Để tạo điều kiện cho người dùng tin sử dụng thư viện được dễ dàng, thư viện cải tiến quy trình phục vụ như sau:
- Quy trình mượn trả: Thư viện cần duy trì quy trình phục vụ đã được cải tiến là quy trình một cửa, nghĩa là người dùng tin có thể mượn, trả tài liệu ở cùng một vị trí tại tầng 1 tòa nhà thư viện. Như vậy giúp cho cán bộ, giảng viên không phải di chuyển nhiều, không phải đến từng phòng để trả tài liệu. Đồng thời, thư viện sẽ tiếp tục hoàn thiện để có được quy trình phục vụ người dùng tin tốt hơn nữa.
+ Xây dựng hệ thống chỉ dẫn: treo những bảng chỉ dẫn về vị trí phòng tài liệu, mỗi phòng lại có những chỉ dẫn cụ thể. Ví dụ phòng ngoại văn có nhiều tài liệu các thứ tiếng như Anh, Nga, pháp , Nhật,….Mỗi một giá nên có những chỉ dẫn, giúp người dùng tin có thể định vị và tìm kiếm thông tin được dễ dàng
- Quy trình làm thẻ: Thư viện nên cải tạo quy trình như sau: nộp ảnh, nộp thẻ và nộp tiền ở thư viện và 1 tuần sau đến lấy thẻ, giảm thời gian chờ đợi và phải đi lại nhiều cho người dùng tin là cán bộ, giảng viên.
- Quy trình tập huấn: Thời gian tập huấn dài (4 tiết), thư viện nên rút ngắn xuống còn 2 tiết, chỉ trình bày những thông tin ngắn gọn còn lại phát tài liệu cho người dùng tin tự nghiên cứu và đọc thêm.
Chương trình hành động
Ban giám đốc và tổ dịch vụ, tổ giải đáp thông tin kết hợp thực hiện
Công việc cần thực hiện là xây dựng, đổi mới quy trình phục vụ của thư viện: quy trình làm thẻ, quy trình tập huấn, quy trình mượn trả,…
Thời gian dự kiến thực hiện: tháng 8/2012
Kinh phí: Không sử dụng