư tin học hóa hệ thống quản lý hàng trong kho (computerized inventory system) phục vụ công tác kiểm đếm, chất xếp, di chuyển hàng hóa trong kho đảm bảo khoa học, nhanh chóng, kịp thời. Nắm chắc và cập nhật cho khách hàng tình trạng hàng hóa trong từng thời điểm từ lúc hàng xuất khỏi kho cho đến địa điểm nhận hàng cuối cùng.
- Đầu tư và xây dựng hợp lý có hiệu quả hệ thống kho bãi của công ty
Để đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động kinh doanh, công ty cần có kế hoạch đầu tư phát triển hệ thống kho bãi hợp lý và có hiệu quả. Nên phát triển đa dạng các loại hình kho bãi để đáp ứng tính đa dạng của hàng hóa trong giao nhận vận chuyển. Các loại kho như: kho chứa hàng bao kiện, hàng rời có khối lượng, kho chuyên dụng như kho lạnh chứa hàng đông lạnh, kho chứa hàng tươi sống; kho chứa hàng công nghệ có giá trị cao, nhất là sản phẩm kỹ thuật cao, cơ khí chính xác, thiết bị đồng bộ. Loại kho này có hệ thống ngăn kệ nhiều tầng để tối ưu diện tích sử dụng. Mỗi tầng sẽ được chia thành nhiều ngăn, hàng sẽ được xếp dỡ vào mỗi ngăn bằng hệ thống Pallet bởi các xe nâng
Các kho cần được đặt ở những địa điểm thuận lợi; tiện cho việc lưu thông hàng hóa bằng các phương thức vận tải, và nên xây dựng ở những nơi khô ráo để đảm bảo an toàn cho hàng hóa vì điều kiện khí hậu Việt Nam nóng ẩm, mưa nhiều dễ tác động làm cho hàng hóa xuống cấp.
Cần xây dựng những kho trung tâm có sức chứa lớn ở một số điểm vận tải chính như các cảng, các sân bay quốc tế lớn để phục vụ việc lưu trữ, tập kết hàng, chờ xuất khẩu hoặc nhập hàng, chờ phân phối đi các tỉnh thành hay các khu công nghiệp.
3.2.4 .Chủ động áp dụng công nghệ hiện đại trong hoạt động kinh doanh
Trong những năm qua, Ban điều hành đã chỉ đạo thực hiện nghiêm túc, hiệu quả các nội quy, quy chế, quy định của pháp luật và Công ty. Thực hiện coi trong và dựa vào người lao động để tổ chức sản xuất kinh doanh và giám sát, theo dõi những vi phạm kỷ luật; động viên người lao động phát hiện và dũng cảm báo cáo với công ty những trường hợp vi phạm. Đồng thời, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát hoạt động của các Phòng/Ban, Chi nhánh và các tàu để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tránh thất thoát tài sản tuy nhiên vẫn còn những bất cập chưa cải tiến do thiếu công nghệ, mà hiện nay thì có rất nhiều ứng dụng công nghệ thông có khả năng khai quản lý và thác hiệu quả hơn.
Việc tổ chức, cung cấp các dịch vụ cho khách hàng qua việc ứng dụng các phần mềm tin học cho phép công ty phát hiện ra các điểm yếu trong toàn bộ chu trình lưu chuyển của hàng hóa, kiểm soát chặt chẽ luồng lưu chuyển hàng hóa, loại bỏ được thời gian chết, thời gian lưu kho ở các điểm chuyển tải. Vì vậy, ứng dụng công nghệ hiện đại trong quản lý, khai thác dịch vụ sẽ tạo điều kiện hết sức thuận lợi và nâng cao được hiệu quả cho công ty nên đầu tư vào công nghệ thông tin là việc rất cần thiết.
Để đội tàu hoạt động hiệu quả nhất cần áp dụng công nghệ mới vào trong hoạt động của đội tàu:
Thứ nhất, thực hiện đổi mới công nghệ sản xuất đối với tàu container
Lắp đặt camera theo dõi, ghi lại các thông số hoạt động của máy chính ( dữ liệu có thể lưu được một tháng chạy liên tục). Định kỳ lấy dữ liệu về công ty xem xét, đối chiếu với báo cáo từ tàu. Như vậy, các thông số báo cáo hàng ngày của tàu sẽ đảm bảo tính chính xác và qua đó có lượng tiêu thu nhiên liệu chính xác hơn.
Thông qua một số giải pháp trên cũng với việc tăng cường bảo dưỡng định kỳ các trang thiết bị, đảm bảo các thiết bị luôn trong tình trạng kỹ thuật tốt, kết quả qua một thời gian theo dõi lượng tiêu hao nhiên liệu đã giảm rõ rệt nhằm tiết kiệm chi phí. So sánh trong cùng quý của hai tàu container trước và sau khi bố trí các giải pháp lượng tiêu thụ nhiên liệu. Điều này rất có ý nghĩa trong điều kiện khó khăn hiện nay vầ giá dầu có xu hướng tăng cao.
Thứ hai, áp dụng công nghệ vào kiểm soát tiêu thụ nhiên liệu bằng hệ thống Flowmeter – Computer
Dự kiến lắp cho các tàu các đồng hồ đo lưu lượng tiêu thụ nhiên liệu điện tử ( Flowmeter) và cài đặt phần mền ở tàu và công ty để chuyển đổi dữ liệu của các Flow meter thành dạng tín hiệu số có thể gửi qua hệ thống internet. Trên văn phòng sẽ có phần mềm để chuyển đổi các dữ liệu từ tàu gửi về thành các thông số về lượng tiêu thụ nhiên liệu. Nhờ đó lượng tiêu thụ của máy chính, máy đèn sẽ được đo đếm và gửi trực tiếp về công ty thông qua thiết bị thông tin liên lạc của tàu (FB 150/250) theo một chu kỳ do công ty lựa chọn, công ty luôn có số liệu về lượng tiêu thụ của máy chính, máy