Do đặc điểm kinh doanh đa ngành nghề, đồng thời là đơn vị thành viên của Tổng Công ty Cơ điện Xây dựng Nông nghiệp và Thủy lợi, trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Công ty áp dụng theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp được quy định trong Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995. Đồng thời, Công ty cũng đang tiến hành nghiên cứu, cụ thể hóa và xây dựng hệ thống tài khoản, sổ sách, biểu mẫu kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình dựa trên Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Cụ thể việc áp dụng chế độ kế toán toán tại Công ty cổ phần Cơ điện và Xây dựng như sau:
* Đặc điểm hệ thống sổ sách kế toán của Công ty
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh đa ngành nghề, Công ty áp dụng hình thức kế toán là Chứng từ ghi sổ và được ghi theo hàng ngày. Hình thức này phù hợp với Công ty có quy mô lớn, địa bàn trải rộng trong cả nước thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán trong toàn Công ty. Công ty đã thay thế toàn bộ kế toán thủ
nghệ và Dịch vụ ANA. Phần mềm kế toán máy được áp dụng từ năm 2004 vả được áp dụng cho toàn Công ty, kể cả các chi nhánh. Việc áp dụng phần mềm kế toán làm cho thông tin kế toán được đảm bảo chính xác hơn, cung cấp thông tin kịp thời, tiết kiệm thời gian và công sức kế toán.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ kế toán chi tiết. Quy trình ghi sổ theo Hình thức Chứng từ ghi sổ được trình bày ở Phụ lục số 03. Tuy vậy việc ghi sổ tại Công ty có khác với Quy định chung ở chỗ Chứng từ ghi sổ (mẫu tại Phụ lục số 05) có kết cấu kết hợp cả Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được bố cục chi tiết cả tiền Việt Nam Đồng và Tiền Ngoại tệ. Còn Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ chỉ có chức năng liệt kê chứng từ, nội dung hay diễn giải. Việc kết hợp Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với Chứng từ ghi sổ làm cho việc hạch toán trở nên đơn giản hơn, giúp nhiều trong công tác đối chiếu kiểm tra, so sánh số liệu.
Sổ sách kế toán tại Công ty: Hiện tại, hệ thống sổ sách tại Công ty sử dụng bao gồm: Sổ kế toán chi tiết (thẻ, sổ chi tiết), Sổ kế toán tổng hợp (sổ cái và sổ tổng hợp khác). Các sổ chi tiết được chi tiết cho từng xí nghiệp, từng loại sản phẩm, nguyên vật liệu. Khi có nhu cầu, phần mềm kế toán sẽ tự động in ra các sổ chi tiết và sổ cái (sổ tổng hợp lên tài khoản 3 chữ số)
Chứng từ kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần Cơ điện và Xây dựng: Hệ thống chứng từ mà Công ty đang sử dụng tuân theo biểu mẫu quy định của Bộ Tài chính, bao gồm:
Tại Công ty
Công ty quản lý toàn bộ việc thu chi, thanh toán của các xí nghiệp, ban chỉ huy công trường, ban quản lý các dự án, khối văn phòng Công ty, trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu, do vậy chứng từ sử dụng tại Công ty là rất nhiều, từ chứng từ về tiền, về TSCĐ, về lao động tiền lương, về hàng tồn kho, về bán hàng,… Tuy nhiên, một số chứng từ mẫu biểu áp dụng tại Công ty có khác đôi chút so với quy định, đó là cột số tiền thì chi tiết thành tiền Việt Nam Đồng và tiền ngoại tệ, tỷ giá ngoại tệ. Chẳng hạn, với phiếu nhập kho, mục “ Đơn giá” và “Thành tiền” được chi tiết theo đơn vị tiền tệ là VNĐ và USD, và thêm cột “Tỷ giá” (xem mẫu tại Phụ lục số 06). Việc chi tiết này nhằm đảm bảo việc ghi sổ chính xác cả về lượng và tiền, tỷ
giá ghi nhận trong trường hợp doanh nghiệp đi nhập NVL, hàng hóa từ các quốc gia khác.
Tại xí nghiệp
Mọi chứng từ thanh toán tại các xí nghiệp đều được chuyển về phòng Kế toán – Tài chính hạch toán tập trung. Nên chứng từ sử dụng chủ yếu tại xí nghiệp là chứng từ về lao động như bảng chấm công, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Bảng thanh toán tiền lương; chứng từ về hàng tồn kho như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Thẻ kho, Biên bản kiểm nghiệm, Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa.
