Từ khi thụ lý vụ án dân sự, Tòa án chính thức xác nhận thẩm quyền và trách nhiệm của mình trong việc giải quyết vụ án dân sự. Để có thể mở phiên tòa xét xử sơ thẩm vụ án, Tòa án phải tiến hành một loạt các hoạt động chuẩn bị xét xử nh-: phân công Thẩm phán giải quyết vụ án, thông báo việc thụ lý vụ án, lập hồ sơ vụ án, quyết định đ-a vụ án ra xét xử và triệu tập những ng-ời tham gia tố tụng đến tham gia phiên tòa.
Sau khi thụ lý vụ án, Tòa án phải phân công một Thẩm phán phụ trách giải quyết vụ án dân sự. Việc phân công này là cơ sở để Thẩm phán thực hiện đầy đủ nhiệm vụ, quyền hạn đ-ợc quy định tại Điều 41 Bộ luật Tố tụng dân sự và cũng là cơ sở xác định trách nhiệm của cá nhân Thẩm phán đối với việc giải quyết vụ án.
Theo Điều 172 Bộ luật Tố tụng dân sự, trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ ngày thụ lý vụ án, Chánh án Tòa án phân công một Thẩm phán giải quyết vụ án. Khi phân công Thẩm phán giải quyết vụ án thì cần tiếp tục phân công Thẩm phán đã thực hiện việc xem xét đơn khởi kiện và thụ lý vụ án.
Thông th-ờng, Thẩm phán này sẽ là ng-ời tham gia Hội đồng xét xử sơ thẩm vì đã nắm rõ đ-ợc các tình tiết của vụ án trong giai đoạn chuẩn bị xét xử. Tuy nhiên, ở một số n-ớc theo truyền thống pháp luật châu Âu lục địa, Thẩm phán lập hồ sơ vụ án có thể không phải là Thẩm phán xét xử tại phiên tòa.
Thẩm phán đ-ợc phân công giải quyết vụ án phải tiến hành lập hồ sơ vụ án để chuẩn bị xét xử. Điều 173 Bộ luật Tố tụng dân sự quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của Thẩm phán khi lập hồ sơ vụ án, bao gồm: thông báo về việc thụ lý vụ án; yêu cầu đ-ơng sự nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án; thực hiện một hoặc một số biện pháp để thu thập chứng cứ theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự.
Thông báo về việc thụ lý vụ án là nhiệm vụ đầu tiên mà Thẩm phán phải tiến hành sau khi đ-ợc phân công giải quyết vụ án. Thông báo về việc thụ lý vụ án có ý nghĩa rất quan trọng để bị đơn và các cá nhân, cơ quan, tổ chức có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến việc giải quyết vụ án biết đ-ợc vụ án đã đ-ợc thụ lý để chuẩn bị tham gia tố tụng nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình. Thẩm phán cũng phải thông báo cho Viện kiểm sát cùng cấp về việc Tòa án đã thụ lý vụ án để Viện kiểm sát thực hiện nhiệm vụ kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong quá trình giải quyết vụ án. Trong tr-ờng hợp bị đơn có yêu cầu phản tố hoặc ng-ời có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có yêu cầu độc lập thì Thẩm phán phải xem xét có chấp nhận giải quyết trong cùng một vụ án hay không.
Yêu cầu đ-ơng sự nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án: Theo Nghị quyết số 04/2005/NQ-HĐTP của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao ngày 17/9/2005 h-ớng dẫn thi hành một số quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự về "Chứng minh và chứng cứ" thì trong quá trình giải quyết vụ án, Thẩm phán phải giải thích cho đ-ơng sự biết, nếu đ-ơng sự có nghĩa vụ đ-a ra chứng cứ để chứng minh mà không đ-a ra đ-ợc chứng cứ hoặc không đ-a ra đủ chứng cứ, thì Tòa án tiến hành giải quyết vụ án theo thủ tục chung, căn cứ vào tài liệu, chứng cứ đã thu thập đ-ợc có trong hồ sơ vụ án, đ-ơng sự phải chịu hậu quả của việc không chứng minh đ-ợc hoặc chứng minh không đầy đủ.
