- Về vấn đề thuê tàu biển:
1.Kỹ thuật chuẩn bị
Có câu danh ngôn nói rằng “Không chuẩn bị có nghĩa là chuẩn bị cho thất bại”. Những nhà đàm phán có kinh nghiệm cho rằng thành công của đàm phán phụ thuộc 80% vào khâu chuẩn bị. Giai đoạn này bao gồm rất nhiều việc trong đó, những điều cần chuẩn bị nhất là mục tiêu đàm phán, thông tin về đối tác và các phương án đàm phán. Kỹ thuật chuẩn bị tốt sẽ giúp thu thập được đủ thông tin cần thiết mà không lan man, tốn thời gian.
1.1. Xác định mục tiêu, chiến lược, chiến thuật
Bước đầu tiên trong quá trình chuẩn bị là xây dựng mục tiêu đàm phán. Đây là bước quan trọng nhất vì nó sẽ là tiêu chí so sánh với kết quả đạt được sau đám phán để xác định hiệu quả đàm phán. Đàm phán theo các mục tiêu và trong một khung theo kế hoạch giúp các nhà đàm phán chủ động hơn trong quyết định và nhượng bộ, tiết kiệm thời gian và ngăn chặn việc ký kết những hợp đồng bất cẩn.
Mục tiêu đàm phán tốt phải là mục tiêu chính xác, chi tiết và thực tế. Muốn vậy, ta cần phân biệt điều mình muốn và điều mình cần, xác định những hạn chế của mình, dự đoán các mức mà đối phương có thể chấp nhận được. Sau khi xác định được các lợi ích cần đạt được, phải đặt thứ tự ưu tiên cho chúng, việc này sẽ giúp quá trình đàm phán có định hướng và tập trung hơn. Các mục tiêu cũng cần được chi tiết hóa thành các giới hạn cụ thể như mức giá lý tưởng, mức giá tối thiểu (nếu là người bán) và mức giá tối đa (nếu là người mua)
Sau mục tiêu là đến việc xác định chiến lược đàm phán tức là lộ trình, đường đi nước bước của mình trong cuộc đàm phán để đạt được mục tiêu. Chiến lược bao gồm các chiến thuật đàm phán là những hành động, cách ứng phó của ta trong phương án đàm phán, giúp ta thoát khỏi thế khó hoặc tránh những xung đột bất lợi. Ví dụ như chiến thuật tạm nghỉ là một chiến thuật quan trong giúp ta giữ được vẻ bình tĩnh, lấy lại được tinh thần, giảm nhịp độ đàm phán nếu ta thấy khó theo kịp đối tác.
1.2. Chuẩn bị về không gian
Trước khi đàm phán chính thức, hai bên cũng cần đàm phán lựa chọn địa điểm. Tùy tính chất của đàm phán và tương quan giữa các bên, có thể chọn địa điểm tại doanh nghiệp mình, tại doanh nghiệp đối tác hay một địa điểm trung lập. Nếu đàm phán ở địa điểm trung lập hay địa điểm của đối tác, ta cần chú ý hơn đến chuẩn bị các phương tiện, thong tin có sẵn bên mình.
Dù đàm phán ở địa điểm nào cũng nên thỏa mãn các tiêu chí sau: - Là nơi ta cảm thấy thoải mái cả về tinh thần và thể chất
- Nơi ta có thể nghe rõ, lời nói không bị ngắt quãng
- Có đủ các phương tiện ta cần như bàn ghế, thiết bị nghe nhìn… - Riêng biệt và an toàn
- Nơi đó gần với nơi ở của ta
Vị trí ngồi của nhà đàm phán: Hầu hết các cuộc đàm phán sẽ chấp nhận cách sắp xếp các thành viên ngồi đối diện nhau, thường trong một chiếc bàn tròn và thành viên hai bên cũng có thể ngồi cạnh nhau. Nên đảm bảo là nhà đàm phán chính ngồi gần những thành viên nhóm mình để thảo luận và có thể giao tiếp bằng mắt với các nhân vật chủ chốt bên mình và bên đối tác.
