8. Bố cục đề tài
2.2.2. Công tác xử lý tài liệu
Trong quy trình đường đi của tài liệu từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ NDT, khâu xử lý thông tin là công đoạn quan trọng nhất. Hoạt động này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ.
Công tác xử lý tài liệu của Trung tâm được xử lý theo ba công đoạn sau: xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức và xử lý nội dung.
* Xử lý kỹ thuật:
Là giai đoạn xử lý sơ lược cho tài liệu gồm các công việc sau: - Vào sổ đăng ký cá biệt cho từng tên tài liệu.
- Đóng dấu của thư viện vào trang tên sách và vào trang 17.
- In nhãn, dán nhãn và ghi số đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17. Giai đoạn xử lý kỹ thuật tương đối đơn giản, không phức tạp, nhưng yêu cầu sự cẩn thận, chuẩn xác, nhất là khi tiến hành vào sổ đăng ký cá biệt. Sổ đăng ký cá biệt giúp Trung tâm kiểm soát nguồn tài liệu của mình.
* Xử lý hình thức: là quá trình lựa chọn những chi tiết đặc trưng của tài liệu rồi trình bày theo các quy tắc nhất định giúp NDT có khái niệm về tài liệu trước khi tiếp xúc trực tiếp với tài liệu.
Công tác xử lý hình thức tài liệu của Trung tâm bao gồm: Mô tả thư mục (mô tả tài liệu theo quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD) và biên mục theo khổ mẫu biên mục MARC21.
* Xử lý nội dung:
Xử lý nội dung tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu bao gồm các công việc: phân loại tài liệu, định từ khóa, tóm tắt,… nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin của NDT.
56
Việc mô tả nội dung tài liệu có thể được thực hiện ở nhiều mức độ khác nhau. Tại Trung tâm, quy trình xử lý nội dung tài liệu chỉ dừng lại ở các công việc: phân loại, định từ khóa, không làm tóm tắt, chú giải và tổng luận.
** Phân loại:
Phân loại là một công đoạn mô tả nội dung tài liệu, qua đó người ta xác định được nội dung chính của tài liệu và thể hiện nó bằng một thuật ngữ của khung phân loại.[31, tr.222]
Trung tâm đã lựa chọn khung phân loại tổng hợp 19 lớp của Thư viên Quốc gia Việt Nam biên soạn cho công tác phân loại tài liệu. Đây là một sự lựa chọn đúng đắn với tính ổn định của khung phân loại này.
** Định từ khóa:
Là quá trình phân tích nội dung và chọn từ/cụm từ ổn định, đơn nghĩa để mô tả nội dung chính của tài liệu.
Mục đích của công việc này thiết lập điểm truy cập nội dung tài liệu bằng từ ngữ. Từ điểm truy cập này, NDT có thể tiếp cận và khai thác một/một số tài liệu có nội dung phù hợp với yêu cầu của họ. [25, tr.26]
Trước đây Trung tâm không sử dụng phương pháp định từ khóa nhưng hướng tới chuẩn nghiệp vụ và sự thống nhất trong việc sử dụng các từ khóa nên hiện nay Trung tâm sử dụng Bộ từ khóa có kiểm soát do Thư viện Quốc gia biên soạn.
Hiện nay, Trung tâm đã hồi cố xong toàn bộ sách trong các kho, biên mục sách theo khổ mẫu biên mục MARC21.