Do sức ép của mục tiêu và chiến lược phát triển từ 2010 đến 2015 mà Tổng Công Ty giao xuống nên ban lãnh đạo đã sàng lọc, bố trí, sắp xếp lại toàn bộ nguồn nhân lực từ việc giảm biên chế một số lao động có năng lực làm việc yếu kém, tinh gọn bộ máy quản lý, phân công bố trí lại công việc cho đến giao kế hoạch thực hiện mục tiêu, chiến lược đến từng bộ phận và đến từng cá nhân thực hiện công việc. Thường xuyên đôn đốc, giám sát việc thực hiện mục tiêu, chiến lược để kịp thời xử lý những khó khăn trong quá trình thực hiện.
Qua việc sàng lọc bố trí và tinh gọn bộ máy quản lý thì công tác tổ chức sắp xếp lao động tại các phân Xưởng sản xuất là rất tốt, đủ nhu cầu lao động, được bố trí đúng công việc, đúng khả năng chuyên môn và mức thu nhập được tăng lên do tinh giảm lao động mà giữ nguyên tổng quỹ lương của bộ phận. Nhưng riêng cơ cấu tổ chức bộ phận lao động thuộc khối hành chính, văn phòng và quản lý đang tồn tại một số mặt hạn chế như sắp xếp, bố trí, phân công cũng như đề bạt thăng tiến chưa dựa vào năng lực thực hiện công việc, trình độ chuyên môn, thâm niên công tác, kinh nghiệm mà hầu như dựa trên mối quan hệ quen biết hay người thân của lãnh đạo là
trước tiên; có nhiều trường hợp lao động ở Công ty đang dư thừa nhưng cũng phải nhận thêm lao động do cả nể, gửi gắm từ người thân của các lãnh đạo Công ty hay từ lãnh đạo của Tổng Công Ty gửi sang. Chính những điều này làm cho người giỏi ít có cơ hội thăng tiến và làm cho họ thiếu động lực phấn đấu trong công việc, họ chỉ hoàn thành công việc ở mức trung bình, hay nói cách khác họ chỉ làm để giữ công việc. Điều này làm ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất lao động, hiệu quả công việc cũng như nghị lực làm việc, khả năng cống hiến, ý chí phấn đấu của những người lao động có năng lực. Ngoài ra, trong cơ cấu tổ chức tại một số bộ phận phòng ban việc bố trí, phân công vẫn còn một số mặt chưa hợp lý, có vị trí công việc của phòng ban này thừa, nhưng phòng ban khác lại thiếu mà không thể điều chuyển qua lại do không đáp ứng được yêu cầu chuyên môn, không thể giải quyết chế độ cho thôi việc để tuyển lao động mới cho bộ phận thiếu, do mối quan hệ quen biết, điều này làm ảnh hưởng rất lớn đến thực hiện mục tiêu, chiến lược của Công ty.
Để làm rõ nội dung này, tác giả đã tiến hành khảo sát bằng bảng câu hỏi với 100 người hiện đang làm việc tại Công ty, kết quả được nêu trong Bảng 2.7 và 2.8.
Bảng 2.7: Mức độ thỏa mãn của công tác sắp xếp, bố trí và đề bạt lao động
Stt Nội dung bảng câu hỏi
Mức độ thỏa mãn 1 2 3 4 5
1
Anh/Chị được bố trí, phân công công việc
đúng với chuyên môn 1 1 17 37 44 100 2 Anh/Chị yêu thích công việc đang làm 1 7 43 34 15 100 3 Công việc có tính sáng tạo và thách thức cao 12 26 24 28 10 100
4
Anh/Chị không cảm thấy bị áp lực về tiến độ
Bảng 2.8: Thông kê mức thỏa mãn của công việc đang làm Bố trí, phân công công việc đúng với chuyên môn Yêu thích công việc đang làm Công việc có tính sáng tạo và thách thức cao Không bị áp lực về tiến độ công việc N 100 100 100 100
Mean (Giá trị trung bình) 4.2300 3.5500 2.9800 3.1800
Std. Deviation (Độ lệch chuẩn) .81470 .86894 1.19747 1.11355 Minimum (Mức độ thấp nhất) 1.00 1.00 1.00 1.00 Maximum (Mức độ cao nhất) 5.00 5.00 5.00 5.00
Nhìn vào kết quả của Bảng 2.8 cho thấy phần lớn các chỉ tiêu có giá trị trung bình là khá cao so với mức trung bình của nhóm nghiên cứu là 2.5, nhưng riêng chỉ tiêu có tính sáng tạo và thách thức cao có giá trị trung bình chỉ đạt 2.98. Điều này cho thấy trong công tác phân công sắp xếp, bố trí và đề bạt lao động có một số mặt thực hiện tốt, nhưng cũng có những mặt chưa làm tốt, chi tiết được nêu trong Bảng 2.7.
