6. Kết cấu của luận văn
3.2.4.Cần có quy định cán bộ Tư pháp hộ tịch xác nhận ký chứng thực,
tiêu chuẩn điều kiện, chế độ đãi ngộ đối với người làm công tác chứng thực, giúp việc thực hiện chứng thực
Mặc dù Bộ Tư pháp có Công văn số 4697/BTP-HCTP ngày 07/6/2012 của Bộ Tư pháp v/v chứng thực chữ ký và giấy bán, tặng, cho xe của cá nhân hướng dẫn việc chứng thực chữ ký có thể được thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Theo đó, cán bộ, công chức chỉ tiếp nhận, kiểm tra yêu cầu chứng thực và hẹn người có yêu cầu chứng thực về thời điểm trả kết quả. Tại thời điểm trả kết quả, người có yêu cầu chứng thực chữ ký sẽ ký trước mặt người thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực ký chứng thực và trả kết quả cho người có yêu cầu chứng thực.Tuy nhiên về lâu dài cần phải được điều chỉnh trong Luật chứng thực. Cần quy định cán bộ công chức tại bộ phân một cửa được quyền xác nhận việc ký của người có yêu cầu chứng thực chữ ký như người có yêu cầu chứng thực chữ ký sẽ ký trước mặt cán bộ công chức tại bộ phân một cửa.
Để bảo đảm thực hiện nghiêm chỉnh quy định về thủ tục chứng thực chữ ký, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, thì việc quy định tiêu chuẩn điều kiện đối với người làm công tác chứng thực nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ công chức chuyên nghiệp, hiện đại. Đội ngũ cán bộ Tư pháp làm ở cấp cơ sở ngày càng được kiện toàn. Một số địa phương đã thực hiện trấn đã bố trí 2 công chức Tư pháp hộ tịch như TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, Tiền Giang... Bên cạnh đó, với sự ra đời của nhiều Trường Trung cấp Luật trên phạm vi cả nước như trường Trung cấp Luật Thái Nguyên, Trường Trung cấp luật Buôn Ma Thuột tại tỉnh Đắk Lắk, trường Trung cấp luật Vị Thanh tại tỉnh Hậu Giang, Trường trung cấp Luật Đồng Hới tại Quảng Bình và sắp tới là Trường trung cấp luật Sơn La đã tạo nhiều cơ hội thuận lợi để chuẩn hóa trình độ cho cán bộ Tư pháp hộ tịch cơ sở. Tuy nhiên, với lợi thế là có trình độ pháp
luật, được cọ sát nhiều với thực tiễn, nên đội ngũ cán bộ tư pháp hộ tịch cũng thường xuyên có những biến động, đặc biệt sau kỳ bầu cử. Tư pháp địa phương cần có kế hoạch phối hợp chặt chẽ với các cơ sở đào tạo Đại học và Trung cấp Luật tuyển dụng học viên tốt nghiệp các cơ sở này để bổ sung cho đội ngũ công chức Tư pháp ở cấp xã. Trong công tác thực hiện chứng thực theo quy định của Nghị định 79 thì người thực hiện chứng thực đó chính là Chủ tịch UBND cấp xã. Người giúp việc cho Chủ tịch UBND cấp xã là công chức Tư pháp, tuy nhiên công chức Tư pháp không được trực tiếp ký các giấy tờ chứng thực đồng thời cũng không phải chịu trách nhiệm đối với các giấy tờ chứng thực. Trong khi cấp xã là cấp cơ sở gần dân nhất, nhiệm vụ của Tư pháp cấp xã ngày càng tăng về số lượng với yêu cầu cao về chất lượng và tiến độ dẫn đến sự quá tải về công việc. Do đặc thù của các UBND xã, phường, thị trấn tại Thành phố là khối lượng công việc lớn. Công chức Tư pháp hộ tịch đảm nhiệm 12 đầu việc. Công việc của cán bộ cấp xã luôn trong tình trạng quá tải, đội ngũ cán bộ công chức thường có sự thay đổi sau mỗi kỳ đại hội. Đặc biệt Nghị định đã tạo điều kiện thuận lợi cho công dân phân cấp thẩm quyền chứng thực không phụ thuộc vào việc người yêu cầu chứng thực có hay không có hộ khẩu thường trú, tạm trú tại địa phương. Chính vì vậy mà những thành phố lớn tập trung nhiều dân cư, lao động nhu cầu về chứng thực tăng cao. Đội ngũ cán bộ làm công tác chứng thực tại UBND cấp xã còn hạn chế về trình độ pháp luật hay luân chuyển. Để thể hiện sự chuyên nghiệp hóa cũng như đảm bảo sự yên tâm cho công chức trong công việc cũng nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực. Đồng thời bảo đảm thực hiện kịp thời yêu cầu chứng thực của công dân. Đòi hỏi người giúp việc phải được đào tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ chứng thực. Yêu cầu về tiêu chuẩn người giúp việc phải có trình độ chuyên môn từ Trung cấp Luật trở lên. Tại cấp huyện người giúp việc cho Trưởng hoặc Phó Phòng là các chuyên viên.Việc xây dựng đội
ngũ cán bộ, công chức có số lượng, cơ cấu hợp lý chuyên nghiệp, hiện đại để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới. Bên cạnh đó cán bộ công chức có phẩm chất tốt và đủ năng lực để tiếp nhận nhiệm vụ và thực thi công vụ là rất cần thiết. Về tiêu chuẩn nghiệp vụ của cán bộ làm công tác chứng thực nên tối thiểu phải có trình độ trung cấp luật, đáp ứng thời gian công tác ổn định tối thiểu 03 năm. Đồng thời chế độ đãi ngộ phải tương xứng với áp lực công việc và trách nhiệm được giao. Cấp xã là nơi quan hệ trực tiếp với người dân, đảm bảo quyền lợi cho nhân dân. Sự hoàn thiện về chức danh và những tiêu chuẩn cụ thể của cán bộ công chức cấp xã nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, cải cách tư pháp đã và đang đặt ra. Mục đích của xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức nhằm phục vụ sự nghiệp phát triển đất nước và phục vụ nhân dân. Việc quy định rõ về tiêu chuẩn trên cũng cần thiết khi xây dựng Luật chứng thực để nâng cao chất lượng công tác chứng thực. Hơn nữa việc quy định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của người giúp việc cho Chủ tịch, phó Chủ tịch, Trưởng hoặc Phó phòng tư pháp cấp huyện, những việc được làm và không được làm cũng như chế độ chính sách đãi ngộ với với công chức trong lĩnh vực này là cần thiết.