hơn. Do đây là đối tác mới, chưa hiểu nhau nhiều nên cần chuẩn bị thật kỹ trước khi tiến hành đàm phán. Cần chuẩn bị về các mặt:
o Ngôn ngữ: tất cả các cuộc đàm phán của Công ty đều sử dụng ngôn ngữ là tiếng Anh. Các thành viên trong đoàn đàm phán được trang bị khả năng ngoại ngữ rất tốt, đặc biệt là tiếng Anh.
o Thông tin: từ trước khi tham gia gói đấu thầu công ty đã có sự chuẩn bị về khả năng tìm kiếm mặt hàng từ các đối tác khác. Thông tin về những nhà cung cấp các mặt hàng thuộc lĩnh vực sản phẩm mà công ty đang sử dụng luôn được Công ty thường xuyên cập nhật. Bên cạnh đó, Công ty cũng luôn tìm hiểu thông tin về các sản phẩm đối tác có khả năng cung cấp, cũng như những mặt hàng Công ty nhập khẩu thường xuyên. Đó là các linh kiện, phụ tùng, thiết bị hỗ trợ…
o Đoàn đàm phán: thường bao gồm: giám đốc, trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng xuất nhập khẩu, luật sư tư vấn nếu là Hợp đồng giá trị lớn và đối tác chưa lâu năm.
o Thời gian và địa điểm: công ty và bên đối tác sẽ tiến hành thương lượng và quyết định thời gian và địa điểm thích hợp để tổ chức cuộc đàm phán. Có thể là tại Việt Nam hoặc nước ngoài.
b) Giai đoạn tiếp xúc
Nếu hai bên đã là đối tác trong nhều năm thì giai đoạn tiếp xúc sẽ là thời gian để hai bên hỏi thăm sức khỏe, tình hình của công ty. Sau đó sẽ đi thẳng vào vấn đề với tâm lí thoải mái. Trường hợp nếu mặt hàng nhập khẩu là quen thuộc, đối tác lại là quen biết nhiều năm, có thể không cần tổ chức buổi đàm phán trực tiếp mà chỉ qua e-mail, fax… cũng có thể chấp nhận được.
Nếu là đối tác mới thì trong giai đoạn tiếp xúc này, phía Công ty sẽ thể hiện thành ý, thiện chí hợp tác. Điều này giúp cho đối tác tin cậy, đồng thời tìm hiểu xem thông tin mình có được về họ có chính xác hay không.
c) Giai đoạn đàm phán
Đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình đàm phán. Hai bên sẽ thảo luận, thương lượng về các điều khoản trong Hợp đồng. Trước hết, đây là một Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa. Công ty A.C là bên nhập khẩu. Mặt hàng nhập khẩu thường là tháng máy, điều hòa không khí, thiết bị chống sét
Các điều khoản chính được thương lượng trong cuộc đàm phán: