6. Kết cấu của luận văn
2.5.2.Những hạn chế trong công tác quản lý nhà nước về chứng thực
+ Quy định của pháp luật về chứng thực tản mát dẫn đến khó tìm hiểu,áp dụng: Về cách hiểu quy định liên quan đến quy định về việc bán cho tặng xe của cá nhân. Trước đây, theo quy định Thông tư số 36/2010/TT-BCA ngày 12 tháng 10 năm 2010 của Bộ Công an Tại điểm 3.1.7 khoản 3 Điều 7
có quy định về đăng ký xe thì “Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân phải có
người bán, cho, tặng xe hoặc có xác nhận của cơ quan, đơn vị công tác” [3,
tr4]. Tuy nhiên, Điều 1 Thông tư số 75/2011/TT-BCA đã quy định: “Giấy
bán, cho, tặng xe của cá nhân phải có chứng thực hoặc công chứng theo quy định” [3, tr1] tại các địa phương do cách hiểu khác nhau nên việc áp dụng
liên quan chứng thực đăng ký xe là không giống nhau. Triển khai nội dung trên Sở Tư pháp TP. Hồ Chí Minh có công văn số 04/STP-BTTP ngày 04 tháng 01 năm 2012 đến Ủy ban nhân dân quận, huyện một số nội dung trong đó có chứng thực chữ ký trên giấy tờ bán xe. Sở Tư pháp TP. Hồ Chí Minh:
“… Đề nghị UBND quận, huyện chỉ đạo UBND phường, thị trấn thuộc
địa phương mình, kể từ ngày Thông tư số 75/2011/TT-BCA có hiệu lực, không thực hiện chứng thực chữ ký của người bán, cho, tặng xe trên Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân hướng dẫn người dân liên hệ với tổ chức hành nghề công chứng để giải quyết. STP sẽ có văn bản gửi các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố để tạo thuận lợi cho những trường hợp
giao dịch đối với xe có giá trị thấp” [57, tr 1-2].
Giải thích Thông tư số 75/2011/TT-BCA của Sở Tư pháp Hồ Chí Minh đã bỏ quy định về chứng thực chữ ký trên giấy bán xe. Cách giải thích của Sở là chưa đúng theo quy định của Thông tư số 75/2011/TT-BCA (Thông tư số 75) bởi Thông tư đã quy định rõ cá nhân có quyền chứng thực hoặc công chứng. Như vậy, trong quá trình triển khai về việc thực hiện Thông tư số 75 có sự không thống nhất trong quá trình triển khai thực hiện. STP Thành phố. Hồ Chí Minh yêu cầu người dân liên hệ với tổ chức hành nghề công chứng để giải quyết và STP sẽ có văn bản gửi các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố để tạo thuận lợi cho những trường hợp giao dịch đối với xe có giá trị thấp.
Tại Tiền Giang có công văn hướng dẫn nghiệp vụ công chứng, chứng thực số 68/STP-TCvà BTTP ngày 24 tháng 02 năm 2012. Đối với chứng nhận
các giao dịch của cá nhân đối với xe với nội dung: “… Để tạo thuận lợi cho
người dân khi thực hiện công chứng giao dịch, Sở tư pháp đề nghị các Phòng công chứng, Văn phòng công chứng trên địa bàn tạo mọi thuận lợi nhất về thủ tục, đồng thời không thu thêm thù lao và các chi phí khác đối với những xe có giá trị thấp [60, tr2]. Ngoài ra, STP Tiền Giang phối hợp với Công an
tỉnh ban hành văn bản liên ngành hướng dẫn việc chứng thực Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân theo quy định của Thông tư trên. Một số địa phương khác hiểu Thông tư số 75 việc mua bán, cho tặng xe của cá nhân có thể được chứng thực hoặc công chứng.