Chỉ tiêu lao động được bố trí, phân công công việc đúng với chuyên môn chỉ có 2 người là đang làm việc không đúng với chuyên môn, 17 người không đúng với chuyên môn lắm, còn 81 người là được bố trí công việc đúng với chuyên môn và chỉ tiêu yêu thích công việc đang làm chỉ có 8 người không thích công việc đang làm, 43 người ở mức không thích lắm công việc đang làm, còn 49 người là yêu thích công việc đang làm. Điều này cho thấy phần lớn người lao động được bố trí phân công công việc đúng với chuyên môn và họ yêu thích công việc đang làm. Qua đó có thể thấy ban quản trị Công ty đã rất quan tâm tới công tác chuyên môn của người lao động để phân công, bố trí và đề bạt lao động chính điều này mà phần lớn người lao
động luôn hoàn thành tốt công việc được giao, đây được xem là lợi thế lớn trong việc thực hiện các mục tiêu chiến lược phát triển của Công ty.
Kế tiếp là chỉ tiêu công việc có tính sáng tạo và thách thức cao, có 12 người hoàn toàn không đồng ý, 26 người ở mức không đồng ý, 24 người không đồng ý lắm và chỉ có 38 người là từ mức đồng ý trở lên, kết quả này cho thấy phần lớn lao động làm việc tại Công ty không có nhiều thách thức trong công việc. Điều này cũng rất dễ hiểu vì Công ty VT-Gas chủ yếu là sản xuất nên phần lớn lao động làm việc tại đây là lao động phổ thông, tính chất công việc đơn giản
Và cuối cùng là chỉ tiêu áp lực trong công việc, có 32 người không cảm thấy bị áp lực về tiến độ công việc, 28 người không bị áp lực lắm và chỉ có 40 người là bị áp lực. Kết quả này cho thấy, phần lớn người lao động làm việc tại Công ty không bị áp lực về tiến độ thực hiện công việc, đây là điều kiện để người lao động có nhiều thời gian cho công việc của mình nhưng cũng chính điều này sẽ làm cho Công ty không tận dụng được hết thời gian của người lao động gây lãng phí cho Công ty.
2.2.3 Quá trình tuyển dụng
2.2.3.1 Tiêu chuẩn tuyển dụng
Hiện tại Công ty VT-Gas không áp dụng theo một tiêu chuẩn chung cụ thể nào, mà thường dựa vào nhu cầu lao động tại vị trí công việc cần tuyển để đề ra tiêu chuẩn cho vị trí công việc đó như:
- Giới tính: Vị trí cần tuyển nam hay nữ
- Độ tuổi: Quy định độ tuổi từ bao nhiêu, đến bao nhiêu
- Kinh nghiệm: Tùy theo vị trí để quy định người dự tuyển cần kinh nghiệm hay không và cần có bao nhiêu năm kinh nghiệm mới được dự tuyển
- Trình độ chuyên môn: Tùy theo từng vị trí công việc cần tuyển để đòi hỏi các ứng viên dự tuyển phải đáp ứng với mức trình độ chuyên môn tương ứng như: Công nhân kỹ thuật thì Trung cấp – Cao đẳng, lao động gián tiếp thì trình độ Đại học, quản lý thì trình độ từ Đại học trở lên, lao động phổ thông thì tốt nghiệp Phổ thông
Trung học .v.v. và thêm vào đó là tốt nghiệp loại nào, chuyên ngành gì, trường nào, đều được quy định rất rõ.
- Trình độ ngoại ngữ: Theo yêu cầu vị trí cần tuyển - Trình độ tin học: Theo yêu cầu của vị trí cần tuyển
- Sức khỏe: Sức khỏe của người dự tuyển phải đáp ứng với yêu cầu của vị trí công việc cần tuyển như chiều cao, cân nặng, sức khỏe loại mấy.
