Tổ TK&VV là một mắc xích quan trọng trong hệ thống của NHCSXH góp phần phát huy hiệu quả hoạt động của ngân hàng trong đó có việc triển khai chƣơng trình tín dụng học sinh sinh viên có hoàn cảnh khó khăn.
- Trong mọi hoạt động tổ trƣởng hoặc tổ phó Tổ TK&VV phải thành thục để mọi hoạt động tác nghiệp đƣợc dễ dàng. Trong quy trình cho vay tổ TK&VV phải thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể nhƣ:
+ Nhận đơn xin vay vốn, kiểm tra tính hợp lệ của đơn vay, tổ chức họp bình xét công khai danh sách và trình UBND phê duyệt.
+ Hoàn tất hồ sơ gửi lên NHCSXH nơi cho vay.
+ Khi có thông báo giải ngân của ngân hàng, thông báo cho ngƣời vay đến địa điểm giao dịch của ngân hàng để nhận tiền vay, trả nợ, trả lãi đến hạn hoặc tổ trƣởng tổ TK&VV trực tiếp nộp số lãi thu đƣợc trong kỳ cho ngân hàng (nếu đƣợc ủy nhiệm thu lãi, có ghi trong hợp đồng ủy thác đã ký với tổ). Nhƣng ban quản lý tổ TK&VV tuyệt đối không đƣợc thu gốc của tổ viên.
+ Thƣờng xuyên kiểm tra, giám sát các tổ viên vay vốn sử dụng vốn vay đúng mục đích xin vay.
+ Phát hiện kịp thời những khoản vay sử dụng sai mục đích, nợ bị rủi ro bất khả kháng để thông báo cho cán bộ ngân hàng tại buổi giao ban hàng tháng để lập biên bản xử lý theo quy định.
- Một điều cần phải chú ý hiện nay cần phải thay đổi trong khi kiện toàn tổ TK&VV đó là: thƣờng vụ của Hội đoàn thể cấp xã (phƣờng) nhƣ Chủ tịch, Phó chủ tịch, Ủy viên thƣờng vụ không đƣợc kiêm nhiệm tham gia ban quản lý tổ. Cần có sự
tách bạch chức năng quản lý ra khỏi chức năng điều hành tác nghiệp của Tổ TK&VV.
- Đƣa những hộ vay vốn của cùng một thôn về tổ TK&VV của chính thôn đó. Hiện nay, một đặc điểm của các Tổ TK&VV của NHCSXH chi nhánh tỉnh Khánh Hòa là một Ban quản lý tổ cùng lúc quản lý tổ viên có địa chỉ ở 3, 4 thôn khác nhau, điều này rất khó khăn trong công tác thu lãi và kiểm tra sử dụng vốn vay.
- Bên cạnh đó, việc củng cố và nâng cao chất lƣợng tổ TK&VV, NHCSXH cần phải thực hiện song song thêm những nhiệm vụ khác nhƣ:
+ Thƣờng xuyên tập huấn cho ban quản lý Tổ TK&VV theo hình thức “ cầm tay, chỉ việc” cũng bởi lẽ những thành viên của Ban quản lý này từ dân nghèo mà ra, kiến thức của họ về các hình thức cho vay của Ngân hàng còn rất yếu. Chính vì thế, bên cạnh những buổi tập huấn các cán bộ tín dụng cần phải theo sát không phó mặc cho các tổ chức Hội trong công tác hƣớng dẫn nghiệp vụ cho các thành viên Ban quản lý tổ.
+ NHCSXH cần phải cấp cho mỗi Ban quản lý tổ những tóm tắt của những văn bản hƣớng dẫn cần thiết về chức năng quyền hạn và trách nhiện của Ban quản lý Tổ, cũng nhƣ những bảng tóm tắt những quy trình, đối tƣợng vay vốn, hồ sơ cần thiết của các chƣơng trình cho vay đặc biệt là chƣơng trình tín dụng phức tạp nhƣ cho vay HSSV có hoàn cảnh khó khăn, để tiện trong công tác của Ban quản lý tổ.
+ Điều quan trọng nhất là cán bộ địa bàn cần phải nắm rõ địa chỉ, thân nhân và hoàn cảnh gia đình của từng thành viên trong Ban quản lý Tổ TK&VV để tạo điều kiện thuận lợi trong công tác giao dịch với ngân hàng và bảo đảm an toàn trong khâu quản lý và hoàn trả vốn vay.