- Về vấn đề thuê tàu biển:
3.3.1.2.Tăng cường hiệu lực quản trị quá trình chuẩn bị đàm phán
ĐỊNH HƯỚNG GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY A.C
3.3.1.2.Tăng cường hiệu lực quản trị quá trình chuẩn bị đàm phán
a, Hoàn chỉnh hệ thống thông tin phục vụ cho giao dịch đàm phán:
Để hoạt động đàm phán kinh doanh thương mại quốc tế trong thời gian tới đạt được tỷ lệ thành công cao trong điều kiện nền kinh tế thế giới nói chung còn nhiều biến động thì đòi hỏi công ty phải có sự nghiên cứu tìm hiểu thị trường và tìm hiểu đối tác đàm phán. Công ty cần dành một khoản chi phí xứng đáng để xây dựng một hệ thống lưu trữ thông tin nội bộ cho việc thu thập và xử lý thông tin về thị trường, về đối tác. Hệ thống thông tin này phải được cập nhật thường xuyên để đảm bảo có thể cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, nội dung theo đúng yêu cầu. Các nhân viên chịu trách nhiệm về công việc này cần nâng cao kỹ năng tìm hiểu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và đặc biệt là thông qua các tham tán thương mại, các đại sứ
quán của nước sở tại. Công ty cần thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan chính phủ, các bộ ban ngành có liên quan để có thể có được những thông tin sớm nhất và chính xác nhất.
Công ty cần phải nắm vững đối tác của mình, lưu ý tìm hiểu kỹ các vấn đề như: tư cách pháp nhân, cơ cấu tổ chức của đối tác, phạm vi kinh doanh của đối tác là gì?, năng lực tài chính, uy tín của đối tác trên thị trường, năng lực kinh doanh của bạn hàng. Ngoài ra cần tìm hiểu ý định của đối tác: vì sao họ muốn hợp tác với ta? Mục đích hợp tác của họ là gì? Nguyện vọng hợp tác có chân thành không? Mức độ cần thiết cần hợp tác với họ? Họ có nhiều đối tác không?
Một số vấn đề không kém phần quan trọng là phải biết rõ chúng ta sẽ đàm phán với ai? Thái độ chính trị tôn giáo của những người tham gia đoàn đàm phán? Tóm lại, trước khi vào đàm phán phải nghiên cứu kỹ lưỡng về khách hàng, thị trường đối tác để chuẩn bị cho mình phương án tối ưu nhất để thực hiện trên bàn đàm phán.
Việc lưu trữ và xử lý thông tin thu thập được cho phép xác định được mối quan hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách hệ thống hóa các tài liệu, lập luận phù hợp sau đó rút ra kết luận chính xác. Nếu chỉ dừng lại ở việc thu thập thông tin thì công ty sẽ không thể biết được những gì xảy Ra trong tương lai để có kế hoạch kinh doanh phù hợp, tránh và hạn chế những rủi ro có thể xảy ra trong tương lai để có kế hoạch kinh doanh phù hợp, tránh và hạn chế những rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty cần phân công một cán bộ chuyên trách đảm nhận việc lưu trữ thông tin. Đầu tư tiền để xây dựng hệ thống lưu trữ thông tin.
b, Nâng cao năng lực đàm phán và hiệu quả tổ chức nhân sự
Nhân sự của công ty phục vụ cho đàm phán đều là những cán bộ trẻ được đào tạo chính quy tại các trường có uy tín trong và ngoài nước. Tuy nhiên các cán bộ của công ty còn non trẻ nên thiếu kinh nghiệm về đàm phán, họ không được đào tạo chuyên sâu về đàm phán và về luật nên trong quá trình đàm phán phải kiêm nhiệm nhiều công việc nên đã làm hạn chế rất nhiều đến hiệu quả đàm phán.
Trong bối cảnh đó thì công ty có thể chuyên gia bên ngoài. Nhưng xét về lâu dài, công ty nên có chính sách tuyển dụng, tạo thích hợp để giải quyết vấn đề trên. Trong chính sách tuyển dụng của mình, ngoài các vị trí tuyển dụng các vị trí đòi hỏi chuyên môn về luật. Lực lượng này không chỉ phục vụ trong công tác giáo dịch đàm phán và ký kết hợp đồng thương mại quốc tế mà còn tư vấn cho công ty trong quá trình hoạt động để tránh những rủi ro xảy ra do không nắm rõ về luật.
Công ty cần nâng cao nhận thức, phẩm chất trình độ cho cán bộ đàm phán thông qua các hình thức đào tạo bồi dưỡng thường xuyên:
- Bồi dưỡng những lý thuyết chung của đàm phán như quy trình, chiến lược, chiến thuật, thủ pháp, nội dung đàm phán, các phương pháp và cách tiếp cận, văn hóa trong đàm phán…..
- Bồi dưỡng những kiến thức có liên quan đến nội dung của đàm phán như kiến thức về thị trường hàng hóa, pháp luật…
- Bồi dưỡng về nhận thức, phong cách, phẩm chất đạo đức và các đức tính khác của người đàm phán….
* Một số phương pháp đào tạo bồi dưỡng
- Phương pháp tự bồi dưỡng: người cán bộ phải thường xuyên tự bồi dưỡng minh, đây là một trong những phương pháp bồi dưỡng tốt, có thể tiến hành thường xuyên và ở mọi nơi mọi lúc.
- Gửi đi đào tạo ngắn hạn và dài hạn tại các trung tâm, các viện, các trường trong và ngoài nước.
- Mở các lớp tập huấn, mời các chuyên gia, đặc biệt các chuyên gia nước ngoài, những người có trình độ, có kinh nghiệm về đàm phán để đào tạo bồi dưỡng.
- Mở hoặc tham gia các cuộc hội thảo về đàm phán
- Đào tạo theo phương pháp thảo luận nhóm, nêu tình huống đàm phán để đàm phán thử nhằm rèn luyện kỹ năng và phong cách đàm phán. Sau mỗi cuộc đàm phán dù thành công hay thất bại phải xem xét, đánh giá, rút kinh nghiệm để nâng cao kinh nghiệm đàm phán cho những lần đàm phán tiếp theo.
Việc lựa chọn tổ chức đội ngũ cán bộ cần được cân nhắc trên cơ sở kiến thức nghiệp vụ, ngoại ngữ và các phẩm chất đạo đức cần thiết của một đàm phán viên để đảm bảo hổ trợ những điểm yếu của nhau trên bàn đàm phán.