Chuẩn bị đàm phán:
Đây là giai đoạn quan trọng nhất nó quyết định 80% kết quả của đàm phán.
Trong giai đoạn này nhà đàm phán phải chuẩn bị kĩ càng về ba mặt sau:
Thu thập thông tin:
+ Đối tượng có lợi gì trong thương vụ này + Ta có lợi gì trong thương vụ này
+ Đối phương là ai và người đại diện cho đối phương là người như thế nào
+ Những thông tin có thể cung cấp cho đối phương
+ Khuynh hướng thị trường ra sao…
Chuẩn bị chiến lược: trước khi đàm phán cần xác định tư duy chủ đạo
sẽ dùng là gì (hăng hái nhiệt tình hay lãnh đạm, thờ ơ, đơn giản, thúc ép lạnh nhạt và xa lánh).
Chuẩn bị kế hoạch: trước khi đàm phán cần phải xác định mục tiêu của cuộc đàm phán (hay yêu cầu tối đa, tối thiểu giá cả cao nhất và giá cả cao nhất và giá cả thấp nhất…), những nhượng bộ có thể thực hiện được, những đòi hỏi cho mỗi sự nhượng bộ đó…Ta phải sắp xếp nhân sự cho cuộc đàm phán (trong đàm phán gồm có những ai?).
Tiến hành đàm phán:
Có các hình thức đàm phán sau:
- Đàm phán giao dịch qua thư tín thường là những thư chào hàng và giới
thiệu sản phẩm. Mức độ cấp thiết về thời gian là không đáng kể, chi phí thấp nhất,
tạo cho các đơn vị kinh doanh có thời gian tìm hiểu kĩ hơn về đối tác. Đây là giao
dịch đầu tiên mà các đơn vị kinh doanh thường sử dụng cho những hành động khởi
điểm ở một đối tác mới, nếu như đối tác chấp nhận thì các hình thức giao dịch khác
sẽ được thực hiện sau.
- Đàm phán giao dịch qua điện thoại là việc trao đổi qua điện thoại nhanh
chóng giúp cho người giao dịch đàm phán một cách khẩn trương đúng vào thời cơ
cần thiết, nhưng phí tổn cho loại đàm phán này rất cao. Các cuộc trao đổi qua điện thoại thường bị giới hạn về thời gian, hai bên không thể trình bày chi tiết, bởi vậy
điện thoại chỉ dùng trong những trường hợp cần thiết, thật khẩn trương, sợ lỡ thời
cơ, hoặc trong những trường hợp đã thỏa thuận xong chỉ còn xác nhận một vài chi
tiết…khi đàm phán giao dịch qua điện thoại cần chuẩn bị thật chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cách chính xác. Sau khi trao đổi bằng điện thoại cần có thư xác nhận nội dung đã đàm phán thỏa thuận.
- Đàm phán giao dịch trực tiếp: việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên trao đổi về mọi điều kiện giao dịch, vấn đề liên quan đến việc kí kết và thực hiện hợp đồng mua bán. Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và có thể là lối thoát cho những đàm phán bằng hình thức thư tín hay điện thoại đã kéo dài quá lâu mà không có kết quả. Việc gặp gỡ trực tiếp tạo điều kiện cho hai
bên hiểu nhau, duy trì được mối quan hệ tốt và lâu dài hơn. Mỗi buổi đàm phán đều được ghi lại bằng văn bản theo sổ theo dõi đàm phán. Việc này rất có lợi trong các việc thực hiện liên quan đến cơ sở pháp lí sau này.
Sau đàm phán:
- Cần phải tỏ rõ thiện chí thực hiện những gì đã đạt được trong cuộc đàm phán. Tuy nhiên, cũng lại cần tỏ ra rất sẵn sàng xem xét lại những điều đã thỏa thuận nào đó.
- Việc theo dõi thực hiện cần phải có sổ sách, tuần kì, đối chiếu và kiểm điểm cung đối phương.