- Về vấn đề thuê tàu biển:
ĐỊNH HƯỚNG GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY A.C
3.3.1.3. Tăng cường hiệu lực quản trị quá trình tiến hành đàm phán
Việc đàm phán đòi hỏi phải những người đàm phán phải nắm chắc về nghiệp vụ, tự chủ và phản ứng nhanh, linh hoạt trước các tình huống mà đối tác đưa ra, phải bình tĩnh nhận xét, nắm được ý đồ, sách lược của đối tác và nhanh chóng có những biện pháp ứng xử kịp thời để đối phó với những trường hợp cần thiết hoặc quyết định ngay tại chỗ khi thấy thời cơ ký kết đã chin muồi. Nếu như thành phần của đoàn đàm phán kém về chuyên môn sẽ đem lại những kết quả bất lợi: không ký kết được các hợp đồng, hoặc thua thiệt khi ký kết hợp đồng. Vì vậy cán bộ đàm phán cần thường xuyên được rèn luyện. Công ty có thể sử dụng các tình huống đàm phán để rèn luyện tinh thần và khả năng phản ứng nhanh nhạy cho cán bộ đàm phán. Cán bộ đàm phán cần được bồi dưỡng và tự học hỏi các kiến thức để có thể xử lý nhanh nhạy và khôn ngoan trong các tình huống bất ngờ. Cán bộ đàm phán cần phải hiểu rõ các chiến thuật để vận dụng linh hoạt như:
* Kỹ thuật mở đầu đàm phán
Một khi các bên đối tác đã bước vào bàn đàm phán có nghĩa là họ đã hiểu đầy đủ và hiểu rất rõ về mục đích, yêu cầu, nội dung của cuộc đàm phán đó. Một điều tất yếu là các bên đối tác đều muốn giành và duy trì quyền chủ động trong cuộc đàm phán sao cho có lợi cho mình nhiều nhất. Để đạt được điều này, đòi hỏi các nhà đàm phán phải có một kỹ năng tổng hợp và kỹ thuật mở đầu cuộc đàm phán thích hợp cho từng tình huống cụ thể của nội dung cuộc đàm phán và đặc điểm đối tác đàm phán.
Người ta đánh giá bước mở đầu cuộc đàm phán là quyết định “hơn phân nửa” cho sự thành công. Trong cuộc sống hàng ngày, khi ta muốn bàn công việc với một người nào đó mà ta chưa hiểu hết ý định của họ, thì bạn sẽ cảm thấy rất khó bắt đầu câu chuyện vì bạn không biết phải nói với họ thế nào đây và làm thế nào để thuyết phục họ lại càng khó hơn. Chỉ đơn giản là cuộc sống hàng ngày mà ta cũng đã cảm
thấy khó khăn khi mở đầu câu chuyện, huống chi là ta đang trong quá trình đàm phán về một công việc kinh doanh. Sự thành bại của nó có thể quyết định đến chính thanh danh của ta cũng như ảnh hưởng đến lợi ích của công ty mà ta đang đại diện. Ngoài việc diễn đạt những điều sẽ được bàn tới trong cuộc đàm phán cần phải tạo được sức hấp dẫn khiến đối tác chú ý lắng nghe, ham nghe, có cảm tình sẵn để có thái độ nhiệt tình và xây dựng khi thảo luận công việc sẽ đưa ra trong đàm phán. Có thể áp dụng một trong các cách sau:
+ Mở đầu bằng cách tạo ra những tiếng cười vui vẻ + Mở đầu bằng cách đặt câu hỏi duyên dáng
+ Mở đầu bằng một câu chuyện có liên quan đến vấn đề + Mở đầu bằng một ví dụ
+ Mở đầu bằng một danh ngôn + Mở đầu bằng một điệu bộ đặc biệt + Mở đầu bằng một đoạn sách báo có sẵn
Để cuộc đàm phán thành công, ngoài những công việc chuẩn bị, lạp kế hoạch… thì yếu tố quyết định và then chốt nhất vẫn là kỹ thuật và nghệ thuật đàm phán. Có ba kỹ thuật cơ bản đòi hỏi bất kỳ nhà đàm phán nào cũng cần phải áp dụng trong thời gian thực hiện cuộc đàm phán. Đó là kỹ thuật truyền đạt thông tin, kỹ thuật lập luận và kỹ thuật vô hiệu hóa ý kiến đối tác.