Trong tr-ờng hợp xét thấy chứng cứ có trong hồ sơ vụ án ch-a đủ cơ sở để giải quyết thì Thẩm phán yêu cầu đ-ơng sự giao nộp bổ sung chứng cứ. Nh- vậy, mặc dù Bộ luật Tố tụng dân sự đã quy định nghĩa vụ cung cấp chứng cứ và chứng minh thuộc về các đ-ơng sự, nh-ng Thẩm phán vẫn giữ vai trò khá chủ động trong việc xác định các chứng cứ cần thiết để yêu cầu các bên cung cấp. Đây là điểm khác của luật tố tụng dân sự Việt Nam so với các n-ớc thuộc hệ thống pháp luật Anh - Mỹ. Thẩm phán ở các n-ớc này không có nhiệm vụ xác định các chứng cứ cần thiết cho việc giải quyết vụ án và yêu cầu các đ-ơng sự cung cấp, mà công việc này hoàn toàn thuộc về luật s- của các bên; khi các bên xuất trình chứng cứ, Thẩm phán tự mình đánh giá chứng cứ đó trong suy nghĩ mà không hề tác động hay yêu cầu ng-ời khác cung cấp chứng cứ [51, tr. 22-23]. Thẩm phán chỉ đóng vai trò là ng-ời trọng tài và chỉ xem xét, đánh giá chứng cứ do các bên cung cấp, trên cơ sở đó đ-a ra phán quyết. Tuy nhiên, trong những tr-ờng hợp đặc biệt, khi cảm thấy các bên đ-ơng sự ch-a xuất trình đầy đủ chứng cứ để kết thúc vụ kiện, Thẩm phán Chủ tọa có thể nói với luật s- của các bên về việc cung cấp thêm chứng cứ [51, tr. 23]. ở Việt Nam, do trình độ hiểu biết pháp luật của ng-ời dân còn hạn chế, đội ngũ luật s- hoạt động ch-a mạnh, nên việc Thẩm phán xác định các chứng cứ cần thiết còn thiếu và yêu cầu đ-ơng sự cung cấp là hợp lý trong điều kiện hiện nay.
Thẩm phán có thể tiến hành một hoặc một số biện pháp thu thập chứng cứ trong tr-ờng hợp đ-ơng sự không thể tự mình thu thập đ-ợc chứng cứ và có yêu cầu. Các biện pháp đó bao gồm: lấy lời khai của đ-ơng sự, ng-ời làm chứng; tr-ng cầu giám định; quyết định định giá tài sản; xem xét, thẩm định tại chỗ; ủy thác thu thập chứng cứ; yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp tài liệu đọc đ-ợc, nghe đ-ợc, nhìn đ-ợc hoặc hiện vật khác liên quan đến việc giải quyết vụ án (khoản 2 Điều 85 Bộ luật Tố tụng dân sự). Khi tiến hành các biện pháp này (trừ biện pháp lấy lời khai của đ-ơng sự, ng-ời làm chứng), Thẩm phán phải ra quyết định, trong đó nêu rõ lý do và yêu cầu của Tòa án (khoản 3 Điều 85). Việc quy định cho Thẩm phán phải ra quyết định
khi tiến hành một số biện pháp thu thập chứng cứ cụ thể có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định trách nhiệm cá nhân của Thẩm phán, đồng thời cũng là cơ sở để đ-ơng sự thực hiện quyền khiếu nại khi Thẩm phán ra quyết định không đúng đắn, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của đ-ơng sự.
