- Một số hình thức thởng tạo động lực lao động
3.3.3. Phơng pháp hạch toán kế toán lao động tiền lơng
1. Tài khoản sử dụng
Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng kế toán sử dụng 3 tài khoản chủ yếu sau:
TK 334 - Phải trả ngời lao động
TK 338 - Phải trả phải nộp khác
TK 335 - Chi phí phải trả
a. Tài khoản 334 - Phải trả ngời lao động
Tài khoản này đợc dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền công, phụ cấp, BHXH tiền thởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 334.
Bên nợ TK 334 - Phải trả ngời lao động Bên có
- Các khoản tiền lơng (tiền công), tiền th- ởng, BHXH và các khoản phải trả khác đã chi, đã ứng trớc cho ngời lao động.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lơng (tiền công) của ngời lao động.
- Các khoản tiền lơng (tiền công), tiền thởng, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho ngời lao động.
SD (nếu có): Số tiền đã trả lớn hơn số phải trả cho ngời lao động
SD: - Các khoản tiền lơng, tiền công, tiền thởng và các khoản khác phải trả, phải chi cho ngời lao động.
TK 334 có thể có số d bên Nợ trong trờng hợp cá biệt (nếu có) phản ánh số tiền đã trả thừa cho ngời lao động.
b. TK 338: Phải trả và phải nộp khác
Dùng để phản ánh các khoản phải trả và nộp cho cơ quan Pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản khấu trừ vào lơng theo Quyết định của Tòa án (tiền nuôi con khi ly dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí) giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mợn tạm thời, nhận ký quỹ, ký cợc ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ. Tài khoản 338 đợc chi tiết thành 6 tiểu khoản:
- TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý - TK 3382: KPCĐ
- TK 3383: BHXH
- TK 3388: Phải nộp khác
Bên nợ TK 338 - Phải trả nộp khác Bên có
- BHXH phải trả ngời lao động - KPCĐ chi tại đơn vị.
- Số BHXH, BHYT và KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH,
BHYT và KPCĐ
- Trích BHXH, BHYT và KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Trích BHXH, BHYT khấu trừ vào l- ơng của ngời lao động.
- BHXH, BHYT vợt chi đợc cấp bù - Các khoản thanh toán với ngời lao động tiền nhà triền nớc ở tập thể.
SD (nếu có): - Số đã trả nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp.
- BHXH đã chi, KPCĐ chi vợt cha đ- ợc cấp bù.
SD: - Số tiền còn phải trả, phải nộp. - BHXH, BHYT, KPCĐ đã trích cha nộp cơ quan quản lý hoặc số quỹ đã để lại cho đơn vị cha chi hết.
c. TK 335 - Chi phí phải trả: là TK dùng để phản ánh các khoản đợc ghi nhận là chi phí hoạt động, sản xuất kinh doanh trong kỳ ngừng thực tế cha phát sinh mà sẽ phát sinh trong kỳ kinh doanh này hoặc kỳ sau.
Bên nợ TK 335 - Chi phí phải trả: Bên có
- Các khoản chi phí thực tế phát sinh tính vào chi phí phải trả.
- Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế đợc hạch toán vào thu nhập bất thờng
- Chi phí phải trả dự tính trớc và ghi nhận vào chi phí SXKD.
- Số chênh lệch giữa chi phí thực tế lớn hơn số trích trớc, đợc tính vào chi phí SXKD.
SD: - Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động SXKD.
2. Phơng pháp hạch toán
a. Hạch toán số lợng lao động
Chỉ tiêu số lợng lao động của công ty đợc phản ánh trên "Sổ danh sách lao động" của công ty do bộ phận lao động tiền lơng lập dự án trên số lao động hiện có của công ty, bao gồm cả số lao động dài hạn, lao động tạm thời, lao động trực tiếp, lao động gián tiếp và lao động thuộc các lĩnh vực khác ngoài sản xuất. "Sổ danh sách lao động" không chỉ tập trung cho công ty mà còn đợc lập riêng cho từng bộ phận sản xuất kinh doanh trong công ty nhằm thờng xuyên nắm chắc số lao động hiện có của từng bộ phận và công ty.
Cơ sở để ghi "Sổ danh sách lao động" là chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc. Các chứng từ trên đại bộ phận do phòng quản lý nghiệp vụ lao động tiền lơng lập mỗi khi tuyển dụng, nâng bậc, thôi việc
Mọi sự biến động về số lợng lao động đều phải đợc ghi chép kịp thời vào "Sổ danh sách lao động" để trên cơ sở đó làm căn cứ tính lơng phải trả và các chế độ khác cho ngời lao động.
b. Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán thời gian lao động phải đảm bảo ghi chép phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng việc, nghỉ việc của từng ngời lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong công ty.
Hạch toán sử dụng thời gian lao động có ý nghĩa to lớn trong việc quản lý lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, làm căn cứ tính lơng, tính thởng chính xác cho từng ngời lao động.
Chứng từ quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong công ty là "Bảng chấm công" (mẫu số 02 - LĐTL chế độ chứng từ kế toán). "Bảng chấm công" sử dụng để ghi chép thời gian làm việc thực tế, nghỉ việc, vắng mặt của ng- ời lao động theo từng ngày. "Bảng chấm công" phải đợc lập riêng cho từng bộ phận và dùng trong một tháng. Tổ trởng tổ sản xuất hoặc các phòng ban là ngời trực tiếp ghi "Bảng chấm công" căn cứ vào sổ lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc của đơn vị mình. "Bảng chấm công" phải để tại một địa điểm công khai để ngời lao động giám sát đợc thời gian lao động của mỗi ngời. Cuối tháng "Bảng chấm công" đợc dùng để làm căn cứ tổng hợp thời gian lao động và tính lơng cho từng bộ phận, từng phòng ban trong đơn vị.
Ngoài bảng chấm công còn có: Phiếu báo làm thêm giờ, phiếu báo làm đêm, phiếu nghỉ ốm, nghỉ phép để làm căn cứ tính lơng và BHXH.
c. Hạch toán kết quả lao động
Đi đôi với hạch toán thời gian lao động, số lợng lao động, việc hạch toán kết quả lao động là một nội dung vô cùng quan trọng trong toàn bộ công tác quản lý và hạch toán lao động tiền lơng ở công ty.
Hạch toán kết quả lao động phải phản ánh chính xác số lợng và chất lợng sản phẩm hoặc khối lợng công việc hoàn thành của từng ngời, từng bộ phận làm căn cứ tính lơng, tính thởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lơng phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán, xác định năng suất lao động, kiểm tra tình hình thực tế định mức lao động của từng ngời, từng bộ phận và cả công ty.
Để hạch toán kết quả lao động kế toán sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Chứng từ dùng để phản ánh kết quả lao động là: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu số 06 - LĐTL), hợp đồng giao khoán (mẫu số 08 - LĐTL).
Tổ chức tốt công tác hạch toán lao động giúp cho công ty có đợc những thông tin đầy đủ, đúng đắn về tình hình sử dụng lao động tại công ty từ đó có
căn cứ để tính các khoản trích theo lơng của doanh nghiệp đợc chính xác. d. Hạch toán tiền lơng, tiền thởng và thanh toán với ngời lao động
Công việc tính lơng tính thởng và các khoản phải trả cho ngời lao động đợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán công ty. Thời gian để tính lơng, tính thởng và các khoản phải trả cho ngời lao động là hàng tháng. Căn cứ để tính là các chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan. Tất cả các chứng từ trên phải đợc kế toán kiểm tra trớc khi tính lơng, thởng và phải đảm bảo đợc các yêu cầu của chứng từ kế toán.
Sau khi đã kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lơng, tính thởng, trợ cấp phải trả cho ngời lao động theo hình thức trả lơng, trả thởng đang áp dụng tại công ty. Trên cơ sở các bảng thanh toán lơng, thởng kế toán tiến hành lập chứng từ phân bổ tiền lơng, tiền thởng vào chi phí kinh doanh.