6. Kết cấu của luận văn
3.2.2. Hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực
Trong quá trình triển khai hoạt động chứng thực pháp luật chưa điều chỉnh một số vấn đề để thực hiện Nghị định số 79. Đồng thời pháp luật cần dự liệu các trường hợp phát sinh trong lĩnh vực chứng thực.
- Về thời hạn lưu trữ theo quy định Điều 21 khoản 2 Nghị định số 79 có quy định: “ Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan chứng thực phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Thời hạn lưu trữ bản sao tối thiểu là 2 năm. Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu huỷ bản sao được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ”. Như vậy, Nghị định số 79 chỉ quy định thời hạn lưu trữ bản sao là 02 năm mà không quy định thời hạn lưu trữ văn bản chứng thực chữ ký. Đồng thời hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch dân sự pháp luật cũng chưa quy định thời gian là bao lâu dẫn đến khó cho công tác lưu trữ hồ sơ về chứng thực chữ ký tại UBND cấp
xã và PTP cấp huyện. Trong khi đó nhiều xã, phường, quận, huyện ở vị trí trung tâm gần các cơ quan, doanh nghiệp nên người dân đến yêu cầu chứng thực nhiều, số lượng hồ sơ lưu trữ ngày càng tăng, kho lưu trữ quá tải do vậy cần có quy định để điều chỉnh về thời hạn lưu trữ về chữ ký. Việc hoàn thiện quy định về chứng thực nên quy định về thời hạn lưu trữ về văn bản chứng thực chữ ký giống thời hạn lưu trữ bản sao là hai năm để khắc phục vướng mắc, giảm bớt khó khăn trong công tác lưu trữ chứng thực của UBND cấp xã và PTP cấp huyện.
- Trong quy định của pháp luật về chứng thực chưa quy định người thực hiện chứng thực phải có trách nhiệm giữ bí mật đối với những việc mà mình thực hiện chứng thực
- Trong quy định của Nghị định số 79 đã có quy định trong khi thi hành nhiệm vụ, quyền hạn nếu người thực hiện nhiệm vụ do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái các quy định của Nghị định này và các văn bản quy phạm pháp luật khác thì tuỳ theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên pháp luật chưa quy định cụ thể các trường hợp xử lý kỷ luật, xử lý vi phạm hành chính đối với các trường hợp vi phạm.
- Đồng thời đối với việc chứng thực chữ ký đối với đơn, văn bản làm chứng phục vụ cho công tác xét xử tại toà án; các loại đơn từ, xác nhận khác theo yêu của các cơ quan có thẩm quyền khác. Nếu thuộc về chứng thực thì cần đưa vào Luật để điều chỉnh.
- Về thủ tục chứng thực chữ ký cần có quy định cụ thể để tiếp nhận và trả hồ sơ đều qua một cửa để đảm bảo tính công khai, minh bạch. Đối với chứng thực chữ ký đối với mẫu sơ yếu Lý lịch và một số mẫu khác. Hiện UBND xã phường xác nhận chính xác nhận theo nơi đăng ký hộ khẩu thường trú. Tuy nhiên, thực tế nhiều người đi làm ăn xa trong khi đó khi cần xác nhận
sơ yếu lý lịch bắt buộc phải về quê để xác nhận. Thực chất đây là việc chứng thực không phải ai cũng có điều kiện để về quê xin chứng thực chữ ký. Vì vậy, để tạo điều kiện cho công dân việc quy định Phòng tư pháp, UBND cấp xã thực hiện thẩm quyền chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Việc quy định thẩm quyền chứng thực chữ ký của người khai không phụ thuộc vào nơi cư trú là rất cần thiết nhằm tạo thuận lợi cho công dân bởi xác nhận chữ ký của người khai là đúng. Như vậy, vừa đảm bảo cho công dân được phục vụ nhanh, thuận lợi, không tốn kém góp phần vào việc cải cách thủ tục hành chính. Đồng thời tiến hành loại bỏ thủ tục hành chính không cần thiết để chính quyền gần dân, phục vụ tốt hơn cho công dân.
Ngoài ra, trong quá trình tổng kết thực hiện công tác chứng thực cần phát huy những mặt đạt được trong công tác chứng thực cũng như bất cập, hạn chế để nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật. Do những hạn chế về việc áp dụng không thống nhất, quy định của pháp luật chưa được điều chỉnh các hoạt động chứng thực. Quy định của pháp luật cần dự liệu những trường hợp xảy ra trên thực tế để đưa vào Luật điều chỉnh. Để QLNN về chứng thực thống nhất trên phạm vi toàn quốc việc ban hành đạo luật về chứng thực góp phần vào việc QLNN hiệu quả hơn. Công tác chứng thực được thực hiện bài bản hơn, đồng thời xây dựng nền hành chính ở nước ta trong sạch lành mạnh, chính quy và hiện đại. Trên cơ sở những hạn chế trong công tác chứng thực, việc đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả quản lý là rất cần thiết góp phần vào việc thực hiện nhiệm vụ của ngành tư pháp, cũng như nhiệm vụ cải cách hành chính trong giai đoạn hội nhập. Cần tiếp tục nghiên cứu nhằm xây dựng một khung pháp luật đầy đủ, đồng bộ, thống nhất bảo đảm phát huy vai trò và hiệu lực quản lý xã hội bằng pháp luật, xây dựng nhà nước xã hội chủ nghĩa vì nhân dân, bảo đảm dân chủ, công bằng xã hội ở Việt Nam. Mọi hoạt động đều được tổ chức và hoạt động trên cơ sở một đạo luật do Quốc hội ban hành để
đảm bảo tính đồng bộ, ổn định và tính hiệu lực cao. Một số quy định về chứng thực còn thiếu cần bổ sung để hoàn thiện hệ thống pháp luật. Ngoài ra, trong quá trình hoàn thiện pháp luật cần đề cao việc dự báo, dự liệu các trường hợp phát sinh trên thực tế để việc áp dụng hạn chế những khó khăn vướng mắc.Việc hoàn thiện thể chế xây dựng hành lang pháp lý đảm bảo sự thống nhất quản lý của Nhà nước trong hoạt động chứng thực.