II. Các bước triển khai xây dựng phương pháp quản trị mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp sử dụng Thẻ điểm cân bằng (BSC) và chỉ
6. Hình thành hệ thống báo cáo, đánh giá kết quả thực hiện KP
Tầm nhìn, sứ mệnh
Mục tiêu KD (KPI)
Mục tiêu phòng, ban, nhóm
Chiến lược công ty
Bản đồ chiến lược
Phân tích quy trình
KD
Mục tiêu cá nhân Phân tích công việc
Mô tả công việc
HRM – Lương, thưởng HRD – Kiến thức, thái độ, kĩ năng
Phát triển
năng lực Đánh giá, KPI Quan điểm
Balanced Scorecard
Quản lí
Khi đã triển khai cho mình hệ thống Thẻ điểm cân bằng nhất quán từ cấp tổ chức đến các phòng, ban cá nhân, chúng ta cần phải thiết lập một hệ thống báo cáo, đánh giá kết quả thực hiện các chỉ số đo lường đó. Việc báo cáo thường xuyên các kết quả là cách tốt nhất để doanh nghiệp có thể có những điều chỉnh kịp thời. Vậy, làm thế nào để báo cáo kết quả của Thẻ điểm?
Đối với các chỉ số kết quả, chúng ta có thể sử sụng các biểu đồ. Một biểu đồ hiệu quả với những chỉ số kết quả cốt yếu được trình bày khoa học sẽ khiến ban giám đốc tin tưởng rằng đội ngũ quản trị biết họ phải làm gì và công ty đang được chỉ đạo vận hành đúng hướng. Chính vì thế, biểu đồ nên được trình bày trên một trang giấy theo ví dụ minh họa (phụ lục 4).
Đối với các chỉ số đo lường hiệu suất, việc báo cáo phải được thực hiện kịp thời. Các chỉ số hiệu suất cốt yếu phải được báo cáo liên tục hàng ngày hoặc hàng tuần, các chỉ số khác có thể báo cáo với chu kì dài hơn như hàng tháng hoặc hàng quý. Các báo cáo hàng ngày đối với chỉ số hiệu suất cốt yếu sẽ được thể hiện thông qua mạng nội bộ của doanh nghiệp. Các báo cáo liên tục này sẽ giúp đội ngũ quản trị thông qua trực giác của mình sẽ biết được khả năng thành công hay thất bại của công việc kinh doanh trong tháng.
Tiếp theo là xây dựng các báo cáo chỉ số đo lường hiệu suất cho nhân viên sử dụng công cụ Excel nhằm thiết kế và kiểm tra mẫu trước khi sử dụng các giải pháp tổng hợp và quy mô hơn. Ngoài ra, chúng ta có thể sử dụng các gói phầm mềm chuyên dụng hỗ trợ cho việc phân tích và ra quyết định tiên tiến, cho phép người sử dụng phổ biến rộng rãi thông tin chiến lược, khuyến khích sự đổi mới và giải quyết vấn đề theo nhóm.
Từ những tổng hợp báo cáo các kết quả triển khai BSC và KPI, doanh nghiệp sẽ tổng hợp và phân tích để đưa ra bản nhận xét về tình hình thực hiện. Thông qua bản kết quả này, doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình hệ thống đánh giá năng lực của nhân viên và đề ra chính sách lương thưởng và đãi ngộ công bằng hợp lí.
Chúng ta cần lưu ý rằng, công nghệ chỉ nên được coi là động lực cho Thẻ điểm giúp tạo ra những cơ hội không giới hạn cho việc chia sẻ kiến thức, thông tin và hỗ trợ việc tìm kiếm các giải pháp. Còn điều quan trọng nhất vẫn là sự nhất quán của hệ thống báo cáo với Thẻ điểm của công ty Các báo cáo hiện có phải được xem xét dưới lăng kính của chiến lược để xác định xem liệu những thước đo cũng như hành động cụ thể của nhân viên có nhất quán và doanh nghiệp có đạt được mục tiêu chiến lược của mình đã đặt ra ban đầu hay không.