Theo quy định Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 08 năm 2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn Nghị định 79 có quy định về việc từng bước chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng. Luật công chứng năm 2006 và Nghị định số 79 đã phân biệt rõ hai loại hoạt động công chứng và chứng thực, theo đó công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; còn PTP cấp huyện, Uỷ ban nhân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, chứng thực chữ ký. Để tạo điều kiện cho PTP cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã tập trung thực hiện tốt công tác chứng thực bản sao, chữ ký theo quy định của Nghị định số 79, đồng thời từng bước chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo đúng tinh thần của Luật công chứng, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức. Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cần thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương; căn cứ vào tình hình phát triển của tổ chức hành nghề công chứng để quyết định chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Trong trường hợp trên địa bàn huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng thì người tham gia hợp đồng, giao dịch được lựa chọn công
chứng của tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn khác hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật.
Cơ sở pháp lý để thực hiện công tác chuyển giao các giao dịch sang các tổ chức hành nghề công chứng. Theo quy định tại Luật công chứng năm 2006,
Điều 4 khoản 2 Văn bản công chứng bao gồm các nội dung sau đây:“ Hợp
đồng, giao dịch và lời chứng của công chứng viên”[55, tr. 1].Thực hiện công
tác chuyển giao các giao dịch hợp đồng được quy định tại các văn bản. Theo quy định tại Điểm b khoản 4 Điều 26 Nghị định 88/2009/NĐ-CP ngày 19/10/2009 về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với có quy định:
“Thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở
địa phương để đáp ứng yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, quyển sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Xem xét, quyết định chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng ở địa bàn cấp huyện. Đối với những nơi chưa có quyết định chuyển giao của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thì người tham gia hợp đồng, giao dịch có quyền lựa chọn công chứng hoặc chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện theo quy định của pháp luật”[33, tr. 18].
Đồng thời tại TP.Hồ Chí Minh đã tiến hành việc chuyển giao toàn bộ các giao dịch, hợp đồng sang tổ chức hành nghề công chứng. Theo Thông tư số 03/2008/TT-BTP thì về nguyên tắc việc mua bán xe là hợp đồng, giao dịch thẩm quyền thuộc về tổ chức hành nghề công chứng. Quy định của Bộ sẽ từng bước chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng. Mặc dù, STP giải thích chưa đúng theo Thông tư số 75/nhưng đã theo đúng tinh thần của Luật công chứng và Thông tư số 03/2008/TT-BTP.
các tổ chức hành nghề công chứng. Với nền hành chính phục vụ nhân dân, làm sao đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho công dân, vì công dân, pháp luật dễ đi vào cuộc sống. Sau đó Bộ Tư pháp đã khắc phục bằng cách ban hành Công văn số 4697/BTP-HCTP ngày 07/6/2012 của Bộ Tư pháp v/v chứng thực chữ ký và giấy bán, tặng, cho xe của cá nhân.Theo đó, thẩm quyền chứng thực giấy tờ này có thể được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND cấp huyện hoặc UBND cấp xã đối với những huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng.
Không chỉ việc thực hiện chứng thực các văn bản nằm rải rác trong nhiều quy định. Hoạt động điều chỉnh pháp luật về quản lý chứng thực vẫn mang tính chất giải quyết các công việc tạm thời, giải quyết công việc phát sinh thực tế, hay thay đổi, tính ổn định chưa cao. Với mục tiêu xây dựng nhà nước của dân, do dân, vì dân muốn vậy nhà nước cần tăng cường hơn nữa công tác quản lý nhà nước bằng pháp luật, mở rộng dân chủ nhằm đảm bảo quyền của công dân trên mọi lĩnh vực. Do vậy, việc tạo hành lang pháp lý cho việc hoàn thiện công tác quản lý nhà nước về chứng thực là rất cần thiết.
