SƠ ĐỒ 2.2-TỔ CHỨC BỘ MÁY SẢN XUẤT
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Ban chỉ huy công trường:
- Trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động và tổ chức thi công công trình.
- Căn cứ tiến độ thi công, vạch ra kế hoạch thi công chi tiết từng phần việc, lập kế hoạch xin cấp tiền vốn, mua sắm vật tư, thiết bị, chuẩn bị nhân lực, máy móc thiết bị phục vụ thi công. Đôn đốc, điều hành, kiểm tra thực hiện tiến độ thi công, chất lượng công trình.
- Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc Công ty về tiến độ, chất lượng công trình.
Bộ phận kỹ thuật, thí nghiệm, KCS:
- Dưới sự điều hành trực tiếp của chỉ huy trưởng công trường có nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ thiết kế, bản vẽ kỹ thuật thi công, lập biện pháp thi công cụ thể chi tiết từng phần và hạng mục công việc.
- Bố trí tổ chức nhân lực thi công từng phần việc cụ thể.
- Hướng dẫn, kiểm tra giám sát trực tiếp thi công ở hiện trường. - Kiểm tra chất lượng, số lượng vật tư thi công.
- Làm các thủ tục nghiệm thu từng phần công việc với tư vấn giám sát. - Ghi chép nhật ký thi công hàng ngày.
BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH, Y TẾ BỘ PHẬN KỸ THUẬT KCS BỘ PHẬN QUẢN LÝ VẬN HÀNH THIẾT BỊ XE MÁY BỘ PHẬN VẬT TƯ, THỐNG KÊ CÁC ĐỘI, TỔ THI CÔNG BAN CHỈ HUY CÔNG TRƯỜNG
- Chịu trách nhiệm trực tiếp về tiến độ thi công, chất lượng kỹ, mỹ thuật, an toàn lao động và vệ sinh môi trường.
- Giám sát về chủng loại, chất liệu các loại vật liệu đưa vào sử dụng cho xây lắp công trình.
- Kiểm tra kích thước, số đo theo đúng như thiết kế.
- Kiểm tra chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật theo đồ án thiết kế và bản vẽ thi công đã được phê duyệt đảm bảo đúng quy trình quy phạm kỹ thuật.
Bộ phận vật tư, thống kê:
- Lập kế hoạch và dự trù vật tư, kinh phí để mua sắm kịp thời phục vụ cho thi công công trình.
- Trực tiếp chịu sự điều hành của ban chỉ huy công trường và phòng kế toán về công tác quản lý, thống kê vật tư, chi phí của công trường.
- Theo dõi nhập xuất vật tư cho công trình.
Bộ phận quản lý vận hành xe máy:
- Căn cứ tiến độ thi công chung và tiến độ chi tiết từng phần công việc, có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ, kịp thời, vận hành tốt các loại thiết bị xe máy để phục vụ thi công.
- Chịu trách nhiệm trước Công ty, ban chỉ huy công trường về những vấn đề phát sinh do không hoàn thành tiến độ thiết bị theo yêu cầu.
Bộ phận hành chính, y tế, BHLĐ, VSMT:
- Chăm lo tốt chế độ sinh hoạt ăn uống, vệ sinh cho cán bộ công nhân.
- Định kỳ kiểm tra sức khỏe, giám sát việc chấp hành công tác bảo hộ lao động, an toàn lao động của cán bộ công nhân làm việc trên công trường.
- Tổ chức, kiểm tra công tác vệ sinh môi trường khu vực thi công.
- Quản lý, bảo vệ trang thiết bị, vật tư, máy móc thi công ngoài công trường. - Đảm bảo tốt công tác an ninh, an toàn trong quá trình thi công công trình.
Các tổ, đội thi công:
- Có trách nhiệm trực tiếp triển khai thực hiện các phần việc được chỉ huy công trường giao cho.
- Chịu trách nhiệm trước ban chỉ huy công trường về tiến độ, chất lượng thi công, an toàn lao động và vệ sinh môi trường.
