6. Kết cấu của luận văn
3.2.7.Cần thống nhất áp dụng đối với việc thu lệ phí thực hiện chứng thực
Theo quy định tại Thông tư số 92/2008/TTLT-BTC-BTP (Thông tư số 92) hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí công chứng, chứng thực. Trên cơ sở quy định UBND tỉnh thành ban hành mức biểu phí đối với thu lệ phí chứng thực. Quy định của Thông tư số 92 chứng thực bản sao từ bản chính không quá 2000 đồng/ trang từ trang thứ 3 trở lên, mỗi trang thu không quá 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá 100.000 đồng/bản. Mức thu trên là mức tối đa của Thông tư số 92, các địa phương có thể tham mưu cho UBND ban hành khung lệ phí thấp hơn so với quy định bởi khung mà Thông tư đưa ra. Thông tư chính là cơ sở để các địa phương ban hành lệ phí chứng thực phù hợp với tình hình ở địa phương mình. UBND các địa phương đã ban hành mức thu lệ phí cấp bản sao từ sổ gốc, lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký trên địa bàn của
mình cũng rất rõ ràng. Mặc dù pháp luật quy định cụ thể song việc vận dụng lại không thống nhất dẫn đến mỗi nơi thu một kiểu.
Khi người dân đi chứng thực thường bị thu cao bởi trường hợp này người thu không tính trường hợp có lợi cho dân, khi công dân có nhu cầu chứng thực từ 03 bản trên lên thì mỗi trang thu không quá 1.000 đồng/trang. Trên thực tế cán bộ thu nhiều trường hợp tính bình quân mỗi trang 2.000 đồng mà không tính nhiều trường hợp người dân sao y chứng thực từ 03 bản trở lên. Đó chính là nguyên nhân chính dẫn đến mỗi địa phương thu phí một kiểu. Hơn nữa có nhiều trường hợp thu cao hơn do cách thu khác nhau. Đồng thời có nơi thu theo trang của bản gốc, có nơi thu theo trang của bản sao. Như vậy sự không thống nhất là do cách tính số trang: số trang tính trên văn bản sao y hay văn bản gốc bởi nếu tính số trang trên văn bản gốc thì số trang bị tính phí sẽ nhiều hơn tính theo bản sao. Về nguyên tắc tính phí trên nguyên tắc có lợi cho công dân việc sao y chứng thực tính số trang trên văn bản sao y đều này cũng thể hiện sự hợp lý bởi đó chính là trang thực tế mà công dân được thực hiện sao y. Việc tính phí tại UBND cấp xã, UBND cấp huyện cần tính trang để thu lệ phí chứng thực bản sao theo hướng có lợi cho nhất cho công dân và phù hợp với quy định của pháp luật. Do vậy, cần tăng cường công tác hướng dẫn nghiệp vụ để việc thu lệ phí thực hiện chứng thực cần được áp dụng thống nhất trên phạm vi toàn quốc. Hơn nữa, việc thu lệ phí chứng thực, có nơi không có biên lai, dẫn đến người dân thắc mắc. Công tác cán bộ ngoài chú trọng chuyên môn nghiệp vụ, cần tuyển cán bộ có tâm, công tác tập huấn đội ngũ cán bộ công chức Tư pháp hộ tịch cũng cần được quan tâm để công chức thực hiện tốt hơn công việc của mình. Theo quan điểm của tác giả nên quy định hình thức xử lý vi phạm đối với việc thu lệ phí chứng thực sai thu lệ phí không có biên lai không đúng quy định của pháp luật. Khi có hành lang điều chỉnh quy định hình thức xử lý vi phạm đối với trường hợp trên thì việc áp dụng mới nghiêm, áp dụng thống nhất.
Các địa phương nên căn cứ vào tình hình thực tế ở địa phương mình để quyết định mức lệ phí cho hợp lý. Mức khung theo quy định là mức tối đa, việc ban hành quyết định thu lệ phí có thể thấp hơn Thông tư trên. Hơn nữa có địa phương vẫn áp dụng mức biểu phí theo Quyết định của UBND đã ban hành cũ dựa vào Thông tư liên tịch số 93/2001/TTLT-BTC ngày 21/11/2001 của Bộ Tài chính và BTP hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí công chứng, chứng thực. Thông tư này không quy định trường hợp chứng thực nhiều từ trang thứ 3 trở lên mỗi trang thu không quá 1.000 đồng/trang dẫn đến bất lợi cho công dân. Việc niêm yết công khai các thủ tục, văn bản liên quan đến chứng thực tại một số địa phương còn chưa được cập nhật thường xuyên, còn áp dụng các văn bản cũ đã hết hiệu lực. Khi tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ chứng thực cũng nêu rõ cách thu lệ phí chứng thực bảo sao, chứng thực chữ ký cũng như việc vận dụng pháp luật được đúng.
3.2.8. Tăng cường trách nhiệm thanh tra, kiểm tra phối hợp trong quản lý nhà nước về chứng thực
Để đảm bảo hiệu quả QLNN cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động chứng thực có thể theo định kỳ 6 tháng hoặc một năm.Trong quá trình kiểm tra, thanh tra chứng thực thường kết hợp với hộ tịch. Qua thanh tra, sẽ phát hiện những bất cập, mâu thuẫn, vướng mắc. Đồng thời cũng phát hiện những vi phạm pháp luật từ đó có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. Tuy nhiên, trên thực tế việc phát hiện, xử lý vi phạm trong chứng thực rất ít; thanh tra kiểm tra còn mang tính hình thức nên còn nhiều vi phạm chưa được phát hiện kịp thời. Do vậy, cần nâng cao hơn nữa hiệu quả trong hoạt động thanh tra cán bộ thanh tra phải có thường xuyên nâng cao trình độ. Đồng thời có sự phối hợp, tham gia của các cơ quan khác nhau để kịp thời phòng ngừa và hạn chế vi phạm trong chứng thực, xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm. Công tác thanh, kiểm tra ở Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cũng có
hạn chế. Mặc dù theo quy định của pháp luật Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện nhiệm vụ. Tuy nhiên, trên thực tế, hai cơ quan chưa thực sự phát huy vai trò trong công tác thanh tra, kiểm tra chứng thực của viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao. Việc phối hợp tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực cho viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao cũng chưa được thực hiện đầy đủ kịp thời. Công tác phối hợp bồi dưỡng cho viên chức ngoại giao để họ thực hiện tốt hơn các quy định của pháp luật chưa được chú trọng. Muốn vậy, cần quy định hành lang pháp lý để việc áp dụng đòi hỏi có sự tuân thủ, chung tay của các cơ quan có thẩm quyền. Trên thực tế hoạt động phối hợp trong việc thanh tra, kiểm tra, hoạt động chứng thực của Bộ Ngoại giao với Bộ Tư pháp chưa thực hiện triệt để. Để công tác chứng thực đi vào nề nếp cần quy định trách nhiệm cụ thể, cơ chế thực hiện trong việc phối hợp để kiểm tra, thanh tra chứng thực của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện nhiệm vụ. Việc quy định định kỳ hàng năm hoặc đột xuất Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao phối hợp để tiến hành thanh kiểm tra công tác chứng thực. Bên cạnh đó quy định trách nhiệm trong việc thống kê số liệu, tổng hợp việc chứng thực tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thông báo theo định kỳ 6 tháng, 01 năm để Bộ Tư pháp thống nhất quản lý trong cả nước.