3.3.1.Phổ biến kiến thức chung
Vihajico cần thực hiện bước này càng sớm càng tốt, với các chương trình hành động cụ thể như:
- Thuê các đối tác đào tạo chuyên nghiệp về nói chuyện hoặc giảng dạy các khóa học cho cán bộ nhân viên công ty về văn hóa doanh nghiệp.
- Tổ chức các cuộc thi về văn hóa doanh nghiệp với nội dung thi tìm hiểu về văn hóa doanh nghiệp và đóng góp ý tưởng về văn hóa doanh nghiệp cho công ty.
- Nội dung về văn hóa doanh nghiệp là nội dung bắt buộc khi thi tuyển dụng đầu vào hoặc thăng chức, tăng lương.
3.3.2. Định hình văn hóa doanh nghiệp
Ở Vihajico, định hình văn hóa doanh nghiệp có thể được thực hiện qua các hoạt động cụ thể sau:
- Lựa chọn mô hình văn hóa chủ đạo mà công ty muốn theo đuổi
Dựa theo quy mô của công ty là quy mô vừa, và các giá trị văn hóa chủ đạo, có thể thấy mô hình văn hóa tháp Effiel theo phân loại của Trompenaars là tương đối phù hợp. Tuy nhiên, cần nhìn nhận rõ ràng là, mô hình văn hóa doanh nghiệp thực tiễn của công ty không phải là mô hình văn hóa tháp Effiel
thuần túy, mà là sự kết hợp của cả bốn mô hình văn hóa nhưng mô hình văn hóa tháp Effiel có vai trò chủ đạo.
- Hoàn thiện cấu trúc văn hóa doanh nghiệp gồm những công việc như sau:
3.3.2.1. Các yếu tố hữu hình
Các yếu tố hữu hình của công ty cơ bản đã tạo ra được nét văn hóa riêng cho Vihajico, góp phần định hình các giá trị văn hóa. Tuy nhiên, công ty cần tiếp tục thực hiện hoặc bổ sung thêm các chính sách liên quan tới các yếu tố hữu hình để thúc đẩy quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp:
- Tiếp tục duy trì và phát triển thêm thiết kế sinh thái của khu vực văn phòng và nhà ăn, luôn tạo không gian thoáng đãng với nhiều cây xanh và hoa để nhân viên và khách hàng, đối tác cảm nhận được mục tiêu xây dựng một khu đô thị sinh thái, nơi cuộc sống trở nên hoàn hảo.
- Nên tiếp tục hoạt động dùng thẻ nhân viên: dùng các biện pháp tuyên truyền, vận động, bắt buộc để nhân viên sử dụng thẻ nhân viên. Khi thẻ nhân viên được sử dụng không những tạo ra bầu không khí làm việc chuyên nghiệp mà còn giúp cho các nhân viên dễ dàng nhận và nhớ được tên tuổi, phòng ban của đồng nghiệp, từ đó tăng thêm tính liên kết giữa các thành viên của công ty. Theo khảo sát của tác giả thì 69% nhân viên công ty muốn đeo thẻ nhân viên và lý do là đeo thẻ giúp ích nhiều cho công việc, thể hiện môi trường làm việc chuyên nghiệp và nghiêm túc. Với kết quả này, nếu công ty vận động, khuyến khích và kiên trì thì nhân viên công ty sẽ thực hiện nghiêm túc và đầy đủ việc đeo thẻ nhân viên.
- Tuyên truyền cho nhân viên nắm được ý nghĩa logo của công ty và yêu cầu nhân viên sử dụng những logo này trong các tài liệu của công ty, ví dụ như yêu cầu sử dụng trong các biểu mẫu biên bản nghiệm thu, thư kỹ thuật, … để phổ biến/phát tán rộng rãi thông qua số lượng các đối tác rất lớn của công ty.
quả khảo sát của tác giả cho thấy 77% số người được hỏi muốn mặc đồng phục công ty và số ngày mong muốn mặc là tất cả các ngày làm việc trong tuần trừ thứ bảy và chủ nhật vì đồng phục thể hiện tinh thần hòa đồng, đoàn kết, tính chuyên nghiệp và tạo nên sức mạnh tập thể. Khi thiết kế đồng phục công ty không nên “tiết kiệm” mà nên coi đây là một khoản đầu tư vì đồng phục đẹp cho thấy trình độ văn hóa cũng như con mắt thẩm mỹ của nhân viên và của công ty. Đồng phục của công ty phải được thiết kế về màu sắc và hình dáng sao cho vừa làm nổi bật được cái riêng của công ty, vừa phù hợp với văn hóa dân tộc và trở thành niềm tự hào của các thành viên công ty.