+Vướng mắc, bất cập trong tổ chức thực hiện chứng thực theo cơ chế
hành chính một cửa. Công tác chứng thực chưa được áp dụng theo cơ chế một cửa tạo ra được môi trường hành chính tiện lợi nhanh chóng, chính xác. Theo quy định số 93/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 22/06/2007 ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương. Theo đó cơ chế một cửa được áp dụng đối với UBND 3 cấp: xã, huyện, tỉnh. Mà theo quy định của Nghị định số 79 đối với thủ tục chứng thực chữ ký người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Quy định trên được áp dụng chủ yếu đối với những nơi đã phân công Trưởng hoặc Phó phòng trực tiếp ngồi tại bộ phận một cửa cùng với chuyên viên giúp việc để trực ký hồ sơ. Tuy nhiên, tại cấp
xã Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch không thể trực tiếp tại bộ phận một cửa để thực hiện công tác chứng thực chữ ký. Theo đánh giá của báo cáo về việc sơ kết 2
năm thực hiện Luật công chứng 2006 và Nghị định số 79 đã nhận định“ Ưu
điểm của việc áp dụng cơ chế hành chính một cửa trong hoạt động chứng thực là tạo ra được môi trường hành chính công khai, trật tự nhưng điểm rất không thuận tiện trong thực hiện cơ chế này là vô tình biến thủ tục hành chính một
cửa theo quy định của Nghị định số 79 thành thủ tục hành chính hai cửa”[13, (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
tr. 12]. Sau khi có vướng mắc trên BTP đã tiến hành khắc phục bằng cách ban hành Công văn số 4697/BTP-HCTP ngày 07/6/2012 của Bộ Tư pháp v/v chứng thực chữ ký và giấy bán, tặng, cho xe của cá nhân một cửa liên thông theo cách thức
“…Cán bộ, công chức chỉ tiếp nhận, kiểm tra yêu cầu chứng thực và hẹn người có yêu cầu chứng thực về thời điểm trả kết quả. Tại thời điểm trả kết quả, người có yêu cầu chứng thực chữ ký sẽ ký trước mặt người thực hiện chứng thực; người thực hiện chứng thực ký chứng thực và trả kết quả cho người có yêu cầu chứng thực”[24 tr. 1].
+ Về chứng thực hợp đồng, giao dịch khác của PTP và UBND cấp xã:
Theo báo cáo số 175/ BC-BTP sơ kết 2 năm thực hiện Luật công chứng và Nghị
định số 79 “... trong hai năm qua Phòng Tư pháp chứng thực 183.704 hợp đồng,
giao dịch khác, UBND cấp xã chứng thực 20.656.104 hợp đồng giao dịch khác” [13 tr. 11]. Việc chứng thực của UBND cấp xã đối với các hợp đồng giao dịch là không đảm bảo nguyên tắc pháp lý như chỉ chứng nhận chữ ký hoặc chứng nhận hộ khẩu không chứng nhận tính hợp pháp và tính xác thực của hợp đồng giao dịch. Hiện các địa phương đã từng bước chuyển giao giao dịch, hợp đồng sang
các tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, trong quá trình chuyển giao hợp đồng, giao dịch sang các tổ chức hành nghề công chứng ở Tây Ninh có báo
sang tổ chức hành nghề công chứng. Theo báo cáo số 215/BC-STP ngày 19/02/2012 của STP tỉnh Tây Ninh lý do dừng chuyển giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch sang các tổ chức hành nghề công chứng:
“…Do các quy định của pháp luật liên quan đến công chứng, chứng thực các hợp đồng giao dịch liên quan đến công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản nêu trên không thống nhất nên nhận thức của các ngành, các cấp, doanh nghiệp và người dân chưa hoàn toàn ủng hộ chuyển giao ngay …”[59 tr. 2-3].
Việc dừng chuyển giao là do chưa nhận thức rõ giá trị, độ tin cậy, sự an toàn pháp lý của hợp đồng, giao dịch được công chứng với được chứng thực ở UBND cấp xã, cấp huyện. Đồng thời có sự chênh lệch giữa phí công chứng và lệ phí chứng thực, rất lớn. STP Tây Ninh giải thích liên quan đến tổ chức hành nghề công chứng, trên địa bàn tỉnh hiện chỉ có 5 tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động gồm 03 Phòng công chứng trực thuộc Sở tư pháp đặt tại thị xã Tây Ninh, huyện Gò Dầu và huyện Tân Châu; có 02 Văn phòng do sự phát triển của tổ chức hành nghề công chứng chưa đồng đều. Hơn nữa do nhận thức của các cơ quan ban ngành và người dân chưa hoàn toàn ủng hộ chuyển giao ngay việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản. Người dân vẫn chưa nhận thức rõ giá trị, độ tin cậy pháp lý của hợp đồng, giao dịch được công chứng với hợp đồng chứng thực ở UBND xã, huyện. Vì vậy, Sở Tư pháp Tây Ninh đã tham mưu cho UBND tỉnh dừng việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch sang các tổ chức hành nghề công chứng. Nhìn chung, công tác chuyển giao các giao dịch hợp đồng phải gắn liền với việc phát triển mạnh các văn phòng công chứng.
Tình trạng UBND cấp huyện PTP và UBND cấp xã chứng thực hợp đồng, giao dịch khác vẫn còn rất phổ biến. Công tác chứng thực của UNND cấp huyện, xã không đảm bảo tính pháp lý tính rủi ro cao hơn. Việc chứng thực của UBND
cấp xã đối với các hợp đồng, giao dịch chỉ chứng nhận chữ ký hoặc chứng nhận hộ khẩu, không chứng nhận tính hợp pháp và tính xác thực của hợp đồng, giao dịch. Do đó, để khắc phục tình trạng này, cần phát triển mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng đủ để đáp ứng nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.
+ Những hạn chế bất cập về bố trí nhân lực làm công tác chứng thực: Nhu cầu chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký cá nhân như đã nêu trên là rất lớn. Trong khi đó, việc chuẩn bị điều kiện về nguồn nhân lực, cơ sở vật chất cho cấp xã còn thiếu. Tình trạng cán bộ Tư pháp hộ tịch cấp xã chưa qua đào tạo luật đã được khắc phục một bước, tuy nhiên, thực tế hiện nay công việc tư pháp ở cấp xã hầu hết đang trong tình trạng quá tải. Ngoài ra, lãnh đạo UBND cấp xã do bận nhiều việc nên việc phân công trực lãnh đạo để ký văn bản chứng thực gặp khó khăn. Để khắc phục tình trạng này, có UBND cấp xã chỉ bố trí lịch tiếp nhận và giải quyết yêu cầu chứng thực một số buổi trong tuần nên không thể đáp ứng yêu cầu chứng thực theo đúng thời hạn quy định trong Nghị định 79. Theo báo cáo của Sở Tư pháp Đắc Nông số 46/BC-UBND ngày 11.7.2012 kết quả công tác Tư pháp 6 tháng đầu năm và phương hướng nhiệm vụ công tác 6 tháng cuối năm 2012. Theo đó tại Đắc Nông về chứng thực “vẫn còn tình trạng ở một vài nơi chính quyền do bận nhiều công việc khác nhau nên bố trí lịch làm việc cách nhật làm cho người dân bị động phải chờ đợi hoặc đi lại nhiều để tìm nơi chứng thực” [56 tr.2]. Cán bộ công chức cấp xã vẫn thường bị luân chuyển, điều động dẫn đến sự không ổn định trong công tác cán bộ. Tuy nhiên, đối với một số tỉnh miền núi, do nhu cầu chứng thực là không lớn, đặc biệt tại các xã miền núi thì việc bố trí 02 cán bộ Tư pháp hộ tịch là không cần thiết. Bên cạnh đó, một bộ phận cán bộ làm công tác chứng thực chưa được đào tạo bài bản, nhiều người chưa có hiểu biết cơ bản về pháp luật cũng như nghiệp vụ chứng thực, cán bộ tại các phường, xã, thị trấn thường xuyên thay đổi,