Việc đánh giá TSCĐ trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết vì nó là điều kiện quan trọng để kế hoạch hóa và hạch toán TSCĐ. Tính trích và phân bổ khấu hao chính xác, phân tích hiệu quả vốn trong Công ty. Vì vậy muốn thực hiện được các công việc đó cần phải đánh giá TSCĐ.
Công ty đánh giá TSCĐ theo Nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ.
- Đánh giá TSCĐ theo Nguyên giá:
Nguyên giá TSCĐ trong Công ty được xác định là toàn bộ chi phí mà Công ty bỏ ra để có được TSCĐ và đưa TSCĐ đó vào vị trí sẵn sàng sử dụng.
TSCĐ hữu hình của Công ty tăng lên do mua sắm là chủ yếu.
VÍ DỤ số 01: Ngày 23/8/2009 Công ty mua một chiếc xe lu rung hiệu SAKAI SV91D, trị giá 604.523.809đ, thuế GTGT (5%) 30.226.191đ trả bằng chuyển khoản. Công ty đã nhận được TSCĐ trên, tiền cước phí trước bạ trả bằng tiền mặt
+ = Nguyên giá TSCĐ Giá mua thực tế (ghi trên hóa đơn) Các khoản thuế không hoàn lại
Chi phí liên quan trực tiếp (V/chuyển, lệ phí trước bạ,
chi phí nâng cấp)
là 3.000.000đ, chi phí chạy thử Công ty trả bằng tiền mặt 2.000.000đ, thuế GTGT của vận chuyển và chạy thử là 10% . Xe lu rung này sử dụng tại công trình Đường DDT9003 ngày 01/09/2009 và được đầu tư bằng nguồn vốn khấu hao cơ bản. Chứng từ phòng kế toán nhận được gồm có: Hóa đơn GTGT, Ủy nhiệm chi (trả tiền mua thiết bị), hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao thiết bị (bên mua và bên bán), các tài liệu chứng minh nguồn gốc và chất lượng hàng hóa, các tài liệu kỹ thuật khác.
Như vậy Nguyên giá TSCĐ này được xác định như sau:
Căn cứ vào nghiệp vụ trên do xe mua về dùng vào hoạt động SXKD chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên Nguyên giá được xác định như sau:
Nguyên giá TSCĐ = 604.523.809 + 3.000.000 +
2.000.000=609.523.809đ
Số tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ là 30.726.191đ. Số thuế này được phản ánh vào tài khoản 1332 thuế GTGT được khấu trừ TSCĐ.
- Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại:
Do đặc điểm sản xuất chủ yếu của Công ty là thi công xây dựng công trình. Các công trình đều có quy mô lớn thời gian xây dựng dài và đều được làm ở ngoài trời. Như vậy, đại bộ phận thiết bị, máy của Công ty đều hoạt động trong điều kiện môi trường tự nhiên khắc nghiệt như: Nắng, gió, độ ẩm thay đổi thường xuyên, phải làm nhiều ca liên tục trong một ngày nên mức độ hao mòn hữu hình tăng. Để bù đắp giá trị hao mòn trong quá trình SXKD Công ty phải căn cứ vào giá trị để chuyển dịch dần dần vào giá trị công trình được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ gọi là tiền khấu hao.
Như vậy, việc đánh giá theo giá trị còn lại là xác định giá trị hiện còn của TSCĐ. Việc đánh giá đó có ý nghĩa rất quan trọng giúp cho nhà quản lý thấy được hiện trạng kỹ thuật, năng lực hiện có của TSCĐ. Từ đó có biện pháp, cách thức quyết định đầu tư cải tạo nâng cấp năng lực TSCĐ đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh.
Việc đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại được áp dụng theo đúng quy định của Nhà nước. Cụ thể:
VÍ DỤ số 02: Máy xúc KOBELKO (Nhật) được Công ty mua tháng 8 năm 2004 có Nguyên giá là: 419.047.600đ đã khấu hao đến hết năm 2009 là: 336.565.079đ. Vậy giá trị còn lại của máy tại thời điểm (31/12/2009) là:
419.047.600đ – 336.565.079đ = 82.482.521đ.
Cuối năm Công ty tiến hành kiểm kê tài sản một lần nhưng không tiến hành đánh giá lại. Việc đánh giá lại TSCĐ chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
2.2.2. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
2.2.2.1. Tổ chức hạch toán ban đầu:
a/ Trình tự thủ tục và chứng từ tăng TSCĐ:
Để một nghiệp vụ về tăng TSCĐ phát sinh thì phải xuất phát từ nhu cầu cần đầu tư mua sắm, trang bị TSCĐ mới phục vụ cho sản xuất kinh doanh và phải có kế hoạch trước.
