8. Bố cục đề tài
3.5.1. Xây dựng chính sách bổ sung
Việc xây dựng nguồn lực thông tin khoa học phải luôn luôn tính đến hệ thống kho tài liệu, tính chất sử dụng lâu dài, tính dự báo về sự hình thành và phát triển các ngành đào tạo của Nhà trường, tính cân đối trong các lĩnh vực khác nhau, tính ưu tiên về những vấn đề cấp thiết đang được đặt ra cho mục tiêu đào tạo của Nhà trường. Đó là một công việc vô cùng khó khăn và phức tạp. Để giúp cho người cán bộ bổ sung có được một công cụ chỉ đạo một cách nhất quán công tác bổ sung tài liệu, trước mắt TTTTTV cần phải đầu tư xây dựng một chính sách bổ sung tư liệu cho giai đoạn 2010 - 2015.
Chính sách bổ sung của TTTTTV Trường ĐHSPNTTW cần phải hoàn thiện về diện bổ sung. “Diện bổ sung là những tiêu chuẩn, tiêu chí hay nguyên tắc, dựa trên đó tiến hành lựa chọn tài liệu… Diện bổ sung của các thư viện được hiểu là một khái niệm rộng bao gồm các mặt như diện đề tài, diện địa lý mà tài liệu được xuất bản, hình thức ấn phẩm, loại hình tài liệu, ngôn ngữ, mức độ thu thập, thời gian xuất bản và số lượng bản cần bổ sung” [24, tr24]. Diện bổ sung liên quan mật thiết
90
đến nhiệm vụ của thư viện để xác định các loại tài liệu phù hợp với vốn sách báo của mình và nhu cầu của bạn đọc [36, tr45]. Có thể xem diện bổ sung là kim chỉ nam cho cán bộ bổ sung, giúp họ lựa chọn tài liệu chính xác hơn, khách quan hơn, phù hợp hơn với yêu cầu của NDT.
Những căn cứ pháp lý và khoa học để xây dựng diện bổ sung của TTTTTV là: - Đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về hoạt động giáo dục và đào tạo. - Căn cứ Luật Giáo dục ngày 14/6/2005;
- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 117/2006/QĐ-TTg ngày 26/5/2006 về việc thành lập Trường ĐHSPNTTW trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Sư phạm Nhạc - Họa Trung ương.
- Quyết định thành lập TTTTTV năm 2008 của Hiệu trưởng Trường ĐHSPNTTW với chức năng, nhiệm vụ Trung tâm.
- Nghiên cứu NCT của NDT tại trường trong thời điểm hiện tại và những NDT tiềm năng trong tương lai, căn cứ vào chiến lược phát triển của Nhà trường thông qua các cuộc điều tra, khảo sát để xác định thành phần NDT hiện tại cũng như NDT tiềm năng cùng với NCT của họ, qua đó có thể đề ra được hướng ưu tiên trong chính sách bổ sung của Trung tâm cần xây dựng.
- Nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng vốn tài liệu để có thể rút ra được những mặt ưu, nhược điểm của các khâu trong quá trình bổ sung và xác định vốn tài liệu trong kho có mặt mạnh, mặt yếu gì để rút kinh nghiệm để quyết định những chủ đề trọng tâm trong chính sách tương lai.
Trong quá trình xây dựng chính sách bổ sung việc chỉ ra các điều kiện ràng buộc, hạn chế của thư viện như khó khăn về tài chính, hạn chế về không gian, kho tàng, giá kệ để quyết định dạng tài liệu bổ sung như tài liệu điện tử trực tuyến, trên đĩa quang,… hơn là tài liệu in trên giấy.
- Phối hợp với các trường đại học đào tạo cùng chuyên ngành trong nước, ngoài nước như Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Mỹ thuật Việt Nam, Đại học Mỹ thuật Công nghiệp Hà Nội, Học viện Âm nhạc Quốc gia Việt Nam, Đại học Văn hóa Hà Nội, … trong công tác bổ sung và chia sẻ nguồn lực thông tin, để xây dựng vốn tài liệu làm phong phú bộ sưu tập của thư viện mình.
91
Mục tiêu cơ bản của việc xây dựng diện bổ sung tài liệu là nhằm xây dựng một kho tài liệu có đầy đủ, có hệ thống và hoàn chỉnh, đáp ứng mọi yêu cầu đa dạng của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường thuộc lĩnh vực âm nhạc, mỹ thuật, thiết kế thời trang, thiết kế đồ họa, quản lý văn hóa,...
