- Về vấn đề thuê tàu biển:
3. Một số kỹ thuật đề nghị trong đàm phán
3.1. Kỹ thuật đề nghị
Đề nghị là việc đưa ra một gợi ý, một phương án giải quyết vấn đề để đối phương cân nhắc nhằm đi đến thỏa thuận. Đề nghị cần được đưa ra vào thời điểm thích hợp được trình bày ngắn gọn, rõ rang và nên nhấn mạnh được thiện chí thỏa thuận. Thời điểm thích hợp của việc đưa ra đề nghị phụ thuộc vào chiến lược mà ta chọn. Ta có thể chọn cách chủ động đặt vấn đề trước hoặc để đối phương đưa ra đề nghị trước.
•Kỹ thuật đưa đề nghị
Nếu ta đề nghị trước thì lời đề nghị nên:
Chỉ rõ tất cả các điều kiện liên quan “ Nếu anh để cho chúng tôi…chúng tôi sẽ cung cấp cho anh…”
Tìm hiểu phản ứng của đối phương “ Anh cảm thấy thế nào nếu chúng tôi đề nghị…?”. Nên tiên liệu trước các phản ứng có thể có của đối phương.
Không nên thể hiện sự nhượng bộ nhưng cũng không nên đưa ra các yêu cầu không thực tế, thái quá, dẫn đến khó có cơ sở để đạt đến thỏa thuận.
Nhấn mạnh vào các thuận lợi mà đề nghị của ta mang lại. Lợi ích luôn “dễ chịu” hơn “cái giá phải trả”.
Ta nên đưa ra những đề nghị nằm trong phạm vi thỏa thuận, nghĩa là nằm trong phạm vi mà đối tượng có thể điều chỉnh và ta có thể nhượng bộ song cuối cùng vẫn đảm bảo lợi nhuận cao nhất có thể cho bên mình. Muốn vậy, ta phải chuẩn bị cẩn thận các lý lẽ để bảo vệ cho những đề nghị của mình.
•Kỹ thuật đối phó với việc đối phương đưa ra đề nghi trước
Để đối phương đưa ra đề nghị trước cũng có thể tạo cho ta lợi thế. Trước hết, giúp ta cảm nhận sự cách biệt trong quan điểm của 2 bên để từ đó ta có thể nhanh chóng tìm ra các giải pháp xích hai bên gần nhau hơn. Mặt khác, ta có thể trình bày các lý lẽ của mình nhằm hủy bỏ đề nghị ban đầu của đối phương khiến đối phuơng phải đưa ra đề nghị khác trong khi đối phương vẫn chưa biết quan điểm của ta như thế nào. Tuy nhiên, thủ pháp này không dễ gì thành công trước một nhà đàm phán
sành sỏi. Họ không dễ gì bị dụ vào việc thảo luận đề nghị của họ. Ngược lại, họ sẽ đề nghị ta đưa ra ý kiến phản bác và cả hai bên cùng lật ngửa quân bài. Tốt nhất, ta nên đặt câu hỏi ngay sau khi kết thúc thủ tục khai mạc đàm phán để giành quyền đề nghị đối phương lật bài ngửa quân bài của họ.
Nếu đối phương đề nghị trước, ta cần có thời gian xem xét những gì họ nói. Đừng ngại yêu cầu họ giải thích thêm vì khi đó, ta có thêm thời gian để suy nghĩ và có thể thu thập thêm thông tin từ họ. Tạm nghỉ để trao đổi trong nhóm nếu thấy cần thiết nhưng nên thận trọng và hạn chế sử dụng chiến thuật này. Khi trả lời nên bắt đầu bằng việc tóm tắt lại lời đề nghị của đối tác.