1.3. Chuẩn bị về thời gian, chương trình nghị sự của cuộc đàm phán
Các cuộc đàm phán tương đối lớn sẽ có lịch làm việc hay chương trình nghị sự, thường được bên có địa điểm chuẩn bị và bên kia thông qua. Các lịch làm việc này nên được sắp xếp khoa học, chi tiết để giảm được những phát sinh bất ngờ trong quá trình thương lượng, tạo hiệu quả nhất cho các bên. Ngoài ra, nhà đàm phán nên lưu ý việc đến buổi đàm phán đúng giờ vì đây là cử chỉ đầu tiên tạo ra không khí đàm phán tích cực.
1.4. Chuẩn bị đội ngũ tham gia đàm phán
Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của các cuộc đàm phán nói chung và đàm phán thương mại quốc tế nói riêng. Các thương vụ thương mại quốc tế lớn thường do các đoàn đàm phán đảm nhiệm gồm: trưởng đoàn đàm phán, các cán bộ kinh doanh và cán bộ kỹ thuật. Các thành viên này sẽ phụ trách
từng mảng để đoàn tập hợp được đầy đủ các yếu tố: trình độ chuyên môn về ngành sản phẩm, các kiến thức về xuất nhập khẩu, ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp, kinh nghiệm đàm phán thương mại quốc tế. Việc lựa chọn nhân sự cho đàm phán này cần đảm bảo một số yếu tố:
- Đủ người nhưng không quá đông để giảm thiểu chi phí - Có một sự kết hợp cân bằng giữa kỹ năng và kinh nghiệm
- Có phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người (Một người “gai góc” chuyên bình luận gay gắt những gì đối phương nói và làm, một người “dễ thương” luôn thúc đẩy thảo luận và nhìn nhận quan điểm của đối phương)
- Gồm những thành viên đoàn kết và tin cậy lẫn nhau.
Tại nhiều cuộc đàm phán, các yếu tố trên được kết hợp trong một nhà đàm phán duy nhất là người có kiến thức tổng hợp, linh hoạt và nhiều kinh nghiệm trong đàm phán.
1.5. Chuẩn bị tài liệu
Nếu đối phương đưa ra hợp đồng soạn trước, ta nên đọc và hiểu kỹ từng điều khoản này để đảm bảo khả năng thực hiện hợp đồng, hạn chế những bất lợi có thể có. Nếu không đồng ý với điều khoản nào, cần nêu lên để thương lượng cho đến khi đạt được sự thỏa thuận chung cho cả 2 bên. Tốt hơn, ta cũng nên soạn thảo sẵn một hợp đồng tương đối chi tiết và chặt chẽ để có thể tự bảo vệ cho quyền lợi của mình, tránh rơi vào tình trạn lệ thuộc hợp đồng của đối tác. Ngoài ra, nhà đàm phán nên chuẩn bị tốt số liệu để minh họa, thuyết phục cho lập luận, chiến lược của mình trong đàm phán.
1.6. Chuẩn bị thông tin về đối tác
Một bước không thể thiếu nữa là chuẩn bị các thông tin về đối tác. Ngoài những thông tin về luật pháp, tập quán, thị trường của đối tác. Nói chung, ta nên tìm hiểu thêm về phong cách và tình hình kinh doanh, quan hệ với ngân hàng, vị thế trên thị trường và quan hệ của đối tác với một số bạn hàng chính của họ, thêm vào đó là tên , tuổi, trình độ, uy tín, thẩm quyền quyết định của người trực tiếp đàm phán; mục tiêu của đối tác khi bước vào đàm phán và mong muốn tiềm ẩn của họ.
Khi biết được những mục tiêu của đối phương thì nên so sánh với mục tiêu của ta để đưa đàm phán đến kêt quả tích cực.
Tóm lại, sự tự tin của những nhà đàm phán lão luyện không chỉ là một phòng thái sẵn có mà nó còn có kết quả của một sự trau dồi và chuẩn bị chu đào trước mỗi lần đàm phán. Do đó, việc nắm được kỹ thuật chuẩn bị hiệu quả trước khi đàm phán là một điều rất quan trọng.