- Quản lý lao động trong đội, hàng ngày giao ban báo cáo tại trụ sở ban chỉ huy công trường về tiến độ, chất lượng thi công, công tác đảm bảo cung ứng và sử dụng vật tư, thiết bị thi công, công tác an toàn lao động. Đề xuất kiến nghị về kế hoạch thi công của đội với ban chỉ huy công trường.
2.1.3.2. Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh của đơn vị:
a/ Quy trình chung cho 1 sản phẩm xây dựng cơ bản:
Sơ đồ quy trình:
SƠ ĐỒ 2.3-QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ CHUNG
Nguồn: Phòng kế hoạch kỹ thuật – thiết kế Lập dự án nghiên cứu khả thi hoặc
Báo cáo đầu tư xây dựng
Phê duyệt dự án nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu tư xây dựng
Khảo sát thiết kế, lập dự toán công trình
Tổ chức đấu thầu hoặc xét thầu để lựa chọn nhà thầu
Ký hợp đồng và thi công xây dựng
Bàn giao công trình đưa vào sử dụng
Thuyết minh sơ đồ:
- Bước 1 (Lập dự án nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu tư xây dựng): Do đơn
vị chủ đầu tư thực hiện bằng phương thức tự làm hoặc thuê đơn vị tư vấn có chuyên môn thực hiện.
- Bước 2 (Phê duyệt dự án nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu tư xây dựng):
đơn vị chủ đầu tư trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt.
- Bước 3 (Khảo sát thiết kế, lập dự toán công trình): Đơn vị Chủ đầu tư tự thực
hiện hoặc Công ty đảm nhiệm luôn phần tư vấn thiết kế.
- Bước 4 (Tổ chức đấu thầu hoặc xét thầu để lựa chọn nhà thầu):
+ Đơn vị chủ đầu tư thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng về việc Tổ chức đấu thầu hoặc xét thầu.
+ Tổ chức đấu thầu hoặc xét thầu (Chỉ định thầu).
- Bước 5 (Ký hợp đồng và thi công xây dựng): Sau khi lựa chọn được nhà thầu,
đơn vị chủ đầu tư tiến hành thương thảo, ký kết hợp đồng với nhà thầu. Nhà thầu sẽ tiến hành thi công xây dựng công trình.
- Bước 6 (Bàn giao công trình đưa vào sử dụng): Sau khi thi công xong công
trình, nhà thầu sẽ bàn giao cho chủ đầu tư đưa công trình vào sử dụng. Kết thúc quy trình sản xuất sản phẩm xây dựng cơ bản.
Quy trình thực hiện 1 sản phẩm xây dựng cơ bản tại Công ty:
Là đơn vị có chức năng thi công xây dựng công trình nên quy trình tại đơn vị gồm các bước sau:
Sơ đồ quy trình:
SƠ ĐỒ 2.4-QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ TẠI ĐƠN VỊ
Nguồn: Phòng kế hoạch kỹ thuật – thiết kế
Tìm hiểu thông tin về sản phẩm (công trình, dự án đầu tư)
Dự thầu và ký kết hợp đồng
Thi công xây dựng công trình
Thuyết minh quy trình:
- Bước 1 (Tìm hiểu thông tin về sản phẩm): Từ nhiều kênh thông tin, các mối
quan hệ đơn vị sẽ tìm hiểu về sản phẩm được chủ đầu tư mời thầu.
- Bước 2 (Dự thầu và ký kết hợp đồng): Sau khi tìm hiểu và có đầy đủ các thông
tin về sản phẩm, xét năng lực của mình, đơn vị sẽ mua hồ sơ mời thầu và lập hồ sơ mời thầu hoặc nộp hồ sơ về năng lực để xét dự thầu. Nếu trúng thầu sẽ tiến hành thương thảo, ký kết hợp đồng với chủ đầu tư công trình.
- Bước 3 (Thi công xây dựng công trình): Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty sẽ
tiến hành thi công xây dựng công trình theo các cam kết về kỹ thuật, chất lượng và tiến độ thi công với chủ đầu tư. Với các loại công trình khác nhau (Ví dụ: Nhà, cầu, đường, trạm bơm, đường dây, trạm biến áp) thì quy trình thi công cũng khác nhau. Quy trình này đã được quy định và quản lý về chất lượng kỹ thuật của các cơ quan Nhà nước như Bộ xây dựng, Bộ giao thông vận tải, và các ý kiến Nghị định của Chính phủ (Ví dụ: Tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn xây dựng).
