Văn hóa doanh nghiệp thường hình thànhtheo sự hình thành của doanh nghiệp và doanh nghiệp nào cũng có văn hóa của riêng mình. Tuy nhiên, văn hóa được hình thành một cách tự phát trong doanh nghiệp có thể không phải là văn hóa mạnh, thích nghi hay giống với văn hóa mà công ty muốn đạt được. Khi đó, doanh nghiệp có thể tiến hành các bước cơ bản sau để xây dựng văn hóa mang bản sắc riêng cho mình.
Bước 1: Phổ biến kiến thức chung
Phổ biến kiến thức chung là bước chuẩn bị quan trọng cho quá trình xây dựng văn hoá doanh nghiệp. Nếu chỉ lãnh đạo hiểu về văn hoá doanh nghiệp là chưa đủ mà phải tất cả nhân viên đều hiểu và thấy được lợi ích của văn hoá doanh nghiệp thì việc xây dựng văn hóa của doanh nghiệp mới thành công.
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp tập trung phổ biến kiến thức chung về văn hoá doanh nghiệp như khái niệm, các yếu tố cấu thành, vai trò của văn hoá doanh nghiệp… cho tất cả các thành viên của doanh nghiệp, từ lãnh đạo đến nhân viên biết. Doanh nghiệp có thể tổ chức các hoạt động để phổ biến các kiến thức này như thuê các tổ chức, chuyên gia hoặc doanh nghiệp tự giảng dạy các khoá học, buổi nói chuyện về văn hoá, phát động các cuộc thi tìm hiểu và nêu ý tưởng về văn hóa doanh nghiệp…
Bước 2: Định hình văn hoá doanh nghiệp
Một nội dung quan trọng trong quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp là định hình văn hóa. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp xác định nội dung cụ thể của các yếu tố cấu thành văn hóa doanh nghiệp, đó chính là cái tạo ra bản sắc văn hóa riêng để doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình và quảng bá ra công chúng.
- Triết lý kinh doanh và các giá trị cốt lõi, - Chuẩn mực,
- Giai thoại, lễ nghi, biểu tượng,
Có thể phân loại lễ nghi thành bốn loại cơ bản như sau:
Bảng 1.2. Bốn loại nghi lễ trong tổ chức và tác động tiềm năng của chúng
Loại nghi lễ Minh họa Tác động tiềm năng
Chuyển giao Khai mạc, giới thiệu thành viên mới, chức vụ mới, lễ ra mắt
Tạo thuận lợi cho việc thâm nhập vào cương vị mới, vai trò mới
Củng cố Lễ phát phần thưởng
Củng cố các nhân tố hình thành bản sắc và tôn thêm vị thế của thành viên
Nhắc nhở Sinh hoạt văn hóa, chuyên môn, khoa học
Duy trì cơ cấu xã hội và làm tăng thêm năng lực tác nghiệp của tổ chức
Liên kết Lễ hội, liên hoan, tết
Khôi phục và khích lệ chia sẻ tình cảm và sự cảm thông nhằm gắn bó các thành viên với nhau và với tổ chức
Nguồn: Giáo trình Đạo đức kinh doanh và văn hóa công ty, PGS.TS Nguyễn Mạnh Quân, Nxb Đại học Kinh tế quốc dân, trang 273
- Các yếu tố hữu hình…
Trong đó, giá trị văn hóa là nội dung quan trọng nhất, có ảnh hưởng quyết định tới toàn bộ các nội dung xây dựng văn hóa khác.
Trong giai đoạn này, người lãnh đạo công ty có vai trò rất lớn, tạo ra sự thành công hay thất bại trong việc xây dựng văn hóa cho doanh nghiệp. Nếu người lãnh đạo doanh nghiệp xác định các giá trị, chuẩn mực văn hóa phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh thì sẽ tạo bước đà thúc đẩy cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Để định hình thành công, doanh nghiệp cần tự mình hoặc kết hợp với các chuyên gia tư vấn thực
hiện nhưng không nên thuê hoàn toàn các đối tác thực hiện.
Bước 3: Triển khai xây dựng
Ở giai đoạn này, doanh nghịêp cần tiến hành từng bước nhưng đồng bộ và kiên trì các hoạt động tuyên truyền các nội dung của văn hóa doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể kêu gọi, tạo điều kiện cho các thành viên thực hiện một cách tự nguyện hoặc tiến hành một số biện pháp bắt buộc để tạo thói quen thực hiện theo đúng văn hóa mong muốn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể thực hiện việc thay đổi các yếu tố hữu hình như kiến trúc văn phòng, nơi làm việc, biểu tượng, đồng phục, thẻ nhân viên... sao cho phù hợp với văn hoá của mình. Giai đoạn này giúp hình thành những đặc trưng văn hoá của doanh nghiệp, làm cho các thành viên nhận biết các giá trị văn hóa của doanh nghiệp mình.
Bước 4: Ổn định và phát triển văn hoá
Không phải cứ định hình và tuyên truyền xong văn hóa, tạo ra được bản sắc văn hóa riêng là doanh nghiệp đã xây dựng thành công văn hóa doanh nghiệp. Để có thể tạo ra được lợi thế cạnh tranh bền vững, tạo ra sự trường tồn cho doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp duy trì văn hóa và liên tục đánh giá, thay đổi văn hóa cho phù hợp với môi trường. Doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức các hoạt động tuyên truyền nội bộ, quảng bá ra bên ngoài, tôn vinh những cá nhân, tập thể, những hành vi phù hợp với văn hoá doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật thông tin, đánh giá môi trường kinh doanh và môi trường nội bộ để tiếp tục duy trì, thay đổi văn hóa cho phù hợp, xóa bỏ, thay thế những yếu tố văn hóa không còn phù hợp với môi trường mới.