Chiến lược truyền thông đóng vài trò quan trọng trong việc quảng bá sản phẩm dịch vụ, các chương trình sự kiện của thư viện nhằm tăng tần suất sử dụng thư viện, khẳng định vai trò quan trọng của cơ quan thông tin phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Thư viện cũng quan tâm đến việc quảng bá sản phẩm và dịch vụ của thư viện đến người dùng tin. Tuy nhiên, thư viện chưa có kinh phí dành cho hoạt động marketing thường xuyên nên những sản phẩm có giá trị như tạp chí điện tử, tạp chí ngoại văn,…chưa được quảng bá đầy đủ đến người dùng tin. Dẫn đến việc người dùng tin không biết để sử dụng (theo phiếu điều tra của thư viện) gây nên sự lãng phí. Những hình thức mà thư viện quảng bá về thư viện, về sản phẩm và dịch vụ thường trên website hoặc hòm thư nội bộ của trường. Còn các hình thức quảng bá khác như tờ rơi, tờ bướm, poster về sản phẩm và dịch vụ thư viện thì chưa biết sử dụng để mang lại hiệu quả quảng bá cao. Thỉnh thoảng thư viện in tờ bướm, tờ rơi giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ nhưng việc làm này không diễn ra thường xuyên và không có kế hoạch cụ thể.
Ngoài ra thư viện trường đại học Hà Nội cũng sử dụng một số hình thức khác để quảng bá sản phẩm dịch vụ thư viện như:
-Diễn đàn: Người dùng tin có thể trao đổi thông tin với cán bộ thư viện thông qua diễn đàn của thư viện, tham gia diễn đàn, đăng các bài giới thiệu sách mới, các tin tức sự kiện,…thời gian qua diễn đàn của thư viện hoạt động
tương đối tốt, tuy nhiên nội dung và hình thức của diễn đàn chưa được đa dạng và đẹp mắt. Các mục của diễn đàn cũng chưa được phong phú bắt mắt đối với người dùng tin. Cán bộ thư viện phải dành thời gian làm nhiều công việc chuyên môn khác nên chưa tập trung trả lời những thắc mắc ngay trên diễn đàn
Hình 2.1. Giao diện chính của trang web
- Bên cạnh các hình thức trên, thư viện còn tổ chức sự kiện, triển lãm, hội thảo, tổ chức lớp học. Đây cũng là một hình thức quảng bá hình ảnh thư viện. Năm 2005 Thư viện đã tổ chức triễn lãm tài liệu nhân dịp 45 năm ngày thành lập trường về nghiên cứu khoa học và tài liệu về giáo dục nhân dịp 20/11. Năm 2010 thư viện đã tổ chức hội thảo kỷ niệm 100 năm ngày mất của nhà văn Nga vĩ đại Lextonstoi. Năm 2004 – 2005 thư viện tổ chức lớp học tiếng
Anh cho cán bộ thư viện trong cả nước (do AP tài trợ). Năm 2006 thư viện tổ chức lớp kiến thức thông tin cho cán bộ thư viện trong cả nước. Năm 2009, thư viện tổ chức tọa đàm “Bí mật đằng sau nhục thân của các thiền sư”. Năm 2010, thư viện tổ chức triễn lãm “ 1000 năm Thăng Long – Đông Đô – Hà Nội”. Ngoài ra thư viện còn tổ chức các khóa tập huấn sử dụng phần mềm quản lý thư viện dành cho các trợ lý khoa (người quản lý thư viện khoa). Thông qua các cuộc triễn lãm, hội thảo, tọa đàm này thư viện đã thu hút sự quan tâm chú ý của cán bộ giảng viên, sinh viên đến tham quan, tìm hiểu về thư viện. Đây cũng là cơ hội thu hút sự quan tâm của các báo, đài đưa tin về thư viện, tạo hình ảnh tốt đẹp trong mắt người dùng tin và bạn bè đồng nghiệp trên cả nước.
Thư viện đã thực hiện tốt việc tổ chức các hội thảo, triễn lãm,… tuy nhiên những hoạt động này lại không được tổ chức thường xuyên và có kế hoạch lâu dài.