- Phổ biến bài hát “Ecopark – Vì màu xanh”: Theo điều tra, 77% số người được hỏi trả lời là thích nhưng không thuộc bài hát này, chỉ có 23% trả lời là không thuộc và không thích. Vì vậy, công ty cần phổ biến tới tất cả nhân viên thuộc và hiểu ý nghĩa của bài hát bằng các hoạt động như tuyên truyền thông qua tạp chí Ecolife, trong các hoạt động văn nghệ nội bộ công ty, tổ chức cuộc thi xem ai là người thể hiện bài hát hay nhất…
- Cần có một tạp chí dành riêng cho các thành viên của công ty. Hiện nay, tạp chí Ecolife đã phần nào khẳng định được vị thế của mình, tạo ra một phần đặc trưng của văn hóa Vihajico nhưng nó vẫn mang tính chất hướng ngoại, tức là dành để quảng bá với khách hàng nhiều hơn là cho nhân viên. Vì vậy, công ty cần sớm có một tờ tạp chí nội bộ, giới thiệu lịch sử hình thành công ty, tầm nhìn, sứ mệnh, định hướng phát triển, giới thiệu về các nhân viên và gia đình họ, các câu chuyện kể hay là phương tiện để tuyên dương những cá nhân có ý tưởng hay, có thành tích xuất sắc và trung thành với doanh nghiệp. Nếu được đầu tư nhiều công sức, tờ tạp chí nội bộ này sẽ mang lại nhiều hiệu quả, không những góp phần định hình văn hóa công ty mà còn giúp công ty đạt được nhiều mục tiêu tài chính và phi tài chính khác.
3.3.2.2. Truyền thuyết, giai thoại, lễ nghi Lễ nghi
Công ty cần tổ chức thêm nhiều hoạt động lễ hội mang màu sắc riêng của công ty để tăng cường thêm bản sắc văn hóa Vihajico, chẳng hạn như:
- Lễ hội chào mừng ngày quốc tế phụ nữ mùng 8 tháng 3, ngày phụ nữ Việt Nam 20 tháng 10: ngày lễ này không những tôn vinh các chị em trong công ty mà còn góp phần tăng thêm tính đoàn kết giữa họ. Trong ngày lễ này, công ty có thể tổ chức các cuộc thi “khéo tay hay làm” với các chương trình như thi nấu ăn, thi cắm hoa, thi hát, thi đọc thơ… hoặc có thể tổ chức các chuyến tham quan du lịch kết hợp với mua sắm. Những hoạt động này sẽ làm cho các thành viên nữ của công ty dễ dàng biết đến và hiểu nhau, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác trong công việc.
- Tổ chức các cuộc thi cho con em cán bộ nhân viên trong công ty vào các dịp tết thiếu nhi như mùng 1 tháng 6, tết trung thu. Đó có thể là các cuộc thi hát, thi đọc thơ, thi kể chuyện… để không chỉ các nhân viên trong công ty biết đến nhau mà cả gia đình họ cũng hiểu nhau và thêm gắn bó với công ty.
- Tổ chức ngày lễ “gia đình Vihajico”: có thể chọn ngay ngày gia đình 28 tháng 6 làm ngày gia đình Vihaijico. Trong ngày này, công ty có thể tổ chức picnic hoặc thi cắm trại giữa gia đình của các phòng, ban ngay trong khuôn viên công ty, tạo thêm bầu không khí thân mật, gắn bó giữa gia đình của nhân viên và công ty.
- Lễ tôn vinh những ý tưởng xuất sắc: để khuyến khích nhân viên có nhiều ý tưởng sáng tạo, công ty nên cử một người hoặc thành lập hoặc kiêm nhiệm một tổ, một phòng ban chuyên nhận các ý tưởng của nhân viên. Đơn vị này sẽ tiếp nhận các ý tưởng, sáng kiến hay kiến nghị của các thành viên trong công ty và chuyển đến những phòng ban thích hợp để kiểm định mức độ khả thi của ý tưởng. Công ty nên chọn một ngày nhất định trong năm làm “ngày sáng tạo” để tôn vinh những cá nhân, tập thể có nhiều ý tưởng và những ý tưởng khả thi, đóng góp nhiều cho doanh nghiệp.