Nhưng trên hết nhà đàm phán cần phải biết tùy cơ ứng biến:
Tốt hơn hết là nhà đàm phán đi vào cuộc thương lượng mà không tự đặt ra những hạn chế nào, sẵn sàng nắm bắt mọi lợi thế đưa đến. Đúng như câu ngạn ngữ :”Những bánh xe của cuộc vận động ngoại thương thường quay nhờ dầu mỡ của tính mập mờ nước đôi”.
Ngay trong một cuộc thương lượng đơn giản. cũng còn có một số vấn đề được đặt ra mà chúng ta không thể lường trươc được, hiếm khi có lợi cho bất cứ ai muốn thương lượng trên từng khía cạnh riêng rẽ của vấn đề. Từ kinh nghiệm thực tế, việc vần dụng nguyên tắc ”tùy cơ ứng biến” có thể được thực hiện theo ba điểm sau:
- Đón bắt cơ hội: theo sự phân tích một cách logic tình huống thực tế của quá trình đàm phán có thể tìm thấy những cơ hội để đạt được một thỏa hiệp có lợi. Để tận dụng cơ hội có lợi đó, phải có sự chuẩn bị thật đầy đủ để sẵn sàng nắm bắt khi thời cơ đến.
- Tìm đến cơ hội: một nhà đàm phán có kinh nghiệm không chỉ biết đón bắt thời cơ, mà còn phải chủ động tìm kiếm cơ hội bằng trăm phương ngàn kế, phải tạo ra thời cơ cho sự thành công.
- Thức thời: Cơ hội có thể đến bất cứ lúc nào, đôi khi nó ở ngay trước mắt chúng ta. Điều quan trọng đối với chúng ta là phải tức thời, phải nhận diện được thời cơ và nắm lấy nó. Người không tức thời, sẽ để cho thời cơ tuột ngay trước mặt.
Bên cạnh đó, để nâng cao được hiệu quả trong đàm phán phải có sự kết hợp ăn ý với nhau giữa các thành viên trong đoàn đàm phán. Sự kết hợp ăn ý với nhau giữa các thành viên trong đoàn đàm phán. Sự kết hợp ăn ý có tác dụng tạo nên ưu thế của công ty trên bàn đàm phán, đồng thời tránh những sơ hở làm cho đối phương nắm được ý định và chiến thuật đàm phán của công ty. Để có thể có được những êkip làm việc ăn ý như vậy, công ty nên thường xuyên tổ chức các buổi sinh hoạt tập thể nhằm nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau giữa các cán bộ công nhân trong công ty.
* Kỹ thuật tạo sự hiểu biết
Trong giai đoạn này những người đàm phán cung cấp và thu thập thông tin về nội dung cuộc đàm phán để chuẩn bị cho các giai đoạn tiếp theo. Những thông tin này nhằm làm sáng tỏ các quan điểm, củng cố một số luận chứng, có thể cung cấp bằng lời nói hoặc không bằng lời nói, yêu cầu các thông tin phải đầy đủ, đưa ra đúng thời điểm, dễ hiểu và có tính thuyết phục cao. Các thông tin làm cho các bên hiểu được quan điểm, lập trường, mục tiêu và quyền lợi của nhau, làm cơ sở phân tích tổng hợp đưa ra các quyết định thuyết phục hay nhượng bộ sau này, dẫn đến cuộc đàm phán kết quả cao. Trong giai đoạn này, nhà đàm phán phải sử dụng linh hoạt các kỹ thuật: kỹ thuật đặt câu hỏi, kỹ thuật trả lời câu hỏi, kỹ thuật xử lý những câu hỏi không rõ ràng, kỹ thuật trình bày, kỹ thuật truyền tin không lời như thái độ, diện mạo, cử chỉ, giọng nói…
Người đàm phán phải tùy vào từng điều kiện cụ thể, vào văn hóa của đối tác để sử dụng các kỹ thuật một cách hợp lý.