Cụ thể: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm tiếp theo, Ban giám
đốc Công ty cùng với Tổ xe máy thi công, Phòng kế hoạch, Phòng kỹ thuật và Phòng kế toán sẽ lên kế hoạch dự kiến cần bổ sung những loại máy móc thiết bị nào, bổ sung bằng hình thức nào (Mua sắm mới hay đi thuê: Cụ thể là thuê tài chính, đầu tư bằng vốn tự có hay vốn vay) trên cơ sở đó giao cho các phòng ban tổ chức thực hiện.
Tùy theo kế hoạch bổ sung máy móc thiết bị mà có trình tự thủ tục và chứng từ tăng TSCĐ khác nhau. Tuy nhiên có thể khái quát theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 2.7-TRÌNH TỰ, THỦ TỤC TĂNG TSCĐ.
Nguồn: Phòng kế toán
Kế hoạch đầu tư bổ sung TSCĐ
(Quyết định của Hội đồng thành viên quản trị Công ty)
Đầu tư bằng vốn vay - Lập dự án vay. - Hồ sơ thế chấp. - Ký hợp đồng vay vốn. - Tổ chức tín dụng giải ngân. Đầu tư bằng vốn tự có Đầu tư bằng đi thuê tài chính - Lập dự án vay. - Ký hợp đồng thuê tài chính. Mua TSCĐ - Hợp đồng mua TSCĐ. - Hóa đơn GTGT. - Hồ sơ nguồn gốc TSCĐ. - Biên bản bàn giao TSCĐ.
- Các chứng từ thanh toán tiền mua. - Các chứng từ khác.
Bàn giao đưa TSCĐ vào sử dụng
(Hội đồng bàn giao TSCĐ cho Tổ xe máy thi công và thợ lái máy) - Biên bản bàn giao TSCĐ.
- Hồ sơ về TSCĐ.
- Các tài liệu, chứng từ khác.
Giai đoạn chuẩn bị đưa vào sử dụng
Sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp thêm: - Hóa đơn GTGT, HĐKT.
- Các biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành.
Đăng ký quyền sở hữu và lưu hành: - Hồ sơ kê khai TSCĐ.
- Giấy nộp lệ phí trước bạ.
- Các giấy tờ kiểm định chất lượng lưu hành. - Các chứng từ thanh toán tiền.
b/ Trình tự thủ tục và chứng từ giảm TSCĐ:
Thông thường việc giảm TSCĐ ở Công ty là do TSCĐ đã hết khấu hao và không thể tiếp tục sử dụng phải thanh lý hoặc do nhượng bán TSCĐ. Một số trường hợp giảm (rất ít khi xảy ra) là do TSCĐ chưa hết khấu hao nhưng trong quá trình sử dụng do sự cố dẫn tới không thể tiếp tục sử dụng được hoặc do bị thiếu khi kiểm kê.
Khi nghiệp vụ về giảm TSCĐ phát sinh thì cũng phải xuất phát từ kế hoạch được lập trước. Ban giám đốc Công ty cùng với tổ xe máy thi công, Phòng kế hoạch, Phòng kỹ thuật, Phòng kế toán sẽ lên kế hoạch thanh lý những loại máy móc thiết bị, TSCĐ đã hết khấu hao mà không thể sử dụng được nữa hoặc cần nhượng bán ngay để đầu tư mua các máy móc thiết bị công nghệ mới phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở đó giao cho các phòng ban tổ chức thực hiện. Tùy theo kế hoạch thanh lý, nhượng bán máy móc thiết bị hoặc các trường hợp giảm TSCĐ khác mà có trình tự thủ tục và giảm chứng từ TSCĐ khác nhau. Tuy nhiên có thể khái quát theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 2.8-TRÌNH TỰ, THỦ TỤC GIẢM TSCĐ.
Nguồn: Phòng kế toán
Giảm TSCĐ (Theo kế hoạch) Quyết định của Hội đồng
Thành viên. Giảm TSCĐ (Phát sinh bất thường) Các trường hợp khác * Giảm do sự cố bất thường: - Biên bản vụ việc. - Biên bản bàn giao TSCĐ. - Quyết định về giảm TSCĐ của Giám đốc Cty
- Các chứng từ khác.
* Giảm do bị thiếu khi kiểm kê:
- Biên bản kiểm kê TSCĐ. - Quyết định xử lý.
- Các chứng từ thanh toán Nhượng bán TSCĐ
- Hợp đồng bán TSCĐ.
- Biên bản bàn giao tài sản cho bên mua. - Hóa đơn GTGT. - Chứng từ thanh toán tiền. - Các chứng từ khác. Thanh lý TSCĐ - Biên bản thanh lý. - Biên bản bàn giao tài sản cho bên mua. - Hóa đơn GTGT. - Chứng từ thanh toán tiền.
- Phiếu nhập kho. - Các chứng từ khác.
