Chiến lược truyền thông đóng vài trò quan trọng trong việc quảng bá sản phẩm dịch vụ, các chương trình sự kiện của thư viện nhằm tăng tần suất sử dụng thư viện, khẳng định vai trò quan trọng của cơ quan thông tin phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Thư viện là tổ chức phi lợi nhuận và nhiệm vụ là thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin. Ý thức được tầm quan trọng đó, thư viện trường đại học Hà Nội cần xây dựng kế hoạch cho chiến lược truyền thông như sau:
- Internet: Thư viện đại học Hà nội chọn phương tiện quảng bá thuận lợi mà ít tốn kém nhất là qua trang web của thư viện. Cán bộ thư viện có thể đăng tải những thông tin về sản phẩm và dịch vụ thông tin, các bài viết giới thiệu sách mới, tạp chí điện tử hàng tháng, hàng tuần. Đưa các thông tin về lịch tổ chức các lớp học miễn phí (hướng dẫn phần mềm Endnote dành cho cán bộ, giảng viên), lịch đăng ký sử dụng các phòng đa phương tiện của thư viện, đăng ký
phòng hội thảo nhỏ. Tuy nhiên để nâng cao chất lượng quảng bá thì thư viện cũng cần nâng cao chất lượng trang web (đã trình bày ở trên).
- Diễn đàn: Ở đó người dùng tin là cán bộ, giảng viên có thể trao đổi, chia sẻ hay nêu ra những thắc mắc những vấn đề liên quan đến thư viện. Cán bộ thư viện là những người có trách nhiệm giải đáp những thắc mắc đó. Trong thời gian tới thư viện sẽ cập nhật thường xuyên diễn đàn, liên tục đăng những bài mới về giới thiệu sách mới, giới thiệu thư mục chuyên ngành, bàn luận về quyển sách mới,….và gửi đường link đến cho cán bộ, giảng viên qua email hoặc hòm thư nội bộ.
- E-Mail: Các địa chỉ email của cán bộ, giảng viên được thu thập qua phòng tổ chức cán bộ. Từ đó, Thư viện đại học Hà nội gửi thông tin về thư viện như là giới thiệu sách mới, thư mục sách mới,...liên quan đến chuyên ngành cũng như công việc của từng đối tượng người dùng tin cụ thể. Thư viện cũng trả lời những thắc mắc liên quan đến sử dụng thư viện và các câu hỏi tra cứu qua email. Việc gửi thông tin này được thư viện tiến hành thường xuyên và có cán bộ chuyên trách.
- Hòm thư nội bộ: Tất cả cán bộ, giảng viên làm việc trong trường đều có tài khoản và mật khẩu để sử dụng hòm thư nội bộ của trường. Vì vậy, thư viện có thể liên kết gửi tới cán bộ, giảng viên những bản tin ngắn về các sự kiện sắp được tổ chức, các nội quy mới, chính sách hoạt động, chính sách phối hợp giữa các đơn vị trong toàn trường của thư viện hay trả lời trực tiếp những câu hỏi của cán bộ, giảng viên qua hòm thư nội bộ.
- Các tờ rơi, tờ gấp và poster. Hình thức quảng bá này rất đơn giản và dễ sử dụng cho người dùng tin. Trong thời gian tới, Thư viện sẽ quan tâm đến việc xây dựng hình thức quảng bá này và sử dụng chúng một cách rộng rãi, tiến
hành xuất bản các loại tờ rơi, tờ bướm, poster này theo định kỳ tháng, quý hoặc năm và gửi về các văn phòng khoa hoặc phòng ban trong toàn trường. - Tổ chức sự kiện, triển lãm, hội thảo, tổ chức lớp học. Đây cũng là một hình thức quảng bá hình ảnh thư viện thuận lợi. Thư viện sẽ lên kế hoạch tổ chức các sự kiện, triễn lãm,….thường xuyên và theo định kỳ.
- Marketing trực tiếp: Quảng cáo bằng miệng mỗi khi có cơ hội, gặp gỡ tiếp xúc với các cán bộ, giảng viên. Ví dụ khi thư viện mua tạp chí điện tử sẽ gửi thông tin về tạp chí đến người dùng tin, sau đó mỗi khi có cơ hội tiếp xúc sẽ hỏi xem họ sử dụng thế nào, có hiệu quả và hữu ích không, có khó khăn gì cần giúp đỡ không,…Hình thức quảng cáo này phụ thuộc rất nhiều kỹ năng giao tiếp của cán bộ làm marketing. Hình thức này phải tiến hành thường xuyên và có quy trình (nói cái gì và nói như thế nào).
- Tạo mối quan hệ tốt giữa cán bộ thư viện và cán bộ giảng viên trong trường: nhờ họ tư vấn bổ sung tài liệu, tư vấn ngôn ngữ của tài liệu, cùng họ biên mục tài liệu của các khoa, giúp đỡ họ khi họ có yêu cầu về tài liệu.
- Gửi danh mục tài liệu tham khảo các chuyên ngành mà cán bộ, giảng viên đang nghiên cứu bằng cách liên hệ với phòng Nghiên cứu Khoa học để xin tên đề tài của họ.
Chương trình hành động
1) Việc quảng bá sản phẩm và dịch thư viên trên Internet do ban lãnh đạo, tổ marketing và tổ kỹ thuật thực hiện
Công việc cần thực hiện: hoàn thiện chỉnh sửa, cập nhật dữ liệu, đưa thông tin quảng bá về sản phầm và dịch vụ của thư viện
Thời gian dự kiến thực hiện: tháng 3/2012
2) Tổ chức hội thảo, triễn lãm, tổ chức tập huấn, … do ban lãnh đạo và tổ marketing thực hiện.
Công việc cần thực hiện là lên kế hoạch chi tiết tổ chức các hội thảo, triễn lãm, tổ chức hội thảo “Chấn hưng văn hóa đọc” diễn ra trong năm nay
Thời gian dự kiến thực hiện: tháng 11/2012
Kinh phí dự kiến: Nhà trường cấp theo kinh phí nghiên cứu khoa học 3) Marketing trực tiếp
Tiến hành marketing trực tiếp do toàn bộ cán bộ thư viện thực hiện
Công việc cần thực hiện: lập danh mục cụ thể sản phẩm và dịch vụ thư viện, nắm được mặt mạnh và mặt hạn chế của từng sản phẩm, dịch vụ để có kế hoạch quảng bá thật hợp lý
Thời gian dự kiến thực hiện: tháng 8/2012
Kinh phí dự kiến: không sử dụng