- Lý lịch cá nhân: Lý lịch phải rõ ràng, không có tiền án, tiền sự, đạo đức tốt, tính trung thực, lối sống lành mạnh và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc
- Tác phong: Nhanh nhẹn, siêng năng, chăm chỉ, chịu khó, khả năng nắm bắt công việc nhanh, ham học hỏi; chịu được áp lực công việc, có kỹ năng làm việc độc lập và làm việc theo nhóm, tư tưởng vững vàng, biết hi sinh lợi ích cá nhân vì lợi ích chung, vì mục tiêu của Công ty; có ý thức chấp hành kỷ luật tốt.
Ví dụ: Công ty VT-Gas cần tuyển nhân viên kế toán công nợ thì tiêu chuẩn tuyển dụng được đặt ra cho vị trí này là:
- Giới tính: Nữ
- Độ tuổi: Dưới 35 tuổi
- Kinh nghiệm: Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học ngành kế toán kiểm toán hoặc kế toán tài chính, đạt học lực từ trung bình khá trở lên.
- Trình độ ngoại ngữ: Trình độ B trở lên - Trình độ tin học: Sử dụng vi tính thành thạo
- Sức khỏe: Sức khỏe tốt, chiều cao 1,5m, cân nặng 45kg trở lên có ngoại hình dễ nhìn …
2.2.3.2 Quy trình tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng tại Công ty VT-Gas được thực hiện theo 6 bước, cụ thể được thể hiện Hình 2.6:
Stt Trách nhiệm
i Lưu đồ
01 Trưởng bộ phận
Nhu cầu tuyển dụng nhân sự Xem xét Hủy phê duyệt Thực hiện nghiệp vụ Không đạt tuyển dụng Thử việc Đánh giá sau thử việc Tuyển dụng chính thức hợp đồng o động) 02 Ban Giám đốc 03 - Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính - Bộ phận sử dụng nhân sự - Ban Giám đốc 04 - Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính - Bộ phận sử dụng nhân sự 05 - Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính - Bộ phận sử dụng nhân sự 06 - Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính - Bộ phận sử dụng nhân sự - Ban Giám đốc
Hình 2.6: Quy trình tuyển dụng tại Công ty VT-Gas Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính
Không đạt, chấm dứt hoặc tái thử
Bước 1: Nhu cầu tuyển dụng nhân sự: Căn cứ vào chủ trương, chính sách tuyển dụng của Công ty, trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng bộ phận, các Trưởng bộ phận lập tờ trình bổ sung nhân sự theo biểu mẫu quy định gồm: bộ phận cần tuyển, vị trí tuyển, số lượng, lý do tuyển, giới tính, độ tuổi, trình độ và ngày cần lao động, Trưởng bộ phận ký xác nhận vào phiếu và gửi lên phòng tổ chức – hành chính . Đối với yêu cầu tuyển dụng phát sinh ngoài kế hoạch thì Trưởng bộ phận lập tờ trình bổ sung nhân sự theo biểu mẫu quy định, gửi cho Trưởng phòng tổ chức – hành chính.
Bước 2: Nhận xét, phê duyệt: Sau khi nhận được phiếu yêu cầu tuyển dụng phòng tổ chức - hành chính sẽ tập hợp tất cả tờ trình, bổ sung nhân sự, cân đối nguồn lao động và kiểm tra nguồn lao động sẵn có để tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên trong Công ty, cũng như tạo điều kiện cho nhân viên được giới thiệu người thân, bạn bè của mình ứng tuyển vào Công ty trước, đề xuất phương án tuyển dụng, đề ra các tiêu chuẩn tuyển dụng, thời gian tuyển dụng cụ thể và thành phần tham gia tuyển dụng trình lên Ban Tổng Giám Đốc duyệt.
Bước 3: Thực hiện nghiệp vụ tuyển dụng: Sau khi Ban Giám đốc phê duyệt, Trưởng phòng Tổ chức-Hành chính sẽ thực hiện nghiệp vụ tuyển dụng theo các bước
- Thông báo tuyển dụng: Khi phương án tuyển dụng được duyệt thì bộ phận Tổ chức - Hành chính sẽ tiến hành ra thông báo tuyển dụng theo bảng tiêu chuẩn công việc, trên website của Công ty mục tuyển dụng, trên tất cả các bảng thông báo nội bộ, trên báo người lao đông, trên Trung tâm xúc tiến việc làm nơi cần tuyển dụng. Nội dung thông báo tuyển dụng bao gồm: vị trí cần tuyển, các yêu cầu và điều kiện dự tuyển như (giới tính, độ tuổi, trình độ, .v.v.), số lượng cần tuyển, thời gian nhận hồ sơ.v.v. Thực tế trong các năm qua, số lượng lao động tuyển vào làm việc tại Công ty là khá lớn nhưng số lao động tuyển từ bên ngoài vào là rất ít, đa số lao động được luân chuyển điều đông từ vị trí này sang vị trí khác, từ phòng này sang phòng khác, và tuyển thông qua giới thiệu của người thân nội bộ trong Công ty hoặc từ Tổng Công ty giới thiệu về. Với hình thức tuyển dụng như thế này thì Công ty sẽ thực hiện việc tuyển dụng nhanh, gọn, tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, hiểu văn hóa công ty, hiểu tính chất của công việc và nắm bắt công việc nhanh. Bên cạnh đó
với hình thức này thì người bên ngoài ít có cơ hội vào làm việc, Công ty có thể bỏ qua cơ hội chọn được người tài giỏi, không đổi mới được tư duy trong công việc.