2.2.2.2. Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ:
a/ Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ tại bộ phận sử dụng TSCĐ:
Ở Công ty TSCĐ chiếm tỷ trọng chủ yếu là máy móc thiết bị thi công do đó bộ phận trực tiếp quản lý, điều động và sử dụng TSCĐ là “Tổ xe máy thi công” và được quản lý chi tiết theo từng máy móc thiết bị, TSCĐ tại từng công trường mà máy móc thiết bị hoạt động.
Trong “Tổ xe máy thi công “Người điều hành cao nhất là Tổ trưởng, sau đó là Tổ phó và các nhân viên trong tổ, các thợ lái máy. Tại đây công việc hạch toán chi tiết được chia ra như sau:
Tại “Tổ xe máy thi công” việc hạch toán chi tiết bao gồm: Lập các chứng từ chi tiết ban đầu liên quan tới TSCĐ như:
Biên bản giao nhận TSCĐ.
Biên bản thanh lý TSCĐ.
Biên bản kiểm kê TSCĐ.
Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn đã hoàn thành.
Các hợp đồng về mua sắm máy móc thiết bị, mua sắm phụ tùng, sửa chữa TSCĐ.
VD số 03: Tài liệu theo VD số 01 (Tr 55), ta có:
Đơn vị: Mẫu số 01-TSCĐ
Địa chỉ: Tổ xe máy thi công. (Ban hành theo QĐ15-2006/QĐ-BTC) Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ
Ngày 31 tháng 8 năm 2009
- Căn cứ Chức năng, nhiệm vụ được Ban giám đốc Công ty giao.
- Căn cứ vào biên bản nghiệm thu đưa TSCĐ vào sử dụng ngày 25 tháng 8 năm 2009.
Ban giao nhận TSCĐ gồm:
Bên giao:
- Ông Nguyễn Mạnh Huy Chức vụ: Tổ trưởng Tổ xe máy thi công. - Ông Nguyễn Đức Thiện Chức vụ: Tổ phó Tổ xe máy thi công. - Ông Lại Văn Dũng Chức vụ: Nhân viên thống kê.
Bên nhận:
- Ông Đỗ Văn Chung Chức vụ: Thợ lái máy lu. Xác nhận viên giao nhận TSCĐ như sau:
ĐVT: 1000 VND Tính nguyên giá TSCĐ S T T Tên Máy Số hiệu TSCĐ Nước SX Năm SX Năm đưa vào sử dụng Cô ng suấ t Giá mua Chi phí vận chuyển Chi phí chạy thử Nguyên giá TSCĐ Tài liệu kỹ thuật kèm theo 1 Lu rung SAKA I SV91 D LU08 Nhật Bản T9/09 604.523,809 3.000 2.000 609.523,809 01bộ Cộng 604.523,809 3.000 2.000 609.523,809 DỤNG CỤ PHỤ TÙNG KÈM THEO STT Tên quy cách dụng cụ, phụ tùng ĐVT Số lượng Giá trị A B C 1 2 Không
BÊN NHẬN BÊN GIAO
(Đã ký) Thống kê Tổ phó Tổ trưởng
VÍ DỤ số 04: Ngày 01/03/2009 Công ty tiến hành thanh lý một xe ôtô sử dụng từ năm 2002 đã khấu hao hết giá trị từ năm 2008. Nguyên giá là 62.735.000đ. Chứng từ kế toán nhận được bao gồm: Biên bản thanh lý TSCĐ, Hóa đơn bán hàng, Phiếu thu, Phiếu chi tiền mặt, Hóa đơn vận chuyển.
Trích – Biên bản thanh lý TSCĐ như sau:
Đơn vị: Mẫu số 01-TSCĐ
Địa chỉ: Tổ xe máy thi công. (Ban hành theo QĐ15-2006/QĐ-BTC) Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐ
Ngày 01 tháng 3 năm 2009
- Căn cứ Chức năng, nhiệm vụ được Ban giám đốc Công ty giao.
- Căn cứ vào Quyết định của Ban giám đốc Công ty về việc thanh lý TSCĐ.
I. Ban thanh lý TSCĐ gồm:
* Đại diện tổ xe máy thi công
- Ông Nguyễn Mạnh Huy Chức vụ: Tổ trưởng Tổ xe máy thi công. - Ông Nguyễn Đức Thiện Chức vụ: Tổ phó Tổ xe máy thi công.
* Đại diện các bên liên quan:
- Ông Lê Quang Tài Chức vụ: Kế toán trưởng
- Ông Lại Văn Phấn Chức vụ: Trưởng phòng TC-HC
II Tiến hành thanh lý TSCĐ:
- Tên TSCĐ: Ô tô tải Hoa Mai.
- Số hiệu TSCĐ: OT-03.
