SƠ ĐỒ 2.5-BỘ MÁY KẾ TOÁN
Nguồn: Phòng kế toán Biên chế, nhiệm vụ của cán bộ thuộc phòng kế toán:
Kế toán trưởng:
- Điều hành chung và bố trí cán bộ trực thuộc phòng kế toán thực hiện các phần hành kế toán, thống kê.
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ phải thu, nộp thanh toán nợ, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
- Phân tích thông tin, số liệu thanh toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế của ban giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về quản lý tài chính, công tác kế toán, thực hiện các chế độ chính sách đối với Nhà nước, phối hợp với các phòng ban, bộ phận chức năng khác trong đơn vị lập các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, thực hiện tốt các mục tiêu, nhiệm vụ cũng như phương hướng của Công ty.
Kế toán trưởng
Thủ kho và các nhân viên thống kê tại công trường
Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán vật tư, CCDC Kế Toán Công nợ Kế Toán Tiền Lương Kế Toán giá thành Kế Toán TSCĐ
- Quan hệ, giao dịch với các đơn vị ngoài Công ty có liên quan như: Ngân hàng, cơ quan thuế, tài chính.
Kế toán tổng hợp: Thay kế toán trưởng điều hành trực tiếp, cụ thể các công
việc của bộ phận kế toán như:
- Hàng ngày: Tiếp nhận chứng từ, kiểm tra, thẩm định tính hợp lý, hợp pháp so với quy định hiện hành, xử lý, luân chuyển chứng từ cho các bộ phận liên quan. - Định kỳ (Tháng, Quý, Năm): Tổng hợp số liệu, lập Báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo quy định hiện hành và theo lệnh của ban giám đốc.
- Hướng dẫn và kiểm tra về nghiệp vụ cho các kế toán viên phụ trách phần hành cụ thể.
Kế toán TSCĐ:
- Về chuyên môn nghiệp vụ:
+ Hàng ngày tiếp nhận chứng từ liên quan đến mua sắm TSCĐ (nếu có), chứng từ, hồ sơ mua sắm phụ tùng thay thế, sửa chữa tài sản, vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Định kỳ: Khóa sổ, lập bảng tính trích và phân bổ khấu hao TSCĐ, các báo cáo liên quan đến tình hình TSCĐ theo chế độ quy định và theo điều hành của Kế toán trưởng và kế toán tổng hợp.
- Nhiệm vụ khác: Phối hợp với thủ kho, đội trưởng xe máy và các bộ phận khác để theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình TSCĐ hiện có, điều động thiết bị trong sản xuất, bảo quản tài sản, xây dựng các định mức và kiểm soát thực hiện về tiêu hao nhiên liệu, đề xuất những yêu cầu về việc mua sắm, thanh lý TSCĐ.
- Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc.
Kế toán giá thành:
- Về chuyên môn nghiệp vụ:
+ Hàng ngày tiếp nhận chứng từ xuất kho, thanh toán mua, điều chuyển vật tư, chi phí liên quan đến việc thi công các công trình, vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Định kỳ: Khóa sổ, lập bảng phân bổ vật tư, chi phí; Tổng hợp, kết chuyển và lập bảng tính giá thành chi tiết cho từng sản phẩm; Lập báo cáo liên quan theo chế độ quy định và theo điều hành của Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp.
- Nhiệm vụ khác: Phối hợp với các bộ phận khác để theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình chi phí và giá thành; Xây dựng các định mức và kiểm soát thực hiện về tiêu hao vật tư, nhiên liệu; Đề xuất những biện pháp, kế hoạch thực hiện về quản lý chi phí, hạ giá thành với ban giám đốc Công ty.
- Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc.
Kế toán tiền lương:
- Về chuyên môn nghiệp vụ:
+ Hàng ngày tiếp nhận chứng từ về thanh toán, tạm ứng tiền lương của cán bộ công nhân viên trong công ty; Vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Định kỳ: Khóa sổ, lập Bảng thanh toán, tạm ứng tiền lương cho công nhân viên các bộ phận, bảng phân bổ tiền lương; Lập kế hoạch chi trả tiền lương; Tổng hợp và báo cáo tình hình theo quy định, theo điều hành của Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp.
