a/ Trình tự thủ tục và chứng từ tăng TSCĐ:
Để một nghiệp vụ về tăng TSCĐ phát sinh thì phải xuất phát từ nhu cầu cần đầu tư mua sắm, trang bị TSCĐ mới phục vụ cho sản xuất kinh doanh và phải có kế hoạch trước.
Cụ thể: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm tiếp theo, Ban giám
đốc Công ty cùng với Tổ xe máy thi công, Phòng kế hoạch, Phòng kỹ thuật và Phòng kế toán sẽ lên kế hoạch dự kiến cần bổ sung những loại máy móc thiết bị nào, bổ sung bằng hình thức nào (Mua sắm mới hay đi thuê: Cụ thể là thuê tài chính, đầu tư bằng vốn tự có hay vốn vay) trên cơ sở đó giao cho các phòng ban tổ chức thực hiện.
Tùy theo kế hoạch bổ sung máy móc thiết bị mà có trình tự thủ tục và chứng từ tăng TSCĐ khác nhau. Tuy nhiên có thể khái quát theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 2.7-TRÌNH TỰ, THỦ TỤC TĂNG TSCĐ.
Nguồn: Phòng kế toán
Kế hoạch đầu tư bổ sung TSCĐ
(Quyết định của Hội đồng thành viên quản trị Công ty)
Đầu tư bằng vốn vay - Lập dự án vay. - Hồ sơ thế chấp. - Ký hợp đồng vay vốn. - Tổ chức tín dụng giải ngân. Đầu tư bằng vốn tự có Đầu tư bằng đi thuê tài chính - Lập dự án vay. - Ký hợp đồng thuê tài chính. Mua TSCĐ - Hợp đồng mua TSCĐ. - Hóa đơn GTGT. - Hồ sơ nguồn gốc TSCĐ. - Biên bản bàn giao TSCĐ.
- Các chứng từ thanh toán tiền mua. - Các chứng từ khác.
Bàn giao đưa TSCĐ vào sử dụng
(Hội đồng bàn giao TSCĐ cho Tổ xe máy thi công và thợ lái máy) - Biên bản bàn giao TSCĐ.
- Hồ sơ về TSCĐ.
- Các tài liệu, chứng từ khác.
Giai đoạn chuẩn bị đưa vào sử dụng
Sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp thêm: - Hóa đơn GTGT, HĐKT.
- Các biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành.
Đăng ký quyền sở hữu và lưu hành: - Hồ sơ kê khai TSCĐ.
- Giấy nộp lệ phí trước bạ.
- Các giấy tờ kiểm định chất lượng lưu hành. - Các chứng từ thanh toán tiền.
b/ Trình tự thủ tục và chứng từ giảm TSCĐ:
Thông thường việc giảm TSCĐ ở Công ty là do TSCĐ đã hết khấu hao và không thể tiếp tục sử dụng phải thanh lý hoặc do nhượng bán TSCĐ. Một số trường hợp giảm (rất ít khi xảy ra) là do TSCĐ chưa hết khấu hao nhưng trong quá trình sử dụng do sự cố dẫn tới không thể tiếp tục sử dụng được hoặc do bị thiếu khi kiểm kê.
Khi nghiệp vụ về giảm TSCĐ phát sinh thì cũng phải xuất phát từ kế hoạch được lập trước. Ban giám đốc Công ty cùng với tổ xe máy thi công, Phòng kế hoạch, Phòng kỹ thuật, Phòng kế toán sẽ lên kế hoạch thanh lý những loại máy móc thiết bị, TSCĐ đã hết khấu hao mà không thể sử dụng được nữa hoặc cần nhượng bán ngay để đầu tư mua các máy móc thiết bị công nghệ mới phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở đó giao cho các phòng ban tổ chức thực hiện. Tùy theo kế hoạch thanh lý, nhượng bán máy móc thiết bị hoặc các trường hợp giảm TSCĐ khác mà có trình tự thủ tục và giảm chứng từ TSCĐ khác nhau. Tuy nhiên có thể khái quát theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 2.8-TRÌNH TỰ, THỦ TỤC GIẢM TSCĐ.
Nguồn: Phòng kế toán
Giảm TSCĐ (Theo kế hoạch) Quyết định của Hội đồng
Thành viên. Giảm TSCĐ (Phát sinh bất thường) Các trường hợp khác * Giảm do sự cố bất thường: - Biên bản vụ việc. - Biên bản bàn giao TSCĐ. - Quyết định về giảm TSCĐ của Giám đốc Cty
- Các chứng từ khác.
* Giảm do bị thiếu khi kiểm kê:
- Biên bản kiểm kê TSCĐ. - Quyết định xử lý.
- Các chứng từ thanh toán Nhượng bán TSCĐ
- Hợp đồng bán TSCĐ.
- Biên bản bàn giao tài sản cho bên mua. - Hóa đơn GTGT. - Chứng từ thanh toán tiền. - Các chứng từ khác. Thanh lý TSCĐ - Biên bản thanh lý. - Biên bản bàn giao tài sản cho bên mua. - Hóa đơn GTGT. - Chứng từ thanh toán tiền.
- Phiếu nhập kho. - Các chứng từ khác.