- Một số hình thức thởng tạo động lực lao động
3.3.5. Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán trong công tác hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
tiền lơng và các khoản trích theo lơng
1. Chứng từ kế toán
* Kế toán tiền lơng
Tiền lơng không chỉ là công cụ khuyến khích vật chất đối với ngời lao động mà còn là một bộ phận cấu thành nên giá thành sản phẩm, liên quan đến lợi nhuận của doanh nghiệp sau này. Do đó kế toán tiền lơng phải căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, hợp pháp để kiểm tra và ghi chép vào sổ sách kế toán. Những chứng từ kế toán đợc sử dụng trong kế toán bao gồm:
Công việc tính lơng, tính thởng và các khoản phụ cấp phải trả cho ngời lao động đợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty. Để tiến hành hạch toán, công ty sử dụng một số chứng từ kế toán theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng Bộ tài chính, các chứng từ bao gồm:
- Bảng chấm công: Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hởng BHXH, để có căn cứ tính trả lơng, BHXH trả thay lơng cho từng ngời và quản lý lao động trong đơn vị.
- Bảng thanh toán tiền lơng: dùng để làm căn cứ thanh toán tiền lơng, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lơng cho ngời lao động; kiểm tra việc thanh toán tiền lơng cho ngời lao động đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lơng.
Bảng thanh toán tiền lơng: Dùng để xác nhận số tiền thởng cho những ngời sử dụng lao động, làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi ngời lao động và ghi sổ kế toán.
- Giấy đi đờng: Là căn cứ để cán bộ và ngời lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán công tác phí sau khi về doanh nghiệp.
tiền công làm thêm giờ mà ngời lao động đợc hởng sau khi làm việc ngoài giờ theo yêu cầu công việc.
- Hợp đồng giao khoán: Dùng để xác định khối lợng công việc khoán hoặc nội dung công việc khoán, thời gian làm việc, trách nhiệm, quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Đồng thời là cơ sở để thanh toán chi phí cho ngời nhận khoán.
- Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán: Dùng để xác nhận số lợng, chất lợng công việc và giá trị của hợp đồng đã thực hiện, làm căn cứ để hai bên thanh toán và chấm dứt hợp đồng.
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lơng: Dùng để xác định số tiền
BHXH, BHYT, KPCĐ mà đơn vị và ngời lao động phải nộp trong tháng (hoặc quý) cho cơ quan BHXH và công đoàn. Là cơ sở để ghi sổ kế toán về các khoản trích nộp theo lơng.
- Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH: dùng để tập hợp và phân bổ tiền lơng thực tế phải trả, BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích nộp trong tháng cho các đối tợng sử dụng lao động.
Thời gian để tính lơng, tính thởng và các khoản phải trả cho ngời lao động theo tháng. Căn cứ để tính là các chứng từ hạch toán thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan (giấy nghỉ ốm, biên bản ngừng việc). Tất cả các chứng từ trên phải đợc kế toán kiểm tra trớc khi tính l- ơng, tính thởng và phải đảm bảo các yêu cầu của chứng từ kế toán. Sau khi kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lơng, tính thởng, trợ cấp phải trả cho ngời lao động theo hình thức trả lơng, trả thởng áp dụng tại mỗi bộ phận và lập bảng thanh toán tiền lơng, thanh toán tiền thởng.
TK111, 112
Thanh toán cho ng ời lao động
TK3388
Trả tiền giữ hộ
ng ời LĐ Giữ hộ thu nhập cho người LĐ TK 138, 141
Khấu trừ các khoản tiền Th ởng tạm ứng thừa
TK 3388
Thu hộ thuế thu nhập cá nhân
TK 334 TK 622. 627, 641, 642Tiền l ơng và các khoản có tính chất