- Thu nhận và sơ loại hồ sơ: Phòng Tổ chức – Hành chính có trách nhiệm thu nhận, kiểm tra và sơ loại hồ sơ. Những hồ sơ nào không đạt theo yêu cầu tuyển dụng sẽ được loại. Còn những hồ sơ đạt yêu cầu tuyển dụng phòng Tổ chức – Hành chính sẽ gửi thư mời, thông báo chi tiết thời gian phỏng vấn đến từng ứng viên và tiến hành tổ chức phỏng vấn. Nội dung hồ sơ phải thể hiện được đầy đủ các yếu tố theo quy định của vị trí công việc cần tuyển và đúng quy định của Pháp luật.
- Tổ chức phỏng vấn: Sau khi chọn lọc được các hồ sơ đạt tiêu chuẩn, Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính sẽ phối hợp với Trưởng bộ phận có nhu cầu nhân sự và với Ban Tổng Giám đốc cùng tham gia phỏng vấn. Hội đồng tuyển dụng sẽ giới thiệu sơ về tính chất công việc, mức thu nhập, thời gian thử việc, sau đó kiểm tra lý lịch, xem xét hồ sơ, kiểm tra kiến thức chuyên môn, kiểm tra kinh nghiệm, xem xét mức độ quan tâm đến công việc của từng ứng viên, sự hiểu biết về Công ty của ứng viên, mức độ xử lý tình huống của ứng viên, sau đó tổng hợp, đánh giá kết quả phỏng vấn, ra quyết định tuyển dụng.
- Ra quyết định tuyển dụng: Sau khi kiểm tra phỏng vấn, Hội đồng tuyển dụng sẽ họp để đi đến thống nhất quyết định chọn ứng viên nào và ứng viên nào dự khuyết. Khi có quyết định tuyển dụng, Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính sẽ gửi thư mời tới các ứng viên được lựa chọn và thư cảm ơn các ứng viên không được chọn.
Bước 4: Thử việc: Công ty cho ứng viên tiến hành thử việc với thời gian 3 tháng, mức thu nhập 70% theo mức lượng của vị trí tuyển dụng đã thỏa thuận. Trưởng bộ phận sử dụng lao động có trách nhiệm theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện trong suốt quá trình thử việc và đưa ra các đề xuất kiến nghị bằng mẫu phiếu nhận xét thử việc.
Bước 5: Đánh giá thử việc: Trước khi hết thời gian thử việc, cán bộ quản lý trực tiếp chủ động cho người thử việc tự đánh giá, sau đó có ý kiến đánh giá kết quả thử việc (ghi đầy đủ vào phiếu nhận xét thử việc) chuyển cho Trưởng phòng Tổ chức
– Hành chính. Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính có trách nhiệm thực hiện các bước tiếp theo của quy trình. Trong thời gian thử việc nếu ứng viên không đạt yêu cầu, thì có thể thỏa thuận kéo dài thêm thời gian thử việc nhưng không được quá ½ thời gian thử việc theo quy định hoặc chấm dứt thử việc. Nếu trong quá trình thử việc, nhân sự luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và luôn chấp hành các nội quy, quy định thì Công ty sẽ thỏa thuận tuyển ngay khi chưa kết thúc thời gian thử việc, bất cứ lúc nào. Và nếu sau khi thử việc không đạt nữa thì Công ty sẽ chấm dứt hợp đồng thử việc tạo cơ hợi cho ứng viên dự khuyết.
Bước 6: Tuyển dụng chính thức: Khi kết thúc thời gian thử việc, căn cứ vào