Phòng Kế toán - Tài chính của Công ty cổ phần Cơ điện và Xây dựng có chức năng tham mưu cho giám đốc tổ chức quản lý công tác tài chính kế toán của Công ty, đảm bảo việc sử dụng nguồn lực tài chính một cách hợp lý, đúng đắn và có những biện pháp huy động và quản lý các nguồn lực tài chính một cách hiệu quả nhất. Để thực hiện tốt chức năng của mình, bộ phận kế toán được tổ chức một cách khoa học và hợp lý trên cơ sở những nguyên tắc chung và phù hợp với đặc điểm về quản lý của Công ty. Những nguyên tắc tổ chức mà bộ phận kế toán áp dụng khi xây dựng bộ máy của mình đó là:
- Bộ máy kế toán phù hợp với bộ máy quản lý của Công ty: theo nguyên tắc này bộ máy kế toán của Công ty chia làm hai cấp như sau:
+ Phòng Kế toán - Tài chính tại Công ty có nhiệm vụ thực hiện các công việc kế toán tại Công ty.
+ Bộ phận Kế toán - Tài chính tại các Chi nhánh: Thực hiện công việc kế toán tại Chi nhánh. Các bộ phận này có quan hệ với Phòng Kế toán - Tài chính của Công ty qua hệ thống chỉ đạo dọc và chế độ báo cáo theo quy định trong quan hệ nội bộ.
- Nguyên tắc hiệu quả và tiết kiệm: Theo nguyên tắc này bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức sao cho bao quát hết khối lượng công việc kế toán, không trùng lắp trên cơ sở phân công phân nhiệm rõ ràng hợp lý, đề cao trách nhiệm cá nhân trong công việc.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Theo nguyên tắc này, việc phân công công việc không được chồng chéo, không được một người thì quá nghiều việc hoặc một người thì quá ít việc.
Quán triệt những nguyên tắc trên, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình hỗn hợp, vừa tập trung vừa phân tán. Cụ thể mô hình bộ máy kế toán được thể hiện qua Phụ lục số 02.
Phòng Kế toán – Tài chính của Công ty hiện có 9 nhân viên, tất cả đều có trình độ từ cao đẳng và đại học (trong đó có 2 cao đẳng, 7 đại học), được bố trí phù hợp với các phần hành như sau:
● Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm cao nhất về công tác tổ chức, vận hành bộ máy kế toán của Công ty, có trách nhiệm kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động tài chính, kế toán, kết quả sản xuất kinh doanh và tình hình thu nộp cho Ngân sách Nhà nước, đảm bảo cho hoạt động của Công ty đạt hiệu quả cao nhất, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Công ty về tính hợp pháp, hợp lí của các chỉ tiêu trong Hệ thống báo cáo tài chính.
● Kế toán tổng hợp: Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ:
- Kiểm tra theo dõi các khoản thu nộp với Tổng Công ty và giữa Công ty với các Công ty thành viên theo quy định hiện hành.
- Đôn đốc các Công ty trực thuộc lập báo các tài chính theo đúng thời hạn. Thực hiện lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị theo đúng quy định của Nhà nước và Tổng Công ty.
- Thường xuyên rà soát, kiểm tra sổ sách kế toán để nắm bắt số liệu hạch toán và tình hình tài chính biến động, kịp thời báo cáo Kế toán trưởng Công ty khi cần xử lý.
● Kế toán nguyên vật liệu: gồm 1 người, có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh.
● Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: gồm 1 người, có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh tình hình thanh toán lương trên cơ sở bảng thanh toán lương do các xí nghiệp, BCH và BQL gửi lên.
● Kế toán công nợ: gồm 1 nguời, có nhiệm vụ theo dõi, hạch toán các khoản phải thu, phải trả giữa Công ty với khách hàng hoặc nhà cung cấp.
● Kế toán tiêu thụ: gồm 1 người, có nhiệm vụ phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong Công ty.
● Kế toán tài sản cố định: gồm 1 người, có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản ánh, về số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển tài sản cố định trong nội bộ Công ty, thực hiện phân bổ khấu hao, tham gia lập kế hoạch sửa chữa TSCĐ, tham gia kiểm kê TSCĐ bất thường hay định kỳ
● Thủ quỹ: gồm 1 người, có nhiệm vụ theo dõi mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi, giữ gìn bảo quản tiền mặt. Thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra quỹ, đảm bảo tiền mặt tồn quỹ phải phù hợp với số dư trên sổ quỹ. Hàng ngày sau khi thu, chi tiền thủ quỹ phải ghi vào sổ quỹ, cuối ngày phải lập báo cáo quỹ nộp cho kế toán.
● Kế toán Tín dụng - Ngân hàng: gồm 1 người, có nhiệm vụ theo dõi, thực hiện các khoản thanh toán qua ngân hàng; theo dõi các dự án vay vốn đầu tư tại các Ngân hàng trên.