Phương pháp MBO là phương pháp đánh giá thực hiện công việc trong đó người lãnh đạo trực tiếp và nhân viên cùng xây dựng các mục tiêu thực hiện công việc cho thời kỳ tương lai và trên cơ sở đó, người lãnh đạo đánh giá sự nỗ lực của nhân viên và cung cấp các thông tin phản hồi cho họ.
Quy trình này được tiến hành như sau :
Các nhà quản lý cấp cao của tổ chức xác định chiến lược hoạt động của tổ chức mình từ đó có các kế hoạch dài hạn và nhiệm vụ trung tâm. Những kế hoạch này được triển khai thành những nhiệm vụ cụ thể, kế hoạch chi tiết của các phòng, ban, bộ phận trong tổ chức. Sau đó, các phòng ban bộ phận sẽ cụ thể hoá mục tiêu thực hiện công việc bao gốm cà mục tiêu cụ thể của từng người tring kỳ kế hoạch cùng các biện pháp, hoạt động để đạt mục tiêu rồi nộp cho người quản lý trực tiếp. Người lãnh đạo bộ phận sau khi tiếp nhận các bản đăng ký mục tiêu của nhân viên sẽ lần lượt thảo luận với từng nhân viên để xác định những mục tiêu chính cần đạt được trong thời gian tới.
Bước 2: Thực hiện mục tiêu
Trong suốt chu kỳ đánh giá người lao động luôn tự xem xét lại một cách định kỳ tiến độ công việc của mình dưới sự giúp đỡ của người quản lý. Vì môi trường kinh doanh luôn luôn biến động nên một số mục tiêu có thể không còn phù hợp. Khi đó, người lao động có thể thảo luận với người quản lý để điều chỉnh kế hoạch hành động hoặc thậm chí có thể điều chỉnh cả mục tiêu.
Bước 3: Đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu
Vào cuối kỳ đánh giá, người lãnh đạo bộ phận và nhân viên sẽ làm việc trực tiếp với nhau, so sánh giữa những mục tiêu đã đặt ra và kết quả đạt được để đi đến kết luận về sự thực hiện công việc của nhân viên trong kỳ đó. Đồng thời, đây cũng là thời gian để họ lập nên những mục tiêu mới cho kỳ đánh giá tới và thảo luận về sự hoàn
thiện trong thực hiện công việc cần thiết cũng như hướng phát triển trong tương lai của nhân viên.
Để thực hiện được phương pháp này, yêu cầu là cần phải có sự thỏa thuận thống nhất về mục tiêu thực hiện công việc giữa người lãnh đạo và người lao động. Đây là một vấn đề phức tạp vì không phải lúc nào cũng dễ dàng đạt được sự thống nhất đó. Chính vì vậy, “quản lý bằng mục tiêu” không những được xem là một phương pháp đánh giá thực hiện công việc mà còn được coi là một triết lý quản lý.
Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc mà ta đề cập ở trên - hầu hết đều sử dụng các hoạt động, hành vi, tinh thần, thái độ làm việc để làm tiêu chuẩn đánh giá và người đánh giá đóng vai trò như là một người phán xử. Còn “Quản lý bằng mục tiêu” có bản chất hoàn toàn khác. Ở đây, tiêu chuẩn để đánh giá chính là sự hoàn thành công việc, kết quả công việc, người đánh giá đóng vai trò là người cố vấn hay tư vấn.
Ưu điểm của “Quản lý bằng mục tiêu” là phương pháp này có tác dụng quan trọng trong việc tạo động lực cho người lao động : khuyến khích sự chủ động, tính tích cực sáng tạo của họ khi trực tiếp tham gia vào xây dựng, thực hiện những mục tiêu công việc của mình, của tổ chức.Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là gặp nhiều khó khăn trong việc xác định các mục tiêu, đặc biệt là đánh giá về chất lượng thực hiện công việc.