Các giai thoại, mẩu chuyện, tấm gương điển hình giúp cho công ty truyền tải nhiều thông điệp có ý nghĩa tới nhân viên như truyền thống của doanh nghiệp, các nhân vật hình mẫu, các tính cách đáng học hỏi. Tuy nhiên, hiện công ty chưa xây dựng và truyền bá câu chuyện, giai thoại nào. Qua một số thông tin từ nhiều nguồn của công ty, tác giả xin giới thiệu một số mẩu chuyện và tấm gương điển hình sau:
Giai thoại về ý tưởng thành lập công ty: Dám từ bỏ
Chủ tịch hội đồng quản trị công ty bây giờ, trước đó tham gia đầu tư rất nhiều tiền của vào các hoạt động khác và ông đang thành công trên lĩnh vực đó. Nhưng rồi ông quyết định dừng lại và chuyển sang đầu tư vào khu đô thị. Có lần ông nói: “trong đường đời của chúng ta, nhiều khi ta tưởng được nhưng thực ra lại là mất, tưởng mất mà lại được; người ta khi cần bỏ phải biết bỏ, thế mới làm nên nghiệp lớn được”. Và có thể nói đây là dám từ bỏ đáng nói đầu tiên của ông. Khi đó, ở khu vực Hà Nội đã mọc lên rất nhiều khu đô thị, có khu lớn, có khu nhỏ nhưng tựu chung lại đều nằm trong nội thành Hà Nội. Chủ tịch hội đồng quản trị và một số thành viên của hội đồng quản trị khác của công ty bây giờ , ngày ấy đã thuê một công ty tư vấn hàng đầu Việt Nam về bất động sản đánh giá cơ hội, tiềm năng đầu tư, cụ thể là đầu tư vào đâu, cái gì, quy mô ra sao. Một hôm, người kiến trúc sư thân cận của ông mang tới tập hồ sơ và nói rằng đây là kết quả đánh giá của công ty tư vấn. Ông trầm ngâm đọc một hồi rồi đưa cho anh và nói: “Cậu có thích thì lấy mà đọc tham khảo đi, xong thì cất vào tủ, khóa lại cho tôi. Ý tưởng của hồ sơ này bỏ đi hết. Tôi sẽ theo ý tưởng của tôi!”. Anh kiến trúc sư tròn mắt ngạc nhiên và nói: “Nhưng đây là kết quả điều tra rất công phu và chuyên nghiệp của công ty này đấy anh ạ. Mà đây là công ty lớn có tiếng. Anh suy nghĩ lại đi”. Ông chỉ cười và trả lời: “Cứ làm theo ý tôi đi. Rồi cậu sẽ hiểu”. Đây là lần dám từ bỏ thứ hai của ông. Và bây giờ anh đã hiểu vì sao ông làm như vậy và điều ông làm quả là đúng đắn.
Câu chuyện 1: Phải có tầm nhìn
Năm 2008, công ty bắt đầu ý tưởng triển khai khu văn phòng ở Văn Giang – Hưng Yên. Khi đưa ra ý tưởng xây nhà ăn cho nhân viên, tất cả mọi người đều nói: chỉ cần xây đơn giản thôi, miễn là nhân viên dùng được và tiết kiệm chi phí. Nhưng khi ấy, chủ tịch công ty đã lắc đầu: “Tôi không quan trọng bao nhiêu tiền, hãy xây cho tôi một nhà ăn thật đẹp và gần gũi với thiên nhiên”. Mọi người nhìn và lắc đầu: lãng phí quá! Và kết quả là nhà ăn của công ty bây giờ rất đẹp: kiến trúc nhà ăn thoáng đãng với gạch đỏ, gỗ và được trang trí bằng đèn lồng nan tre, được bao xung quanh bằng các mành tre dân giã. Từ nhà ăn có thể thấy ngay được áo cá, dàn cây, vườn cây ăn quả. Nhân viên của công ty ai cũng thích. Nhưng như vậy thì chưa đáng để bỏ ra hàng tỷ đồng để xây nhà ăn. Quan trọng hơn, đó là, mỗi lần khách hàng đến tham quan khu đô thị, khi họ còn đang phân vân không biết có nên mua nhà ở đây không, liệu công ty có làm đúng cam kết là xây dựng khu đô thị sinh thái… thì khi được mời ở lại dùng bữa trưa ở nhà ăn của công ty thì họ đã có câu trả lời là có. Như vậy, dù là hàng tỷ đồng thì vẫn còn là quá rẻ!
Câu chuyện 2: Hãy cho đi rồi sẽ nhận được.
