Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị là: Sản phẩm xây lắp là những công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sử dụng lâu dài, sản phẩm xây dựng được cố định tại nơi sản xuất, phân tán ở nhiều địa bàn, vị trí địa lý khác nhau, rất ít khi tập trung và có nhiều hạng mục nhỏ lẻ, cho nên việc bố trí, quản lý máy móc thiết bị, các phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn cũng phải được di chuyển theo địa điểm từng công trình, hạng mục công trình.
Để thực hiện được nhiều hợp đồng và hoàn thành được tiến độ xây dựng cũng như đảm bảo chất lượng kỹ mỹ thuật của sản phẩm đòi hỏi nhu cầu đầu tư TSCĐ (Máy móc thiết bị thi công) rất lớn, đa dạng về chủng loại nhưng nếu không quản lý, điều hành tốt thì sẽ không có hiệu quả và có thể dẫn tới những hậu quả xấu về tình hình tài chính cho đơn vị vì giá trị TSCĐ của Doanh nghiệp xây lắp là rất lớn. Do đó vấn đề đầu tư mua sắm, quản lý và sử dụng TSCĐ như
thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất luôn là vấn đề rất nóng đặt ra cho Ban giám đốc Công ty.
Nhận thức được điều đó Công ty đã thực hiện quản lý TSCĐ chặt chẽ cả về mặt giá trị lẫn hiện vật theo hình thức thành lập “Đội xe, máy thi công” riêng biệt có cơ cấu tổ chức riêng nhưng không hạch toán độc lập và được điều hành trực tiếp dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty kết hợp với các Chỉ huy trưởng công trường trong việc điều động xe máy và thực hiện thi công các công trình, hạng mục công trình.
Về mặt hiện vật:
- Công tác bảo quản thiết bị: Tại trụ sở Công ty có xây dựng sân bãi để tập kết những máy móc thiết bị cần phải bảo dưỡng, sửa chữa hoặc chưa cần dùng tới. Tại đây, máy móc thiết bị được bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên, được trang bị đầy đủ về công tác phòng chống cháy nổ, đảm bảo các tiêu chuẩn về kho bãi. Tại các công trường máy móc thiết bị thi công cũng được bố trí nơi để riêng, phân công và giao nhiệm vụ cho thợ lái máy trực tiếp bảo dưỡng, kiểm tra định kỳ và trông coi thiết bị.
- Quản lý và điều động máy móc thiết bị: Tổ xe máy thi công trực tiếp lập và quản lý Danh mục các máy móc thiết bị, mở “Sổ nhật trình hoạt động” cho từng thiết bị để theo dõi về thời gian hoạt động làm việc của máy, mức tiêu hao nhiên liệu, các công tác về bảo dưỡng định kỳ (thay dầu, nhớt, phụ tùng thay thế) để quản lý, lập kế hoạch điều động, đề xuất sửa chữa, thanh lý và mua sắm thiết bị. Đề ra “Quy chế bảo quản, vận hành và sử dụng” máy móc thiết bị với nội dung quy định về các thao tác khi thợ lái điều khiển máy, quy định những trường hợp nguy hiểm, không an toàn mà thợ điều khiển máy không được tiếp tục cho máy hoạt động mà phải di dời về nơi tập kết.
Để gắn trách nhiệm của thợ lái máy với việc bảo quản, gìn giữ máy móc thiết bị thì ngay từ khi tuyển dụng Công ty đã đề ra các yêu cầu cụ thể về trình độ, tác phong, kinh nghiệm tay nghề, và phải ký quỹ bằng tiền mặt để bảo lãnh trách nhiệm trước khi giao máy móc thiết bị. Ngoài ra trong quá trình làm việc thợ lái máy của Công ty thường xuyên tổ chức các cuộc họp giao ban để đánh giá, nhận xét, bình bầu về trình độ, tinh thần trách nhiệm, tạo thành phong trào
thi đua, phấn đấu rèn luyện trong “Tổ xe máy thi công” và từ đó có biện pháp quản lý, phương hướng, kế hoạch, đào tạo nâng cao trình độ cho thợ máy, những thợ máy nào không đạt yêu cầu sẽ bị buộc thôi việc, những thợ máy nào không có trách nhiệm trong công việc, khi thực hiện nhiệm vụ gây hậu quả xấu làm ảnh hưởng tới chất lượng công trình hoặc làm hỏng máy móc thiết bị đều phải bồi thường tùy theo hậu quả, trách nhiệm.
Mặt khác, mọi vấn đề về điều động máy móc thiết bị, xử lý các sự cố, mua sắm và thanh lý máy móc đều phải thông qua và có sự điều động, quản lý của “Tổ xe máy thi công”.
Về mặt giá trị:
Phòng kế toán trực tiếp lập sổ sách (Sổ chi tiết, thẻ TSCĐ) theo dõi số hiện có, tình hình tăng, giảm TSCĐ ở Công ty theo chỉ tiêu giá trị đồng thời định kỳ tính trích khấu hao và phân bổ, phản ánh trên các tài khoản liên quan.
Như vậy, thông qua việc quản lý chặt chẽ về số lượng, tình trạng hoạt động và giá trị đảm bảo cho yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.