- Nhiệm vụ khác: Phối hợp với các bộ khác để theo dõi, kiểm tra báo cáo tình hình chi phí tiền lương, chi phí nhân công, quản lý lao động; Liên hệ giải quyết các vấn đề hưu trí, đau ốm, thai sản, BHXH, BHYT đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty; Xây dựng các định mức và kiểm soát thực hiện về quản lý chi phí nhân công với Ban giám đốc Công ty.
- Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo Lệnh của Ban giám đốc.
Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ:
- Về nghiệp vụ, chuyên môn:
+ Hàng ngày tiếp nhận chứng từ Nhập xuất kho, điều chuyển vật tư, vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Định kỳ: Khóa sổ, lập bảng phân bổ công cụ dụng cụ, vật liệu; lập các Báo cáo liên quan đến tình hình nhập, xuất tồn và tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ quy định và theo sự điều hành của Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp.
- Nhiệm vụ khác: Phối hợp với thủ kho, nhân viên thống kê tại các công trường và các bộ phận khác trong công ty để theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình xuất
nhập, quản lý tiêu hao vật tư, bảo quản vật tư; Giao dịch thương thảo với người bán về các hợp đồng mua vật tư.
- Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo Lệnh của Ban giám đốc.
Kế toán công nợ:
- Về chuyên môn, nghiệp vụ: Phụ trách về kế toán các loại tiền, phải thu, phải trả.
+ Hàng ngày tiếp nhận chứng từ Thu, Chi, giấy báo nợ, báo có, Ủy nhiệm chi, các chứng từ về thanh quyết toán công nợ; Vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Định kỳ: Khóa sổ, lập bảng tổng hợp thu chi, bảng chi tiết công nợ (phải thu, phải trả), theo chế độ quy định và theo điều hành của Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp.
- Nhiệm vụ khác: Phối hợp với thủ quỹ, bộ phận kế hoạch - kỹ thuật và các bộ phận khác trong và ngoài công ty để theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình vốn lưu động, công nợ phải thu, phải trả; Đôn đốc và thực hiện thu hồi công nợ. - Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc.
Thủ quỹ:
- Về chuyên môn, nghiệp vụ:
+ Hàng ngày tiếp nhận chứng từ Thu, Chi. Thực hiện việc thu hoặc chi tiền mặt theo chứng từ được chuyển đến, vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối ngày cộng sổ và kiểm tra quỹ để kiểm tra.
+ Định kỳ: Tổng hợp số liệu, lập bảng tổng hợp thu, chi, đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan theo chế độ quy định và theo sự điều hành của Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp.
- Nhiệm vụ khác: Theo sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc, Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp.
Thủ kho và các nhân viên thống kê tại công trường:
- Thủ kho:
Hàng ngày: Khi có Lệnh xuất, nhập vật tư, thủ kho phải chuẩn bị kho bãi, nơi nhận hàng; Lập các phiếu nhập xuất vật tư, tổ chức nhận và giao hàng; Vào thẻ kho.
Định kỳ: Tổng hợp số liệu, lập bảng tổng hợp theo từng danh mục, đối số liệu với các nhân viên thống kê tại công trường và kế toán vật tư theo chế độ quy định.
+ Nhiệm vụ khác: Phối hợp với các nhân viên thống kế tại công trường và các bộ phận khác để theo dõi, kiểm tra, báo cáo tình hình vật tư tại kho và ở các công trường; Tổ chức và đề xuất các phương án về kỹ thuật và phòng cháy chữa cháy để bảo quản vật tư.
+ Chấp hành sự điều động và phân công nhiệm vụ khác theo lệnh của ban giám đốc.
- Các nhân viên thống kê tại công trường: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất, bảo quản trông coi vật tư tại công trường. Phụ trách nhận các loại vật tư không thể lưu kho mà phải giao nhận trực tiếp tại công trường như các loại đất đá, cát, sỏi.
+ Hàng ngày:
Giao và nhận vật tư để phục vụ thi công.
Đối với các loại vật tư nhập thẳng: Sau khi nhận hàng phải lập phiếu Nhập vật tư (3 liên: Liên 1-Lưu; Liên 2-Giao khách hàng; Liên 3-Gửi về Phòng kế toán Công ty).
+ Định kỳ: Lập các báo cáo về tình hình nhập xuất vật tư chi tiết theo từng nguồn, từng công việc gửi về Phòng kế toán.
+ Nhiệm vụ khác: Theo sự phân công và điều động của ban chỉ huy công trường và ban giám đốc Công ty.