+ Lĩnh vực ưu tiên bổ sung: là các ngành đào tạo hiện tại và các ngành mới mở của Trường ĐHSPNTTW. Ngoài lĩnh vực âm nhạc, mỹ thuật,… thì còn có các lĩnh vực khác như thiết kế thời trang, quản lý văn hóa, đồ họa,… Trung tâm cũng cần lưu ý đến nhu cầu giải trí của NDT mà bổ sung thêm tài liệu văn học, khoa học thưởng thức,…
Với từng chuyên ngành, tài liệu cần được phát triển theo trật tự ưu tiên như sau:
1. Bổ sung giáo trình và tài liệu phục vụ gần nhất những hoạt động học tập, giảng dạy của từng chuyên ngành đào tạo.
2. Bổ sung tài liệu chuyên khảo của từng lĩnh vực, nhằm tạo điều kiện cho NDT mở rộng phạm vi nghiên cứu cũng như tìm hiểu sâu hơn về lĩnh vực đó.
3. Bổ sung tài liệu tra cứu cho từng chuyên ngành: Bách khoa toàn thư, từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, niên giám, tài liệu thống kê,…
4. Bổ sung tài liệu phổ cập kiến thức. + Về loại hình tài liệu:
Trong thời gian tới Trung tâm cần chú trọng bổ sung tài liệu trên các vật mang tin khác, đặc biệt là tài liệu điện tử. Hiện nay tài liệu điện tử được xuất bản ngày càng nhiều, song song với các tạp chí, báo, sách in trên giấy, các nhà xuất bản còn xuất bản sách, báo, tạp chí điện tử (còn gọi là e-journal, e-book ...). Các tài liệu điện tử có thể tồn tại trên CD-ROM, trên mạng internet....Việc bổ sung các loại tài liệu này là một xu thế tất yếu trong thời gian tới.
Ngoài ra khi nói tới loại hình tài liệu ta không thể không nói tới cơ cấu phân chia kinh phí khi bổ sung tài liệu. Theo kinh nghiệm của Trung tâm cũng như các trung tâm khác ở các nước tiên tiến trên thế giới thì khoảng 2/3 kinh phí thường được dùng để bổ sung tạp chí, phần kinh phí còn lại để bổ sung sách và các loại tài liệu khác.
92
Căn cứ vào nhu cầu của NDT thông qua việc khảo sát mà Trung tâm thực hiện trong nhiều năm qua kết hợp với nghiên cứu của tác giả, dự kiến phân chia kinh phí theo loại hình tài liệu của Trung tâm như sau:
- Sách giáo trình: 60% - Sách tham khảo: 30% - Các loại tư liệu khác: 10%
Trung tâm cần xác định: NDT vừa là người sử dụng vừa là chủ thể thông tin và là những người cung cấp thông tin ngược trở lại thư viện qua các bài giảng, NCKH, bài báo khoa học,… để có kế hoạch thu thập và tổ chức khai thác triệt để nguồn tài liệu xám từ các khoa/bộ môn và các cán bộ/giảng viên/sinh viên trong trường.
+ Ngôn ngữ bổ sung
Xuất phát từ nhu cầu bạn đọc thực tế Trung tâm cần bổ sung thêm một số tài liệu chuyên ngành viết bằng ngôn ngữ nước ngoài như Anh, Pháp,… (sách chuyên ngành Mỹ thuật, Âm nhạc của thế giới).
+ Trình độ tài liệu
Là TTTTTV Trường ĐHSP Nghệ thuật TW có chuyên ngành đặc thù cao về đào tạo giáo viên âm nhạc, mỹ thuật; cán bộ quản lý văn hóa; thiết kế thời trang;… Trung tâm chỉ bổ sung có tuyển chọn, có ưu tiên các tư liệu dành cho người đọc có trình độ đại học, và một phần nhỏ cho trình độ cao đẳng và sau đại học.
Phối hợp trong công tác bổ sung
Phối hợp bổ sung là một nguyên tắc của hoạt động TTTV trong điều kiện bùng nổ thông tin, thiếu hụt kinh phí.