Thỉnh thoảng, chủ tịch hội đồng quản trị công ty lại nói: “Đấy, hãy nhìn vào gương anh P”. Quả thực, anh P là một tấm gương đáng học hỏi và các nhân viên của công ty ai cũng ngưỡng mộ và ao ước được như anh. Tốt nghiệp từ trường đại học xây dựng, mới hơn 30 tuổi, trong khi các bạn học và bạn đồng niên của anh vẫn đang lận đận chuyển hết việc này sang việc khác, hay từ công ty này sang công ty khác thì anh đã tìm được chỗ đứng riêng cho mình. Đầu năm 2010, khi làm việc cho công ty được bảy năm, anh nhận được quyết định thăng chức lên vị trí phó tổng giám đốc về cây xanh và quản lý khu đô thị. Anh được bố trí một phòng riêng rộng đẹp trong công ty, có xe riêng của công ty đưa đón với mức lương chắc chắn là không thấp cùng với sự tin tưởng và thân thiết của hội đồng quản trị công ty. Nhưng không phải đó là “món quà từ trên trời rơi xuống”. Để có được thành quả đó, anh đã cống
hiến cho công ty rất nhiều mà không hề tính toán, vụ lợi. Anh đã tham gia công ty ngay từ những ngày đầu mới thành lập, vất vả đấu tranh để giúp công ty tiến hành nhanh giải phóng mặt bằng để xây dựng khu đô thị. Khi giải phóng mặt bằng xong, anh bôn ba khắp các tỉnh, mà chủ yếu là các tỉnh vùng sâu, vùng xa để tìm kiếm nguồn cây cổ thụ đem về cho khu đô thị. Anh cũng cố gắng tìm các phương tiện vận chuyển cây về sao cho tiết kiệm chi phí nhất cho công ty. Một mình anh cũng đã mày mò tìm các cách chăm sóc từng loại cây, thiết kế hệ thống tưới nước thông minh và hệ thống quản lý cây xanh khoa học. Bây giờ, nếu bạn tình cờ dừng chân lại dưới một gốc cây cổ thụ nào trong khu đô thị thì ngay lập tức, anh có thể kể cho bạn nghe nguồn gốc của cây, mã số cây và cả những câu chuyện xúc động xung quanh nó. Đến với và ở lại với công ty, nếu bạn cống hiến hết mình, chắc chắn bạn sẽ được ghi nhận xứng đáng!
Câu chuyện 3: Gia đình Vihajico
Người ta nói rằng năm nay anh có nhiều vận hạn, số anh không may nhưng anh lại nói rằng: không hẳn vậy. Đó là câu chuyện về anh M., một phó ban của công ty. Mẹ anh vừa ốm khỏi không lâu thì bố anh lâm bệnh nặng nên anh phải thường xuyên vừa đi làm vừa về quê xa chăm sóc bố. Vợ anh vừa sinh con nhỏ xong không lâu thì cũng là lúc anh lo hậu táng cho bố. Là người đàn ông trong nhà, anh đã phải vất vả ngược xuôi, nhiều đêm trằn trọc suy nghĩ. Vì vậy mà anh bị đột quỵ, bị liệt nửa người tạm thời. Gia đình anh không có ai, mẹ già yếu, vợ thì bận con thơ. Anh thấy hoàn cảnh của mình thật chán nản. Tuy vậy, công ty không để anh phải một mình vật lộn với khó khăn, bệnh tật. Cả công ty đến thăm anh trong viện. Mọi người ở công ty cũng cố gắng làm giúp các phần việc của anh. Hơn nữa, hàng ngày, công ty đều có người đến chăm sóc anh, dìu anh tập đi, tập vận động. Họ đến giúp đỡ anh mà không tính toán thiệt hơn, không ngại khó, ngại khổ. Cuối cùng, anh đã vượt qua khỏi bệnh, nhanh hơn mức bác sỹ dự đoán. Anh chia sẻ: Có lẽ đó
là nhờ tình cảm của anh em trong công ty, đây đúng là mái nhà thứ hai của mình!
3.3.2.3. Không khí và phong cách làm việc
Hiện tại, phong cách làm việc của nhân viên khá chuyên nghiệp và phong cách quản lý dân chủ. Đây là một đặc điểm tốt, do vậy công ty cần tiến hành các hoạt động, chính sách để phát huy thêm phong cách này, như tái cơ cấu công ty dựa trên nguyên tắc phân quyền cao, duy trì cơ cấu phẳng, để nhân viên tham gia vào quá trình lập kế hoạch và đưa ra các quyết định...
Không khí làm việc của công ty chưa thực sự đoàn kết, thân thiện, do