- Nước sản xuất: Việt Nam. Năm sản xuất: 2000. - Năm đưa vào sử dụng: 2002 Số thẻ TSCĐ: 10
- Nguyên giá: 62.735.000đ
- Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý: 63.735.000đ. - Giá trị còn lại của TSCĐ: 0đ.
III. Kết luận của Ban thanh lý TSCĐ: Xe Ô tô Hoa Mai đưa vào sử dụng và đã hết
khấu hao năm 2007 nhưng vẫn tiếp tục được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh (Không tính trích khấu hao từ năm 2008). Do không thể duy trì được hoạt động và cần phải thanh lý để đầu tư mua sắm TSCĐ mới, Hội đồng thanh lý quyết định bán thanh lý xe Ô tô cho Cửa hàng phế liệu (Thị trấn Cầu Gừng-Thanh Liêm) để thu hồi vốn.
Ngày 01 tháng 03 năm 2009
Trưởng ban thanh lý Nguyễn Mạnh Huy
IV. Kết quả thanh lý TSCĐ:
- Chi phí thanh lý (Vận chuyển): 2.000.000đ (Hai triệu đồng). - Giá trị thu hồi (Giá bán): 7.000.000đ (Bảy triệu đồng). - Đã ghi giảm sổ TSCĐ ngày 01 tháng 03 năm 2009.
Giám đốc Kế toán trưởng
+ Mở “Sổ theo dõi TSCĐ” phản ánh tình hình tăng, giảm, số hiện có TSCĐ về số lượng, nguyên giá. Việc ghi sổ được căn cứ vào các chứng từ trên các chứng từ khác trong Hồ sơ máy móc thiết bị.
VD số 05: Tài liệu theo VD số 01 (Tr55), VD số 03(Tr60) và VD số 04 (Tr61): Trích-“Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng”:
Đơn vị: Mẫu số S22-DN
Địa chỉ: Hà Nam. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG 2.1 SỔ THEO DÕI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI NƠI SỬ DỤNG
Năm: 2007
Bộ phận: Tổ xe máy thi công ĐVT: 1.000 VNĐ
Ghi tăng TSCĐ Ghi giảm TSCĐ
Chứng từ Chứng từ
Số hiệu
Ngày tháng
Tên, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ
Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá Số tiền Số hiệu Ngày tháng Lý do giảm TSCĐ Số lượng Số tiền Ghi chú A B C D 1 2 3=1X2 E G H 4 5 I
Số phát sinh trong năm ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. 02 1/3/2007 Thanh lý xe ô tô Hoa Mai 01 chiếc 62,735 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. 25 25/8/
09 Lurung SAKAI SV91D Chiếc 1 609,523,809 609.523,809 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. …..
Cộng 609.523,809 62,735
- Sổ này có 05 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 05. - Ngày mở sổ; 01/01/2009.
Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Sinh viên Nguyễn Thị Lê Dung
Khóa luận: Hoàn thiện công tác quản lý và tổ chức hạch toán Tài Sản Cố Định
Tại các công trường nơi máy móc thiết bị, TSCĐ thi công thì các thợ lái máy ngoài việc vận hành máy móc thiết bị còn được giao nhiệm vụ ghi “Sổ nhật trình hoạt động” của máy móc thiết bị. Trên sổ nhật trình phản ánh về: Tên máy, nguồn gốc xuất xứ, nhãn hiệu, công suất, số giờ máy hoạt động theo từng ngày, công việc mà máy móc thiết bị hoạt động. Tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị được cập nhật thường xuyên, liên tục. Công việc bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ nhằm quản lý và gánh trách nhiệm của thợ lái máy trong việc bảo quản và gìn giữ TSCĐ.
VD số 06: Tài liệu theo VD số 01(Tr55). Trích “Sổ nhật trình hoạt động” như sau:
Tên máy: Lurung SAKAI SV91D Mã TSCĐ: LU08 Nước SX: Nhật bản T/sử dụng:T9/2009. Người vận hành: Đỗ Văn Chung.
BẢNG 2.2
NHẬT TRÌNH HOẠT ĐỘNG XE MÁY Tờ số: 01 Tháng 9 năm 2009
Giờ làm việc Nhiên liệu cấp
Tình trạng hoạt động
của máy Ngày Nội dung
công việc Sáng (giờ) Chiề u (giờ) Tổng (giờ) Diezel (lít) Nhớt (lít) NL khác Tiêu hao (Lít/h) BT KO BT Xác nhận của Trưởng công trường 01/09 Lu nền đường K95 Đường ĐT9003 4 4 4 160 10 0 20 X Văn Học Lữ 02/09 Lu nền đường K95 Đường ĐT9004 4 4 160 2 kg mỡ 20 X Lữ Văn Học ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. Cộng 80 80 160 3200 100 120
b/ Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ tại bộ phận kế toán.