Hiện nay, Trung tâm đang là thành viên của Liên hiệp các thư viện đại học khu vực phía Bắc nhưng theo chúng tôi hoạt động phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn lực thông tin tại liên hiệp chưa hiệu quả. Trung tâm cần thúc đẩy xây dựng chính sách phối hợp bổ sung hợp lý với các thành viên trong liên hiệp, đặc biệt là với những trường hợp đại học có các chuyên ngành đào tạo tương tự như ĐHSPNTTW. Có thể kể đến như các trường đại học trực thuộc Đại học Quốc gia
93
Hà Nội, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, Học viện Âm nhạc Việt Nam, Đại học Mỹ thuật Việt Nam,…
Trước mắt, Trung tâm có thể tham gia các consortium để tiết kiệm kinh phí phát triển nguồn lực thông tin. Consortium thực chất là các hình thức liên kết giữa các cơ quan có cùng diện bổ sung để cùng hưởng lợi ích từ việc mua các gói thông tin với giá cả phải chăng từ các nhà cung cấp.
Chỉ có vậy Trung tâm mới đảm bảo được nguồn lực thông tin dồi dào với kinh phí bổ sung hàng năm hạn hẹp như hiện nay.
Công tác thanh lọc tài liệu
Công tác thanh lọc tài liệu không phải là công việc tiến hành trong chốc lát mà đó là một nhiệm vụ lâu dài và là một nội dung quan trong của công tác phát triển nguồn lực.
Trung tâm phải đề ra các tiêu chí về nội dung, thời gian, loại hình tài liệu để loại bỏ những tài liệu không phù hợp hoặc hết giá trị sử dụng.
Khi thanh lọc tài liệu cần quan tâm đến một số vấn đề như: - Giá trị sử dụng của tài liệu
- Mức độ tàng trữ của kho
- Mối quan hệ của tài liệu đó với các tài liệu khác
- Công tác lựa chọn tài liệu khi bổ sung: các yếu tố dẫn đến việc bổ sung một tài liệu thì sau này có thể dẫn đến quyết định loại bỏ tài liệu đó.
Dựa trên quy luật lỗi thời thông tin ta thấy khi nhu cầu tài liệu giảm dần thì cũng đồng nghĩa với thời gian xuất bản của chúng tăng dần (tỉ lệ nghịch với nhau). Hai chuyên gia người Mỹ là R.Becton và R.Kepler đã đưa ra khái niệm: “Nửa vòng đời của tài liệu” - thực chất là “khoảng thời gian từ lúc công bố đến lúc tài liệu được sử dụng nhiều nhất, sau đó giá trị sử dụng giảm dần”. Mặc dù các tài liệu có tuổi thọ khác nhau trong từng lĩnh vực khoa học nhưng nhu cầu của NDT mới là yếu tố chính cần xem xét.
Tài liệu về âm nhạc, mỹ thuật thường có vòng đời dài hơn tài liệu công nghệ thông tin, kinh tế,… tuy nhiên nếu tài liệu trong thư viện đã quá nửa vòng đời mà
94
NDT vẫn có nhu cầu sử dụng thì Trung tâm cần giữ lại và bổ sung thêm. Với những tài liệu chưa đủ vòng đời nhưng NDT sử dụng ít hoặc không có nhu cầu trong một thời gian dài thì Trung tâm sẽ không bổ sung và đưa ra khỏi bộ sưu tập thư viện.
Bên cạnh đó, tài liệu trùng bản (quá nhiều bản) cũng cần đưa bớt ra khỏi bộ sưu tập nhằm tạo điều kiện tăng diện tích kho.
Đội ngũ cán bộ làm công tác phát triển nguồn lực thông tin
Đó phải là những cán bộ có trình độ chuyên môn vững vàng, có kiến thức tổng quát về các lĩnh vực tri thức và am hiểu các nhóm NDT cũng như các nguồn cung cấp tài liệu.
Bên cạnh đó, những cán bộ này phải nắm vững kế hoạch đào tạo của các khoa và đề cương bài giảng của từng môn học để làm căn cứ xây dựng và hoàn thiện chính sách phát triển nguồn lực thông tin.
Tóm lại, văn bản về chính sách phát triển nguồn lực thông tin ra đời sẽ là công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và làm việc hàng ngày của cán bộ bổ sung, là kim chỉ nam để xây dựng nguồn lực thông tin hiệu quả cho thư viện.