Xác lập và lựa chọn thông điệp
Các công ty thương mại có thể thông tin cho các khách hàng tiềm năng về mặt hàng và các ý niệm của nó, giá và địa điểm bán hàng. Một cách lý tưởng, một thông điệp phải tạo ra sự nhận biết ( Aware), gây thích thú, quan tâm (Interest), kích thích được ham muốn (Desire) và thúc đẩy đến hành động mua (Action). Mô thức này được biết đến với tên gọi AIDA. Việc thiết lập một thông điệp đòi hỏi giải quyết 3 vấn đề :
- Nói cái gì ( nội dung thông điệp )
- Nói thế nào cho hợp lý ( cấu trúc thông điệp) - Nói thế nào cho biểu cảm ( hình thức thông điệp) Xác lập và lựa chọn kênh truyền thông
Nhà quản trị giao tiếp phải lựa chọn các kênh truyền thông hữu hiệu. các kênh này có 2 loại lớn: có tính chất cá biệt cá nhân và có tính chất đại chúng
- Kênh truyền thông có tính chất cá biệt
Trong các kênh này 2 hay nhiều người sẽ trực tiếp giao tiếp lẫn nhau. Họ có thể giao tiếp mặt đối mặt, qua điện thoại hoặc qua thư từ trên cơ sở giao tiếp cá nhân. Các kênh truyền thông cá biệt rất có hiệu lực vì nó tạo cơ hội giao tiếp và phản hồi cá nhân
- Kênh truyền thông có tính chất đại chúng
Các kênh truyền thông chung là tập định hướng các phương cách truyền thông, truyền đi các thông điệp mà không có sự tiếp xúc hay phản hồi cá nhân. Chúng bao gồm các phương tiện truyền thông đại chúng và chọn lọc, bầu không khí và các sự kiện. Các phương tiện truyền thông đại chúng và chọn lọc bao gồm những phương tiện ấn phẩm ( báo, tạp chí, thư trực tiếp), những phương tiện truyền thông điện tử ( radio, tivi), những phương tiện trưng bày ( bảng quảng cáo, bảng hiệu, bích chương) nhằm hướng tới tập người nhận chuyên biệt.
Mặc dù việc truyền thông cá biệt thường có hiệu lực hơn truyền thông đại chúng nhưng truyền thông đại chúng vẫn là phương cách chính để kích thích truyền thông cá biệt.