- Bước 4 (Bàn giao công trình cho chủ đầu tư): Sau khi hoàn thành việc thi công
đơn vị sẽ tiến hành bàn giao đưa công trình vào sử dụng cho chủ đầu tư, kết thúc quy trình sản xuất sản phẩm.
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty:
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán:
SƠ ĐỒ 2.5-BỘ MÁY KẾ TOÁN
Nguồn: Phòng kế toán Biên chế, nhiệm vụ của cán bộ thuộc phòng kế toán:
Kế toán trưởng:
- Điều hành chung và bố trí cán bộ trực thuộc phòng kế toán thực hiện các phần hành kế toán, thống kê.
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ phải thu, nộp thanh toán nợ, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
- Phân tích thông tin, số liệu thanh toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế của ban giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về quản lý tài chính, công tác kế toán, thực hiện các chế độ chính sách đối với Nhà nước, phối hợp với các phòng ban, bộ phận chức năng khác trong đơn vị lập các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, thực hiện tốt các mục tiêu, nhiệm vụ cũng như phương hướng của Công ty.
Kế toán trưởng
Thủ kho và các nhân viên thống kê tại công trường
Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán vật tư, CCDC Kế Toán Công nợ Kế Toán Tiền Lương Kế Toán giá thành Kế Toán TSCĐ
- Quan hệ, giao dịch với các đơn vị ngoài Công ty có liên quan như: Ngân hàng, cơ quan thuế, tài chính.
Kế toán tổng hợp: Thay kế toán trưởng điều hành trực tiếp, cụ thể các công
việc của bộ phận kế toán như:
- Hàng ngày: Tiếp nhận chứng từ, kiểm tra, thẩm định tính hợp lý, hợp pháp so với quy định hiện hành, xử lý, luân chuyển chứng từ cho các bộ phận liên quan. - Định kỳ (Tháng, Quý, Năm): Tổng hợp số liệu, lập Báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo quy định hiện hành và theo lệnh của ban giám đốc.
- Hướng dẫn và kiểm tra về nghiệp vụ cho các kế toán viên phụ trách phần hành cụ thể.
Kế toán TSCĐ:
- Về chuyên môn nghiệp vụ:
+ Hàng ngày tiếp nhận chứng từ liên quan đến mua sắm TSCĐ (nếu có), chứng từ, hồ sơ mua sắm phụ tùng thay thế, sửa chữa tài sản, vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Định kỳ: Khóa sổ, lập bảng tính trích và phân bổ khấu hao TSCĐ, các báo cáo liên quan đến tình hình TSCĐ theo chế độ quy định và theo điều hành của Kế toán trưởng và kế toán tổng hợp.
- Nhiệm vụ khác: Phối hợp với thủ kho, đội trưởng xe máy và các bộ phận khác để theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình TSCĐ hiện có, điều động thiết bị trong sản xuất, bảo quản tài sản, xây dựng các định mức và kiểm soát thực hiện về tiêu hao nhiên liệu, đề xuất những yêu cầu về việc mua sắm, thanh lý TSCĐ.
- Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc.
Kế toán giá thành:
- Về chuyên môn nghiệp vụ:
+ Hàng ngày tiếp nhận chứng từ xuất kho, thanh toán mua, điều chuyển vật tư, chi phí liên quan đến việc thi công các công trình, vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Định kỳ: Khóa sổ, lập bảng phân bổ vật tư, chi phí; Tổng hợp, kết chuyển và lập bảng tính giá thành chi tiết cho từng sản phẩm; Lập báo cáo liên quan theo chế độ quy định và theo điều hành của Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp.
- Nhiệm vụ khác: Phối hợp với các bộ phận khác để theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình chi phí và giá thành; Xây dựng các định mức và kiểm soát thực hiện về tiêu hao vật tư, nhiên liệu; Đề xuất những biện pháp, kế hoạch thực hiện về quản lý chi phí, hạ giá thành với ban giám đốc Công ty.
- Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc.
Kế toán tiền lương:
- Về chuyên môn nghiệp vụ:
+ Hàng ngày tiếp nhận chứng từ về thanh toán, tạm ứng tiền lương của cán bộ công nhân viên trong công ty; Vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Định kỳ: Khóa sổ, lập Bảng thanh toán, tạm ứng tiền lương cho công nhân viên các bộ phận, bảng phân bổ tiền lương; Lập kế hoạch chi trả tiền lương; Tổng hợp và báo cáo tình hình theo quy định, theo điều hành của Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp.
- Nhiệm vụ khác: Phối hợp với các bộ khác để theo dõi, kiểm tra báo cáo tình hình chi phí tiền lương, chi phí nhân công, quản lý lao động; Liên hệ giải quyết các vấn đề hưu trí, đau ốm, thai sản, BHXH, BHYT đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty; Xây dựng các định mức và kiểm soát thực hiện về quản lý chi phí nhân công với Ban giám đốc Công ty.
- Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo Lệnh của Ban giám đốc.
Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ:
- Về nghiệp vụ, chuyên môn:
+ Hàng ngày tiếp nhận chứng từ Nhập xuất kho, điều chuyển vật tư, vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Định kỳ: Khóa sổ, lập bảng phân bổ công cụ dụng cụ, vật liệu; lập các Báo cáo liên quan đến tình hình nhập, xuất tồn và tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ quy định và theo sự điều hành của Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp.
- Nhiệm vụ khác: Phối hợp với thủ kho, nhân viên thống kê tại các công trường và các bộ phận khác trong công ty để theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình xuất
nhập, quản lý tiêu hao vật tư, bảo quản vật tư; Giao dịch thương thảo với người bán về các hợp đồng mua vật tư.
- Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo Lệnh của Ban giám đốc.
Kế toán công nợ:
- Về chuyên môn, nghiệp vụ: Phụ trách về kế toán các loại tiền, phải thu, phải trả.
+ Hàng ngày tiếp nhận chứng từ Thu, Chi, giấy báo nợ, báo có, Ủy nhiệm chi, các chứng từ về thanh quyết toán công nợ; Vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Định kỳ: Khóa sổ, lập bảng tổng hợp thu chi, bảng chi tiết công nợ (phải thu, phải trả), theo chế độ quy định và theo điều hành của Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp.
- Nhiệm vụ khác: Phối hợp với thủ quỹ, bộ phận kế hoạch - kỹ thuật và các bộ phận khác trong và ngoài công ty để theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình vốn lưu động, công nợ phải thu, phải trả; Đôn đốc và thực hiện thu hồi công nợ. - Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc.
Thủ quỹ:
- Về chuyên môn, nghiệp vụ:
+ Hàng ngày tiếp nhận chứng từ Thu, Chi. Thực hiện việc thu hoặc chi tiền mặt theo chứng từ được chuyển đến, vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối ngày cộng sổ và kiểm tra quỹ để kiểm tra.
+ Định kỳ: Tổng hợp số liệu, lập bảng tổng hợp thu, chi, đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan theo chế độ quy định và theo sự điều hành của Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp.
- Nhiệm vụ khác: Theo sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc, Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp.
Thủ kho và các nhân viên thống kê tại công trường:
- Thủ kho:
Hàng ngày: Khi có Lệnh xuất, nhập vật tư, thủ kho phải chuẩn bị kho bãi, nơi nhận hàng; Lập các phiếu nhập xuất vật tư, tổ chức nhận và giao hàng; Vào thẻ kho.
Định kỳ: Tổng hợp số liệu, lập bảng tổng hợp theo từng danh mục, đối số liệu với các nhân viên thống kê tại công trường và kế toán vật tư theo chế độ quy định.
+ Nhiệm vụ khác: Phối hợp với các nhân viên thống kế tại công trường và các bộ phận khác để theo dõi, kiểm tra, báo cáo tình hình vật tư tại kho và ở các công trường; Tổ chức và đề xuất các phương án về kỹ thuật và phòng cháy chữa cháy để bảo quản vật tư.
+ Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban