II. Các bước triển khai xây dựng phương pháp quản trị mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp sử dụng Thẻ điểm cân bằng (BSC) và chỉ
1. Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp
Việc phát triển Thẻ điểm cân bằng cũng tương tự như xây một ngôi nhà mới. Trước tiên, chúng ta sẽ phải tưởng tượng ra ngôi nhà đó như thế nào, sau đó làm việc với kiến trúc sư để có bản kế hoạch chi tiết, cuối cùng mới là sử dụng các vật liệu cần thiết để xây lên. Như vậy, điều đầu tiên mà chúng ta cần làm khi áp dụng Thẻ điểm đó chính là phải khảo sát hiện trạng doanh nghiệp, từ đó lên kế hoạch, thiết lập các mục tiêu, xác định các việc cần phải làm và truyền đạt kế hoạch áp dụng tới các nhân viên. Với công cụ phân tích SWOT (phụ lục 1), chúng ta sẽ xác định được điểm mạnh, điểm yếu cũng như cơ hội và thách thức đối với doanh nghiệp. Kết hợp với phương pháp phỏng vấn, chúng ta sẽ đưa ra tầm nhìn, sứ mệnh, các giá trị và chiến lược của công ty.
Sứ mệnh
Một tuyên bố sứ mệnh xác định mục đích cốt lõi tại sao doanh nghiệp tồn tại. Không giống như các chiến lược và mục tiêu – vốn có thể đạt được qua thời gian, doanh nghiệp không bao giờ thực sự hoàn thành được sứ mệnh của mình. Sứ mệnh đóng vai trò như đèn hiệu cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ không ngừng theo đuổi nó nhưng chẳng bao giờ đạt được. Như vậy dù trong điều kiện hoàn cảnh, môi trường kinh doanh nào thì mỗi doanh nghiệp nên coi sứ mệnh như chiếc la bàn để dẫn dắt đảm bảo tổ chức không đi lạc khỏi quỹ đạo của mình và lôi kéo mọi người hướng về một tương lai tươi sáng.
Các giá trị cốt lõi
Các giá trị là nguyên tắc tồn tại mãi mãi để dẫn dắt một tổ chức. Chúng đại diện cho những niềm tin sâu sắc trong tổ chức và được thể hiện thông qua cách hành xử hàng ngày của nhân viên, tạo nên lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Mỗi tổ chức phải xác định hay khám phá ra các giá trị cốt lõi tạo nên
bản chất của mình và coi trọng những giá trị đó. Bởi vì, cách thức, quy trình và chiến lược sẽ thay đổi trong khi các giá trị cốt lõi sẽ nguyên vẹn theo thời gian, giữ vai trò là nguồn sức mạnh và hiểu biết lâu dài. Và Thẻ điểm cân bằng sẽ là giải pháp tốt nhất cho việc tuyên truyền, xem xét các giá trị này qua thời gian và tạo ra sự nhất quán từ trên xuống dưới, qua đó giúp nhân viên thấy được các hoạt động của họ có phù hợp với các giá trị của công ty hay không và việc thực hiện những giá trị đó sẽ đóng góp cho sự thành công chung như thế nào.
Tầm nhìn
Sau khi đã soạn thảo ra sứ mệnh cũng như xác định được các giá trị cốt lõi, các tổ chức cần phải phác thảo tầm nhìn - bức tranh toàn cảnh mà tổ chức dự định đạt được trong tương lai. Tầm nhìn không nên trừu tượng mà thể hiện càng cụ thể tình trạng mong muốn càng tốt, qua đó tạo dựng cơ sở cho việc hình thành các chiến lược và mục tiêu. Với bất kì quy mô tổ chức như thế nào, tuyên bố tầm nhìn không những mô tả điều mà doanh nghiệp cố gắng hoàn thành mà còn khuyến khích tất cả nhân viên cùng chung tay trong việc đối mặt với những thách thức phía trước. Tầm nhìn sẽ được diễn giải gián tiếp trong các khía cạnh của Thẻ điểm sao cho vừa cân bằng được những lợi ích của tất cả các nhóm vừa phác họa một tương lai mà có thể dẫn tới thành công.
Chiến lược
Chiến lược đóng một vai trò quan trọng vào sự thành công của doanh nghiệp. Vấn đề đặt ra là áp dụng chiến lược đó như thế nào. Theo nghiên cứu cho thấy 70% thất bại của giám đốc điều hành không phải là do sự yếu kém trong khâu hoạch định chiến lược mà là trong khâu thực hiện. Thẻ điểm cân bằng có thể diễn giải chiến lược thành những khái niệm mà mọi người đều có thể hiểu được, từ đó biến chiến lược thành những hoạt động cụ thể hàng ngày.
Tóm lại, Thẻ điểm sẽ là phương pháp tối ưu giúp doanh nghiệp diễn giải các tuyên bố sứ mệnh, tầm nhìn, các giá trị cốt lõi và chiến lược của mình (minh họa hình 2.3).
Hình 2.3: Thẻ điểm diễn giải sứ mệnh, tầm nhìn, các giá trị và chiến lược
(Nguồn: Paul R.Niven, Giáo trình Balanced Scorecard: Thẻ điểm cân bằng)
Vậy, làm thế nào để doanh nghiệp có thể xác định được chính xác các tuyên bố này. Sau đây là bảng mẫu các cuộc phỏng vấn để xác định sứ mệnh, tầm nhìn, các giá trị cũng như chiến lược của công ty (minh họa bảng 2.1):
Bảng 2.1: Mẫu câu hỏi xác định sứ mệnh, tầm nhìn, các giá trị và chiến lược của công ty
Phỏng
vấn Hình thức Đối tượng Câu hỏi
Sứ mệnh Trực tiếp hoặc qua
Các nhân viên trong công ty, đặc biệt là thành phần ban giám đốc
- Công ty có tuyên bố sứ mệnh hay không? Nếu có, nó được thể hiện trong lĩnh vực nào (sản phẩm, khách hàng, hay hệ thống)?
- Các nhân viên có thấu hiểu sứ
Sứ mệnh
Tầm nhìn
Các giá trị
Tại sao chúng ta tồn tại Dẫn dắt các nguyên lí
Chiến lược
Phân biệt các hoạt động
Bức tranh bằng lời của tương lai
Thẻ điểm
cân bằng
mệnh của công ty hay không? Các giá trị cốt lõi Phỏng vấn trực tiếp, survey hoặc email Thành phần ban giám đốc, những người nắm rõ nhất những giá trị này
- Các giá trị cốt lõi nào được mang vào công việc?
- Doanh nghiệp sẽ tiếp tục duy trì những giá trị này ngay cả khi ở một số thời điểm, chúng trở thành bất lợi trong cạnh tranh hay không?
Tầm nhìn Phỏng vấn trực tiếp, survey hoặc email Ban giám đốc điều hành
Bao gồm cả các câu hỏi chung chung và cụ thể xoay quanh các vấn đề trong quá khứ và tương lai: - Trong quá khứ, doanh nghiệp đạt được thành công trong lĩnh vực nào và tại sao?
- Những xu hướng, sự đổi mới nào đang thay đổi thị trường của doanh nghiệp?
- Các khách hàng, cổ đông và nhân viên mong đợi gì ở tổ chức?
- Trong thời gian 5 năm tới, tổ chức của chúng ta sẽ ở đâu và có những thay đổi như thế nào?
Chiến lược Phỏng vấn trực tiếp hoặc thông qua email Thành phần ban điều hành, tổ trưởng các phòng ban (phòng kinh doanh, phòng chiến lược,...)
- Chiến lược chung mà công ty sử dụng để đạt được mục tiêu là gì? - Hiện tại công ty đang sử dụng chiến lược cạnh tranh nào?
- Chiến lược mà công ty đang sử dụng có tạo ra kết quả mong muốn hay không?