II. Các bước triển khai xây dựng phương pháp quản trị mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp sử dụng Thẻ điểm cân bằng (BSC) và chỉ
5. Triển khai kế hoạch hành động tới các bộ phận, nhóm và cá nhân
Sau khi xây dựng được Thẻ điểm nhận diện các mục tiêu kinh doanh có ý nghĩa quyết định đối với sự thành bại của doanh nghiệp, nhiệm vụ tiếp theo là đưa Thẻ điểm đó vào vận hành như thế nào? Giải pháp tốt nhất đó là phân tầng Thẻ điểm - phát triển nó ở tất cả cấp độ của tổ chức, cho phép nhân viên phát triển những mục tiêu và thước đo riêng có tính liên kết với các mục tiêu chung của tổ chức. Những Thẻ điểm này phải nhất quán với Thẻ điểm cấp cao, từ đó liên kết tất cả nhân viên với chiến lược của công ty - yếu tố chủ chốt tạo nên sự thành công của các chương trình Thẻ điểm cân bằng.
Việc phân tầng Thẻ điểm sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện kế hoạch hành động của các bộ phận, nhóm và cá nhân. Điểm khởi đầu của quá trình phân tầng đó chính là Thẻ điểm cân bằng cấp cao nhất. Chúng ta phải đảm bảo các nhân viên lĩnh hội được những hiểu biết cần thiết về Thẻ điểm cấp cao cũng như được trang bị những kiến thức về phân tầng. Sau đây là các phương pháp phổ biến và truyền đạt Thẻ điểm tới các nhân viên (minh họa bảng 2.15):
Bảng 2.15: Các phương pháp truyền đạt Thẻ điểm tới các nhân viên
Phương pháp Cách thức thực hiện
Thực hiện diễn đàn mở
Nhân viên sẽ được mời tham gia vào các diễn đàn mở, nơi Thẻ điểm sẽ được chia sẻ để mọi người cùng
thảo luận và xem xét
Sử dụng mạng nội bộ
Chúng ta sẽ đưa Thẻ điểm lên mạng nội bộ của công ty kèm theo những nét chung về chiến lược hoạt động, các mục tiêu thước đo, nhận định các nhà điều hành và kế hoạch phân tầng tới các cấp bậc ở công ty để nhân viên tiện theo dõi
Tổ chức các cuộc họp cấp quản lí hoặc hội
nghị toàn công ty
Lên kế hoạch chi tiết và cụ thể các cuộc họp ban quản lí thường kì nhằm mục đích tập huấn và chia sẻ cho nhân viên về những kiến thức cũng như các chương trình của Thẻ điểm
Sử dụng các cuốn sách giới thiệu, băng
hình, các tờ in rơi
Gửi kèm những tài liệu về cơ chế hoạt động cũng như các chương trình và kế hoạch của Thẻ với phiếu lương của nhân viên
Các mục tiêu mô tả chiến lược trong Thẻ điểm cấp tổ chức thường có mức độ trừu tượng cao, ví dụ như “sự hài lòng của nhân viên”, “sự trung thành của khách hàng”,... Chính vì thế mà việc phân tầng đến các Thẻ điểm của các đơn vị kinh doanh, phòng ban và nhóm sẽ đóng vai trò bổ sung các chi tiết cần thiết để đạt được mục tiêu ở Thẻ điểm cấp cao đó. Chúng ta sẽ phải nghiên cứu một cách cẩn thận Thẻ điểm cấp cao từ đó xác định các mục tiêu và thước đo mà ở đó các cấp thấp hơn có thể tạo được sự ảnh hưởng tương thích và nhất quán. Quá trình phân tầng (minh họa phụ lục 2) sẽ dừng lại ở cấp độ cuối cùng là các cá nhân. Mỗi nhân viên sẽ phải đề ra các mục tiêu cụ thể cho Thẻ điểm của riêng mình. Những mục tiêu đó sẽ được các chuyên gia quản lí hoặc các giám sát viên phê chuẩn cũng như góp ý để hoàn thiện bổ sung. Từ đó, nhân viên sẽ xây dựng một kế hoạch phát triển cá nhân dựa trên các mục tiêu được thiết lập trong Thẻ điểm.
Phụ thuộc vào quy mô của mỗi tổ chức mà chúng ta sẽ phát triển các Thẻ điểm đến cấp độ nào. Tuy nhiên, yêu cầu đặt ra với mọi tổ chức là phải lên kế hoạch rà soát và đánh giá cẩn thận các Thẻ điểm được tạo ra đảm bảo sự phân tầng thực sự, không có sự mâu thuẫn giữa các thước đo ở các cấp độ khác nhau và có sự nhất quán với chiến lược chung.
Sau đây là sơ đồ triển khai kế hoạch hành động tới các phòng ban bộ phận (minh họa hình 2.5):
Hình 2.5: Sơ đồ triển khai kế hoạch hành động tới các phòng ban, bộ phận
(Nguồn: TSKH. Nguyễn Văn Minh (2011), Bài giảng “Ứng dụng BSC và KPI trong quản trị doanh nghiệp)