8. Bố cục đề tài
3.5.3. Hình thức bổ sung tài liệu
Hình thức bổ sung tài liệu của TTTTTV Trường ĐHSPNTTW cần đẩy mạnh đa dạng hóa dựa trên cơ sở 3 hình thức bổ sung tài liệu chính: mua, thu nhận tài liệu nội sinh, trao đổi như đã trình bày ở trên.
95
- Mua tài liệu là hình thức bổ sung quan trọng nhất, dựa vào ngân sách Nhà trường cấp, được đặt mua qua Tổng Công ty Phát hành sách báo Trung ương – Xunhasaba, mua trực tiếp qua các nhà xuất bản, cơ quan xuất bản, các cửa hàng sách báo. Việc lựa chọn đặt mua tài liệu phù hợp với chuyên ngành giảng dạy của Nhà trường qua các kênh trên đây sẽ đảm bảo về mặt chất lượng cũng như số lượng, làm cho vốn tài liệu có hệ thống và phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm.
Tuy nhiên để nâng cao chất lượng tài liệu, đồng thời đảm bảo được yêu cầu đáp ứng nhanh chóng, kịp thời, Trung tâm cần tính đến việc đặt mua các tài liệu trực tiếp với nước ngoài không qua Công ty xuất nhập khẩu sách báo (Xunhasaba). Điều này cũng có thể thực hiện thông qua các cán bộ của Trường đi công tác ở nước ngoài, nhờ họ tìm kiếm và mua giúp hoặc thông qua các chuyên gia nước ngoài có quan hệ hợp tác với Nhà trường để xin tài liệu. Hình thức tạo nguồn này vừa nhằm nâng cao được chất lượng, vừa rẻ hơn vì không mất kinh phí qua khâu trung gian.
Ngoài ra cần tính thêm một giải pháp nữa là mua các bài báo lẻ qua Internet. Hiện nay, rất nhiều cơ quan thông tin lớn trên thế giới cũng sử dụng hình thức này. Ta biết trên Internet có rất nhiều website chuyên cung cấp các bài báo như Uncover, có địa chỉ http://www.uncover.com, INSIT có địa chỉ http://www.insit.fr.com,... với giá cả tuy cao nhưng có thể chấp nhận được trong một số trường hợp cụ thể. Đối với những tên tạp chí đắt tiền mà không có nhiều người sử dụng, nên chuyển từ hình thức mua toàn bộ tên tạp chí sang mua lẻ từng bài báo theo yêu cầu của người đọc sẽ nâng cao được hiệu quả sử dụng tài liệu và tiết kiệm kinh phí. Để làm rõ điều này ta hãy lấy ví dụ sau: giả sử Trung tâm cần mua một tên tạp chí có giá 8.000USD, trong quá trình sử dụng thấy rằng, mỗi năm chỉ có khoảng 100 bài báo tạp chí được NDT quan tâm và sử dụng. Trong trường hợp này nếu ta mua 100 bài báo tạp chí lẻ với giá khoảng 20 USD sẽ mất 100 x 20 USD = 2.000 USD, rõ ràng là kinh tế hơn so với trường hợp mua cả tạp chí.
- Tăng cường trao đổi tài liệu trong nước và ngoài nước. Hiện nay do kinh phí dành cho bổ sung tài liệu ở hầu hết các thư viện, các trung tâm thông tin đều trong tình trạng thiếu hụt, kể cả các thư viện, các trung tâm thông tin ở các nước
96
giàu như Hoa Kỳ, Nhật Bản... Nguyên nhân chủ yếu là mức tăng kinh phí hàng năm không theo kịp đà tăng trưởng của nguồn tài liệu. Chính vì vậy, Trung tâm cần đẩy mạnh hình thức trao đổi tài liệu với các thư viện đại học có cùng ngành nghề đào tạo như: thư viện Đại học Mỹ thuật Việt Nam, Học viện Âm nhạc Quốc gia, Đại học Văn hóa Hà Nội, Học viện Nghệ thuật Nangyang,…
- Củng cố và tăng cường nguồn tin nội sinh. Có thể nói đây là một nguồn tư liệu vô cùng phong phú và có giá trị khoa học rất cao, chứa đựng kết quả nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong Trường. Để thu thập nguồn tin nội sinh được đầy đủ và đưa ra khai thác thực sự có hiệu quả thì trước tiên thư viện cần tham mưu, đề xuất quy định về việc nộp tài liệu nội sinh với lãnh đạo Nhà trường, tiếp đến thư viện phải chủ động đôn đốc, thường xuyên theo dõi việc thực hiện quy định đó.