* Kỹ thuật thương lượng
Thực chất của giai đoạn thương lượng là giai đoạn giành giật, bảo vệ quyền lợi làm đối tác chấp nhận các quan điểm lập trường của mình, thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Trong giai đoạn này sử dụng kỹ thuật thuyết phục và vô hiệu hóa ý kiến của đối tác, nhượng bộ và thỏa thuận.
- Quá trình thuyết phục có thể tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Xác định những vấn đề cần thuyết phục
Trên cơ sở các thông tin đã thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin đã nhận từ phía đối tác, tiến hành phân tích xác định những nội dung cần thuyết phục.
Bước 2: Từ việc xác định những nội dung cần thuyết phục, xác định những nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến sự không nhất trí của đối tác.
Bước 3: So sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với của mình, đưa ra định hướng thuyết phục đối tác.
Bước 4: Trên cơ sở định hướng thuyết phục, lựa chọn phương pháp và chiến thuật thuyết phục.
Các kỹ thuật thuyết phục như: phương pháp lập luận minh, lập luận bác bỏ… Các chiến thuật thuyết phục như: tránh căng thẳng trong lập luận, tạo không khí sôi nổi để kích thích sự đồng tình của đối tác, đưa ra vấn đề lập luận logic….
Bước 5: Tiến hành thuyết phục
- Quá trình vô hiệu hóa ý kiến của đối tác tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Xác định những vấn đề cần bác bỏ
Bước 2: Tìm hiểu nguyên nhân của sự bác bỏ Bước 3: Lựa chọn phương pháp chiến thuật Bước 4: Tiến hành vô hiệu hóa ý kiến của đối tác - Quá trình nhượng bộ và thỏa thuận:
Kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của những sự thỏa hiệp và nhượng
bộ lẫn nhau. Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được những mâu thuẫn còn tồn
tại giữa các bên mà cần phải có sự nhượng bộ và thỏa thuận giữa các bên thì mới
đưa cuộc đàm phán đến thành công.
Bản chất của vấn đề mâu thuẫn trong đàm phán là các giải pháp mà các bên đưa ra có sự khác biệt nhau (khác biệt nhau toàn bộ, hoặc khác biệt nhau từng phần) giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận là tìm ra giải pháp mà cả hai bên đều chấp nhận được. Có hai phương pháp cơ bản để nhượng bộ và thỏa thuận:
√ Phương pháp dùng phễu giải pháp:
Bước 1: Xác định tất cả các giải pháp mà các bên đưa ra
Bước 2: Các bên phân tích để tìm ra những giải pháp có tính khả thi Bước 3: Lựa chọn giải pháp tối ưu nhất cho tất cả các bên
√ Phương pháp kết hợp các giải pháp đàm phán
Phương pháp này rất thích hợp khi các giải pháp mà các bên đưa ra có sự khác nhau từng phần
Nguyên tắc cơ bản của phương pháp này là triển khai những kết hợp lựa chọn khác nhau, có nghĩa là kết hợp từng bộ phận của nhiều giải pháp thành một giải pháp mới mà các bên có thể chấp nhận được hoặc có thể tiến hành theo các bước:
Bước 1: Xác định các giải pháp mà các bên đề nghị Bước 2: Xác định những giải pháp có thể kết hợp được
Bước 3: Xác định những vấn đề trong mỗi giải pháp có thể kết hợp được Bước 4: Tiến hành kết hợp đưa ra giải pháp chung
Sự nhượng bộ và thỏa thuận là tiền đề của những cái được và cái thua trong thương lượng, cho nên người đàm phán phải biết kết hợp chặt chẽ giữa sự nhượng bộ của mình và nhượng bộ của đối tác để đàm phán được thành công mà các bên đều có lợi, đặc biệt là đạt được mục tiêu đàm phán của mình.