3.2. Kỹ thuật giao tiếp- truyền đạt thông tin
Phương tiện để trao đổi thông tin trong đàm phán là các đề nghị và phản bác, các thỏa thuận và nhượng bộ. Trong phần này, tác giả sẽ tóm tắt trình bày một số kỹ thuật cơ bản của quá trình giao tiếp trong đàm phán
•Kỹ thuật đặt câu hỏi
Để tiết kiệm thời gian, giành quyền chủ động trong hướng đàm phán và thu thập được những thông tin cần thiết cho mình, thì ta phải nắm được kỹ thuật đặt câu hỏi. Cần lựa chọn điểm đặt câu hỏi phù hợp, tránh cắt ngang lời nói của đối phương Không nên đặt những câu hỏi không liên quan đến nội dung đàm phán hay liên quan đến thông tin bí mật. Khi đặt câu hỏi nên giải thích cho đối tác biết mục đích của việc đặt câu hỏi nếu có thể như khẳng định việc cung cấp thông tin là vì lợi ích hai bên, vì sự thành công của cuộc đàm phán. Có vậy, đối tác mới hứng thú cung cấp thông tin bổ ích cho ta. Dưới đây là một số loại câu hỏi hay dùng trong đàm phán
- Câu hỏi đóng
Đây là loại câu hỏi đòi hỏi người trả lời chỉ được phép trả lời hoặc “có” hoặc “không”, được sử dụng khi ta muốn có câu trả lời xác định về một vấn đề nào đó. Hoặc trong trường hợp ta muốn thu hẹp vấn đề lại theo ý mình. Tuy nhiên, loại câu hỏi này dễ gây ra cảm giác đột ngột cho bên đối tác, do đó, chỉ nên sử dụng sau khi vấn đề đưa ra đã được thảo luận một cách tương đối đầy đủ và chi tiết, khi 2 bên
cùng cảm thấy vấn đề đã ngã ngũ và có thể chuyển sang vấn đề khác. Còn trong quá trình thu nhập thông tin, việc ta sử dụng câu hỏi loại này có thể ngăn cản việc cung cấp thông tin của đối tác và đôi khi khiến cho quá trình đàm phán đi đến ngõ cụt.
- Câu hỏi mở
Là loại câu hỏi không đòi hỏi người trả lời phải trả lời “có” hoặc “không” mà nó giúp người trả lời có thể phát triển và giải thích thêm ý nghĩa câu trả lời. Loại câu hỏi này được sử dụng khi ta bắt đầu thảo luận một vấn đề gì đó, khi cần khai thác thêm ý kiến của đối tác, hoặc khi chưa hiểu rõ ý đồ, mục đích câu trả lời của đối tác. Khác với câu hỏi đóng, câu hỏi mở không tạo cho đôi tác cảm giác đột ngột và họ cảm thấy mình có quyền chủ động hơn, có thời gian để cân nhắc câu trả lời. Tuy nhiên, ta cũng không nên đặt liên tiếp nhiều câu hỏi mở vì như vậy sẽ làm cho đối tác cảm thấy như bị hỏi cung. Trong cuộc đàm phán, câu hỏi đóng và câu hỏi mở thường được sử dụng phối hợp với nhau. Ví dụ, khi đặt câu hỏi đóng : “Các ngài có đồng ý với mức giá đó không?” thì đối tác sẽ trả lời “có” hoặc “không”, nếu trả lời “không” thì ta có thể đặt tiếp câu hỏi mở “ Xin các ngài vui lòng cho chúng tôi biết tại sao các ngài không đồng ý với mức giá đó?”…
- Câu hỏi gián tiếp
Câu hỏi này được sử dụng trong trường hợp ta muốn đề cập một vấn đề gì đó nhưng không muốn đề cập trực tiếp, vì nó có thể làm cho đối tác cảm thấy hơi đột ngột. Loại câu hỏi này một mặt tạo ra được bầu không khí hữu nghị nhưng mặt khác vẫn giúp ta thu thập được thông tin cần thiết. Ví dụ, khi ta muốn biết ý kiến của đối tác về sản phẩm công ty mình, ta không nên hỏi trực tiếp là “Các ngài có ý kiến gì về sản phẩm của chúng tôi?” mà thay vào đó có thể hỏi là “ Thưa các ngài, theo các ngài sản phẩm của công ty ABC có hạn chế gì?” với điều kiện sản phẩm công ty ABC đó phải tương đương với sản phẩm của ta.
- Câu hỏi nhằm chuyển chủ đề
Loại câu hỏi này được sử dụng khi ta muốn chuyển hướng vấn đề đang thảo luận sang một vấn đề khác sao cho phù hợp với kế hoạch đã chuẩn bị trước hoặc khi vấn đề đang thảo luận đã ngã ngũ. Trong trường hợp vấn đề đang thảo luận chưa
ngã ngũ, việc ta đặt câu hỏi này sẽ tạo cho đối tác một cảm giác nghi ngờ và đôi khi có thể làm họ “cụt hứng”. Do vậy, ta cần sử dụng loại câu hỏi này thật khéo léo và tế nhị.
- Câu hỏi thăm dò ý kiến đối tác
Không vì mục đích thu thập thông tin cho quá trình thảo luận, loại câu hỏi này được sử dụng khi ta muốn đưa ra một quyết định nhưng vẫn chưa biết được ý đồ của đối tác. Cùng với việc sử dụng câu hỏi này, ta phải thăm dò và tiên đoán những quan điểm của đối tác để từ đó có những đối sách kịp thời.
Dù sử dụng loại nào trong các loại trên, ta cần chú ý không đặt quá nhiều câu hỏi cùng một lúc vì dễ làm đối tác không tập trung vào một câu hỏi nào và dễ lẫn lộn trong câu trả lời. Ngoài ra, cần tìm hiểu văn hóa, phong tục của đối tác tránh các câu hỏi kiêng kị, xâm phạm đến lĩnh vực riêng tư của họ.
•Kỹ thuật lắng nghe
Nghe là một phương tiện hữu hiệu giúp ta thu thập thông tin từ phía đối tác đàm phán. Vận dụng kỹ thuật nghe tốt sẽ mang lại hai tác dụng.
Thứ nhất, tạo cho đối tác cảm thấy mình được tôn trọng và ý kiến của họ có ý nghĩa đối với ta, tạo ra sự hứng khởi giúp họ trình bày vấn đề một cách mạch lạc hơn.
Thứ hai, giúp ta nắm được và lưu giữ những thông tin cần thiết cho mục đích của mình
Khi nghe, ta phải hết sức tập trung để nắm được những điểm chính và phụ, tránh việc không hiểu vấn đề, dễ nản chí, cắt ngang lời đối tác, làm cản trở quá trình cung cấp thông tin từ họ. Ta nên để họ trình bày xong vấn đề rồi mới đưa ra chính kiến của mình. Ta cũng nên chú ý đến giọng nói của đối tác, sự thay đổi giọng điệu hay các điểm nhấn để phán đoán ý đồ và cảm hứng về vấn đề mà họ đang đưa ra, từ đó làm cơ sở cho tar a quyết định. Ngập ngừng hay tạm nghỉ có thể do họ đang suy tính, lo âu hay không tự tin. Thế nên, hãy “lắng nghe” thực sự chứ không chỉ “nghe” đơn thuần.
Bên cạnh kĩ năng lắng nghe hiệu quả, người đàm phán cần có “thái độ lắng nghe” tốt thông qua việc duy trì sự giao tiếp tốt bằng ánh mắt, nghiêng người về phía trước khi nói, làm cho đối tác hiểu là ta đang nghe bằng cách gật đầu và có những từ thể hiện sự đồng ý. Phản ánh lại những gì ta đã nghe bằng cách phân tích nội dung của chúng và đặt những câu hỏi rõ rang. Các câu hỏi thích hợp góp phần hỗ trợ quá trình lắng nghe của ta, nhưng không nên hỏi quá nhiều vì có thể phá “mạch” của người đang nói và có thể làm người ta có cảm giác là ta không lắng nghe. Những câu hỏi này nên là câu hỏi bỏ ngỏ hoặc câu hỏi thăm dò. Một câu hỏi thăm dò sẽ tạo điều kiện cho người nói tập trung hơn, hạn chế nói chung chung và tràn lan, cung cấp cho ta nhiều thông tin sát hơn. Được như vậy thì ta không những lắng nghe hiệu quà mà còn đáp lại hiệu quả.
•Kỹ thuật trả lời câu hỏi
Đi đôi với việc đặt câu hỏi để thu thập thông tin thì ta cũng cần phải cung cấp thông tin cho đối tác bằng việc trả lời những câu hỏi của đối tác. Nội dung câu trả lời phụ thuộc nội dung câu hỏi của đối tác. Tuy nhiên, ta cần lưu ý một số nguyên tắc khi cung cấp thông tin phải đảm bảo tính khách quan, chinh xác, đầy đủ và kịp thời vì nếu thiếu những tính đó thì có thể gây khó khăn cho đối tác và hạn chế quá trình ra quyết định. Khi ta đã có câu trả lời cho đối tác thì cần bình tĩnh suy xét, sắp xếp câu trả lời sao cho logic, phù hợp với câu hỏi và với nội dung vừa đủ. Không bao giờ cung cấp thông tin thừa vì lợi thế nằm trong tay người có thông tin.
Trong khi trả lời câu hỏi, vấn đề không phải đưa ra câu trả lời đúng hay sai mà là ở chỗ ta có thuyết phục được đối tác không. Có những câu trả lời đúng sự thật nhưng đối tác lại cho là sai, ngược lại, có câu trả lời sai đối tác lại cho là đúng, là hay. Vậy vấn đề ở đây là câu trả lời phải thỏa mãn lòng mong mỏi của đối tác. Ngoài ra, nếu chưa rõ câu hỏi thì ta cần đề nghị đối tác giải thích thêm, làm như vậy sẽ giúp ta có thêm thời gian để suy nghĩ câu trả lời đồng thời tránh những câu trả lời “hớ” hoặc sai. Trong trường hợp đã hiểu câu hỏi nhưng chưa có câu trả lời cần tìm mọi cách để kéo dài thời gian, có thể đưa câu hỏi lại, yêu cầu đối tác trả lời hoặc có thể giả vờ chưa hiểu.
Một kỹ thuật trả lời khác là thông qua sự im lặng. Im lặng có thể là một phản ứng đáng kể với một đề nghị không thể chấp nhận được hay với một thái độ trịch thượng.
•Kỹ thuật lập luận
Lập luận là quá trình đưa ra những nguyên nhân, dẫn chứng và lí lẽ để trình bày, giải thích nhằm cho đối tác hiểu quan điểm của ta trong đàm phán. Đây là một kỹ thuật quan trọng của nhà đàm phán vì nó giúp thuyết phục đối tác thay đổi quan điểm, lập trường của họ một phần hoặc hoàn toàn theo quan điểm của ta. Cho dù việc chuẩn bị của các nhà đàm phán có chu đáo đến đâu đi chăng nữa mà họ không bảo vệ được ý kiến của mình thì mọi việc cũng không thành.
Để lập luận thành công, nhà đàm phán phải có sự tập trung cao độ, lòng kiên trì và sự hiểu biết kiến thức sâu sắc về vấn đề đang đam phán cũng như tư duy logic và kỹ năng trình bày vấn đề. Ngoài ra, cần chú ý một số điểm:
Trình bày một cách logic, chặt chẽ, trực quan, sử dụng các thuật ngữ rõ ràng, đơn giản, chính xác, minh họa bằng các mô hình, số liệu và biểu đồ sẽ tăng tính thuyết phục.
Thông qua nghiên cứu đối tác, có phương pháp và nhịp độ lập luận phù hợp với đặc điểm và khác chất của họ.
Có thái độ đúng mực với đối tác, tránh sự gò ép, áp đặt không cần thiết
Căn cứ vào mục tiêu lập luận, lập luận có hai loại phương pháp chính là phương pháp lập luận chứng minh và phương pháp lập luận bác bỏ
- Phương pháp luận chứng minh
Phương pháp này nhằm khẳng định và chứng minh các quan điểm và ý kiến của ta trong quá trình đàm phán nhằm thuyết phục đối tác đồng ý với quan điểm của ta. Phương pháp này có những kỹ thuật như:
+ Kỹ thuật sử dụng số liệu trực quan
Ta trực tiếp đưa ra những sự kiện, số liệu để làm cơ sở chứng minh cho điều đã trình bày. Ví dụ, khi thảo luận vấn đề giá trong hợp đồng thương mại quốc tế, nếu đối tác không đồng ý với mức giá ta đề nghị, ta có thể đưa ra các mức giá của
chính công ty trong quá khứ và mức giá hàng hóa cùng loại của các đối thủ cạnh tranh.
+ Kỹ thuật phòng ngự lấn át
Trong một số trường hợp, khi ta đang lập luận ý kiến của ta, đối tác cảm thấy mình sắp thua thì họ đột ngột chuyển sang một vấn đề khác hoặc nhấn mạnh yếu tố thứ yếu và lờ đi yếu tố chính. Lúc này, ta phải cảnh giác đôi khi phải lấn át họ để lái cuộc đàm phán đi theo mong muốn của ta.
+ Kỹ thuật giảm sự trì hoãn của đối tác
Khi đối tác phản đối những lập luận của ta mà chưa có đối sách kịp thời, họ có thể đánh lạc hướng ta bằng cách hỏi nhiều. Trong trường hợp này, nếu những câu hỏi của đối tác hợp lý nên dành thời gian trả lời họ, nhưng nếu đó chỉ là kỹ thuật trì hoãn thì ta cần phát hiện ra ngay để giành thế chủ động và bảo vệ ý kiến của mình
+ Kỹ thuật đưa ra những câu hỏi bẫy
Nghĩa là đưa ra những câu hỏi có dụng ý rồi dựa vào câu trả lời sơ hở của đối tác để làm căn cứ lập luận của ta.
- Phương pháp luận bác bỏ
Phương pháp này nhằm phản đối hoặc bác bỏ những quan điểm mà đối tác đưa ra trong quá trình đàm phán khi ta không tán thành quan điểm của đối tác. Có thể kể đến một số kỹ thuật như:
+ Kỹ thuật vạch ra mâu thuẫn
Dựa vào lập luận chính xác, logic để vạch ra những mâu thuẫn trong lập luận