- Thư viện đã kết hợp với khoa công nghệ thông tin tham gia giảng dạy kiến thức thông tin cho sinh viên chính quy, đây cũng là cơ hội tốt để quảng bá về thư viện
Dưới đây là bảng tổng hợp các kênh truyền thông về sản phẩm và dịch vụ của thư viện mà người dùng tin biết đến.
Người dùng tin
Biết đến SPDV thư viện qua các kênh truyền thông Cán bộ thư
viện
Trang web của thư viện
Tổ chức sự kiện Hội nghị, hội thảo Cán bộ quản lý 36,7% 45,5% 4,6% 7,8% Giảng viên 52,6% 44,4% 5,6% 9,4% Cán bộ hành chính 43,2% 48,8% 10% 6,6%
Bảng 2.11: Các kênh truyền thông được biết đến
Từ bảng 2.11 cho thấy rằng vai trò của cán bộ thư viện đóng vai trò rất quan trọng trong việc quảng bá các sản phẩm và dịch vụ thư viên. 36,7% nhóm cán bộ quản lý, 43,2% nhóm cán bộ hành chính và 52,6% nhóm giảng viên biết về sản phẩm và dịch vụ thông tin qua cán bộ thư viện. Mỗi khi có cơ hội gặp gỡ, tiếp xúc các cán bộ, giảng viên của trường cán bộ thư viện tranh thủ giới thiệu, quảng bá về thư viện. Đây cũng là một kênh thông tin có hiệu quả.
Một kênh truyền thông nữa cũng rất hiệu quả đó là trang web của thư viện, tỉ lệ người dùng tin biết đến sản phẩm dịch vụ thông tin qua kênh thông tin này là rất lớn, giao động trong khoảng 45% giữa các nhóm người dùng tin.
Tổ chức sự kiện và hội thảo hội nghị lại là hình thức quảng bá kém hiệu quả hơn cả, số lượng người dùng tin biết đến sản phẩm và dịch vụ thông tin qua các kênh thông tin này là rất ít, chỉ chiếm một tỉ lệ rất nhỏ, cao nhất là 10% (nhóm cán bộ hành chính) còn lại đều giao động ở mức 5-6%. Đây cũng là một thực trạng mà người làm marketing cần nghiên cứu để đưa ra giải pháp. Nhìn chung, thư viện đã sử dụng các công cụ marking trong hoạt động marketing của mình nhưng vẫn chưa biết cách sử dụng các công cụ này một cách có hiệu quả. Sản phẩm và dịch vụ thông tin chủ yếu là miễn phí, Thư viện chưa tạo được nhiều các sản phẩm và dịch vụ có thu đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng tin. Giá cả được đánh giá cơ bản là hợp lý có thể chấp nhận được, chỉ còn một số dịch vụ được đánh giá là cao như phí làm thẻ sinh viên, chưa có sự phân biệt nhiều về giá cả giữa những đối tượng người dùng tin khác nhau. Công cụ phân phối cũng chưa được thư viện thực hiện một cách bài bản, vẫn còn manh mún, chưa tạo được sự thuận tiện cho người dùng tin, chủ yếu là phân phối tại chỗ. Công cụ truyền thông cũng đã được thực
hiện, tuy nhiên thư viện chưa xây dựng được các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn, không tạo được sự chủ động trong hoạt động mà phụ thuộc rất nhiều về cơ chế xin cho. Tóm lại, mặc dù thư viện đã quan tâm đến công tác marketing nhưng việc thực hiện chiến lược marketing chưa được thực hiện đầy đủ, chưa tận dụng được hết các hình thức quảng bá như tờ rơi, tờ bướm, chưa biết cách kết hợp các hình thức quảng bá để tăng hiệu quả của quảng bá. Các công cụ marketing được sử dụng một cách riêng rẽ, chưa có sự kết hợp chặt chẽ với nhau và trong bản thân các công cụ cũng hoạt động rời rạc chưa có sự kết nối, hoạt động này chưa hỗ trợ cho hoạt động kia. Vì vậy để hoạt động marekting hoạt động có hiệu quả, trong chương 3 của luận văn chúng tôi tiến hành xây dựng chiến lược marketing cho phù hợp với từng phân đoạn người dùng tin.
Chương 3 : Xây dựng chiến lược marketing phát triển người dùng tin là cán bộ và giảng viên tại thư viện trường đại học Hà Nội.