Tại công trường
Cũng như xí nghiệp, thì mọi chứng từ thanh toán đều được tập hợp rồi chuyển về phòng Kế toán – Tài chính hạch toán tập trung. Chứng từ sử dụng chủ yếu là: Phiếu thu, phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng, phiếu nhập kho, xuất kho, thẻ kho, Lệnh điều chuyển tài sản, Biên bản bàn giao, nhận tài sản,..
* Hệ thống tài khoản áp dụng tại Công ty
Với đặc điểm kinh doanh đa ngành nghề của mình, Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản kế toán trong danh mục hệ thống tài khoản theo Quyết định số 1141/TC-QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành, các Thông tư hướng dẫn liên quan và mới đây nhất là Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về “Chế độ kế toán doanh nghiệp”. Danh mục tài khoản của Công ty được chi tiết qua Phụ lục số 11: Hệ thống tài khoản kế toán. Các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết cấp 1 tuân theo quy định của Bộ Tài chính. Các tài khoản chi tiết cấp 2, 3, 4 được mở theo từng loại sản phẩm và theo yêu cầu quản lý của Công ty. Các tài khoản cấp 4 được mở chi tiết đến 6 chữ số. Các tài khoản chi tiết dùng để theo dõi từng chủng loại tài sản, doanh thu, chi phí, kinh phí cấp cho các đơn vị cấp dưới, hay để theo dõi các nghiệp vụ cụ thể và chi tiết hơn.
* Hệ thống báo cáo áp dụng tại Công ty
Cũng như hệ thống sổ sách và tài khoản kế toán, Công ty tuân thủ các quy định của Bộ Tài chính và của Tổng Công ty về việc lập và gửi các báo cáo tài chính theo đúng quy định. Báo cáo tài chính mà Công ty tiến hành lập là Bảng cân đối kế
thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo này được lập hàng quý và theo năm. Với báo cáo năm thì được kiểm toán bới Công ty cổ phần kiểm toán và tư vấn A&C rồi mới được gửi đến các cơ quan có thẩm quyền. Ngoài các báo cáo trên, để phục vụ cho công tác quản lý nội bộ thì Công ty tiến hành lập thêm các báo cáo nội bộ khác như: Báo cáo chi phí SXKD theo yếu tố, Báo cáo tình hình thu nhập của công nhân viên, Báo cáo các khoản phải thu và nợ phải trả,…
* Quy trình ghi sổ bằng kế toán máy
Phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng là Phần mềm kế toán của Công ty cổ phần Công nghệ dịch vụ ANA. Mỗi nhân viên phần hành được phân quyền sử dụng riêng cho từng phần hành và chỉ được nhập, đọc, in các dữ liệu liên quan đến phần hành của mình. Kế toán trưởng là người có quyền cao nhất được chiết xuất mọi dữ liệu từ phần mềm kế toán. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán lập chứng từ. Việc ghi sổ sẽ được thực hiện ngay sau đó, quá trình này gọi là nhập liệu. Máy tính sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết và tổng hợp. Cuối kỳ, khi các bút toán điều chỉnh được thực hiện xong, kế toán yêu cầu in sổ, báo cáo, thì phần mềm sẽ tự động chiết xuất ra kết quả. Quy trình ghi sổ theo phần mềm kế toán được thể hiện qua Phụ lục số 04: Trình tự ghi sổ theo phần mềm ANA.
Phần mềm ANA về cơ bản là đáp ứng tốt các yêu cầu hạch toán kế toán, quản lý của doanh nghiệp. Tuy vậy, một số phần hành như phần hành TSCĐ, CCDC, lương và các khoản trích theo lương, kế toán vẫn phải tính riêng trên bảng tính Excel rồi định kỳ mới nhập liệu vào phần mềm. Cụ thể là đối với phần hành TSCĐ, phần mềm kế toán chỉ cho áp dụng duy nhất một phương pháp tính và trích khấu hao TSCĐ là theo phương pháp đường thẳng. Mà hiện tại Công ty không chỉ áp dụng phương pháp tính khấu hao này mà còn áp dụng thêm các phương pháp khác như theo số năm sử dụng còn lại, và theo phương án vay vốn ngân hàng. Việc tính và trích khấu hao cho những tài sản này phải được thực hiện riêng trên Excel. Định kỳ, hàng tháng kế toán mới nhập số khấu hao của tài sản đó vào phần mềm. Để phần mềm tự động tính chi phí, giá vốn cho sản phẩm mà sử dụng tài sản đó.