8. Bố cục đề tài
2.2.1. Công tác bổ sung
Đáp ứng nhu cầu thông tin - tư liệu là nhiệm vụ quan trọng trong bất kỳ một cơ quan TTTV nói chung và TTTTTV Trường ĐHSPNTTW nói riêng. Để đáp ứng được nhiệm vụ quan trọng này thì công tác bổ sung vốn tài liệu phải được lãnh đạo Trung tâm quan tâm nhiều. Công tác bổ sung tài liệu phải dựa trên những tiêu chí, nguyên tắc nhất định, từng chức năng của mỗi bộ phận.
Hiện nay công tác bổ sung tại TTTTTV được tiến hành bằng nhiều hình thức như: mua, thu nhận tài liệu nội bộ, trao đổi, biếu tặng… và được tiến hành thường xuyên.
* Mua: Đây là hình thức bổ sung chủ yếu của TTTTTV.
- Đối với tài liệu dạng sách: Dựa trên cơ sở nội dung chương trình đào tạo của trường; Yêu cầu cụ thể của các khoa, bộ môn, phòng ban; Qua việc tích phiếu yêu cầu của bạn đọc tại TTTTTV, phiếu điều tra bạn đọc tại Trường ĐHSPNTTW,… mà TTTTTV tiến hành mua trực tiếp, đặt qua tại các công ty phát hành sách, các nhà xuất bản trên toàn quốc. Công tác bổ sung luôn chú trọng đến bổ sung những tài liệu chuyên ngành âm nhạc, mỹ thuật, văn hóa, thiết kế thời trang, các tài liệu tra
53
cứu, đặc biệt là chú trọng đến việc bổ sung những tài liệu quý hiếm trong lĩnh vực văn hóa, nghệ thuật.
- Đối với tài liệu báo - tạp chí: được đặt mua ở các cơ quan phát hành báo chí theo định kỳ.
+ Kinh phí bổ sung:
Trước đây, mỗi năm Trung tâm được cấp 52 triệu vào năm 2008, 67 triệu năm 2009, 80 triệu năm 2010, 100 triệu năm 2011 cho bổ sung tài liệu, 270 triệu năm 2012.
Trung tâm đã phân bổ kinh phí như sau:
- Kinh phí bổ sung báo - tạp chí chiếm 20% (không bổ sung báo - tạp chí ngoại văn)
- Kinh phí bổ sung sách việt văn là 80%
- Chưa có kinh phí cho phục chế các tài liệu hỏng.
TT Nội dung Thành tiền (đồng) Ghi chú
1 Bổ sung sách tiếng Việt 80.000.000
2 Báo - tạp chí tiếng Việt 20.000.000
TỔNG KINH PHÍ 100.000.000
Bảng 2.5 Tổng kinh phí bổ sung tài liệu trong năm 2011
+ Số lượng bổ sung:
Số lượng bổ sung đầu ấn phẩm và bản phẩm qua các năm tăng lên rõ rệt. Qua đây cho thấy công tác bổ sung đã được các cấp lãnh đạo Nhà trường quan tâm, số lượng sinh viên trong trường cũng tăng nhanh.
Bảng 2.6 Số liệu bổ sung sách Năm Đầu sách Bản sách 2008 200 800 2009 90 1.200 2010 250 1.500 2011 303 2.350 Tháng 4/2012 257 479
54
* Thu nhận tài liệu nội sinh:
“Nguồn tin nội sinh của trường đại học được tạo nên từ các loại hoạt động đào tạo, nghiên cứu. Nguồn tin này được xem như là hệ thống thông tin phản ánh đầy đủ, hệ thống về các thành tựu cũng như tiềm lực, định hướng phát triển của trường đại học” [14, tr.78]
Tài liệu nội sinh của Trường ĐHSPNTTW cũng được tạo nên từ các hoạt động đào tạo, nghiên cứu. Hàng năm, có các đề tài NCKH cấp Trường, cấp Bộ của các CB, GV & SV trong Trường được nghiệm thu; luận án Tiến sĩ, luận văn Thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp và các tài liệu hội thảo, hội nghị của trường được lưu giữ tại thư viện 01 bản để phục vụ NDT trong trường.
Nguồn tài liệu này rất quý và quan trọng vì vậy Trung tâm đã có nguyên tắc phục vụ nguồn này rất chặt chẽ, việc nhân bản phải được sự đồng ý của cán bộ thư viện và bạn đọc không được tự ý mang tài liệu ra ngoài thư viện.
Tuy nhiên với hình thức bổ sung này vẫn còn một số hạn chế như: Biện pháp thu thập tài liệu còn chưa thống nhất, đồng bộ, có rất nhiều đề tài NCKH, các tài liệu do giảng viên biên soạn, viết ra có giá trị, các đề tài NCKH của sinh viên, khóa luận,… cũng chưa được thu nhận tại Trung tâm vì chưa có quy chế rõ ràng về vấn đề giao nộp tại TTTTTV Trường ĐHSPNTTW (phần lớn nguồn này đều do cán bộ thư viện đi xin từ các đơn vị).
* Trao đổi: ngoài hình thức mua và thu nhận nội bộ Trung tâm còn có hình thức trao đổi, xin viện trợ của một số tổ chức trong và ngoài nước nhằm củng cố và phát triển phong phú thêm nguồn lực thông tin của mình.
- Từ năm 2010, Trung tâm đã nhận được 421 đầu tài liệu nước ngoài có giá trị do Quỹ Châu Á tặng thông qua Thư viện Quốc gia Việt Nam.
- Tranh thủ các mối quan hệ giữa Trường ĐHSPNTTW với Học viện Nghệ thuật Nanyang, Tập đoàn CPS - Nhật Bản và nhận được 229 đầu tài liệu bằng tiếng nước ngoài chủ yếu thuộc lĩnh vực âm nhạc, mỹ thuật,... Ngoài ra nguồn tài liệu phong phú thu được từ các dự án nước ngoài, tài liệu do giáo viên, cán bộ quản lý
55
của các khoa, phòng ban đi công tác tại nước ngoài về biếu tặng làm phong phú thêm bộ sưu tập vốn tài liệu của thư viện.
Nhìn chung công tác bổ sung của Trung tâm trong những năm gần đây cũng được chú trọng và đầu tư. Tuy nhiên như đã nêu ở trên nếu có sự liên kết, phối hợp giữa Trung tâm và các phòng ban, khoa, bộ môn thì công tác bổ sung sẽ tốt hơn, tránh sự chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ bổ sung, cũng như tránh lãng phí kinh phí bổ sung tài liệu.