Quy định của Khoản 2 Điều 85 Bộ luật Tố tụng dân sự một lần nữa cho thấy Thẩm phán trong tố tụng dân sự Việt Nam có vai trò t-ơng đối chủ động trong việc thu thập chứng cứ so với Thẩm phán các n-ớc thuộc hệ thống pháp luật Anh - Mỹ (ở các n-ớc này, Thẩm phán không tự mình thu thập chứng cứ của vụ kiện). Tuy nhiên, vai trò thu thập chứng cứ của Thẩm phán trong Bộ luật Tố tụng dân sự cũng đã thu hẹp rất nhiều so với Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án dân sự, Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án kinh tế và Pháp lệnh thủ tục giải quyết các tranh chấp lao động. Theo các Pháp lệnh này, Thẩm phán có thể tiến hành các biện pháp thu thập chứng cứ trong mọi tr-ờng hợp nếu thấy cần thiết cho việc giải quyết vụ án. Để đảm bảo nguyên tắc quyền tự định đoạt của đ-ơng sự, Bộ luật Tố tụng dân sự đã quy định nghĩa vụ cung cấp chứng cứ và chứng minh thuộc về các đ-ơng sự, nh-ng trong tr-ờng hợp đ-ơng sự không thể tự mình cung cấp đ-ợc chứng cứ thì cần phải có sự hỗ trợ từ phía Tòa án. Theo quy định tại Điều 85 Bộ luật Tố tụng dân sự, Thẩm phán chỉ có thể tiến hành thu thập chứng cứ khi có đủ các điều kiện sau đây: (1) Hồ sơ vụ án còn thiếu những chứng cứ cần thiết làm cơ sở cho việc giải quyết vụ án; (2) Đã yêu cầu đ-ơng sự giao nộp bổ sung chứng cứ; (3) Đ-ơng sự không thể tự mình thu thập đ-ợc chứng cứ và có yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ.
Trong các quy định về trình tự tiến hành các biện pháp thu thập chứng cứ (từ Điều 86 đến Điều 94), nhiệm vụ, quyền hạn của Thẩm phán về cơ bản đã đ-ợc xác định rõ. Các điều luật này quy định chính Thẩm phán (chứ không phải là Th- ký Tòa án hay một cán bộ Tòa án khác) là ng-ời tiến hành lấy lời khai của đ-ơng sự, ng-ời làm chứng; tiến hành đối chất; tiến hành xem xét, thẩm định tại chỗ; ra quyết định tr-ng cầu giám định, quyết định định giá tài sản; ra quyết định yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp chứng cứ: Nh-
vậy, Thẩm phán là chủ thể quan trọng nhất và rất chủ động khi tiến hành các biện pháp thu thập chứng cứ. Th- ký Tòa án chỉ là ng-ời giúp việc cho Thẩm phán trong một số hoạt động nghiệp vụ, còn Thẩm phán mới là ng-ời quyết định và trực tiếp tiến hành các biện pháp thu thập chứng cứ và chịu trách nhiệm cá nhân về các quyết định của mình. Đây là điểm tiến bộ của Bộ luật Tố tụng dân sự so với các Pháp lệnh về tố tụng dân sự, kinh tế, lao động tr-ớc đây.
Tuy nhiên, một điểm bất cập là theo Bộ luật Tố tụng dân sự, có ba tr-ờng hợp Thẩm phán có quyền tự mình tiến hành thu thập chứng cứ khi không có yêu cầu của đ-ơng sự, đó là: lấy lời khai của ng-ời làm chứng khi xét thấy cần thiết (khoản 1 Điều 87); đối chất khi xét thấy có sự mâu thuẫn trong lời khai của các đ-ơng sự, ng-ời làm chứng (khoản 1 Điều 88); quyết định định giá tài sản trong tr-ờng hợp các bên thỏa thuận mức giá thấp nhằm mục đích trốn thuế hoặc giảm mức đóng án phí (điểm b khoản 1 Điều 92). Trong khi đó, theo khoản 2 Điều 85, Thẩm phán chỉ đ-ợc tiến hành thu thập chứng cứ "trong tr-ờng hợp đ-ơng sự không thể tự mình thu thập đ-ợc chứng cứ và có yêu cầu" và quy định này không có ngoại lệ nào khác. Vì vậy, có thể khẳng định khoản 1 Điều 87, khoản 1 Điều 88, khoản 1 Điều 92 có nội dung không phù hợp với quy định tại khoản 2 Điều 85 Bộ luật Tố tụng dân sự, thậm chí là trái với nguyên tắc thu thập chứng cứ của Tòa án [31, tr. 114].
Ngoài các nhiệm vụ, quyền hạn nói trên, trong thời hạn chuẩn bị xét xử sơ thẩm vụ án dân sự, Thẩm phán còn thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác nh-: quyết định áp dụng, thay đổi, hủy bỏ các biện pháp khẩn cấp tạm thời, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án dân sự.