II. Các bước triển khai xây dựng phương pháp quản trị mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp sử dụng Thẻ điểm cân bằng (BSC) và chỉ
2. Rà soát, hoạch định và xây dựng mục tiêu kinh doanh
Các doanh nghiệp cần phải hiểu rõ được vai trò quan trọng của các mục tiêu trong Thẻ điểm cân bằng để đạt được các chiến lược trên. Chúng ta có thể theo đuổi các mục tiêu khác nhau trong những khung thời gian cụ thể nhằm đạt được mục tiêu nhất định. Dựa vào tiêu chí thời gian, có thể chia mục tiêu thành 3 loại: mục tiêu dài hạn, mục tiêu trung hạn và mục tiêu ngắn hạn. Các mục tiêu ngắn hạn sẽ cung cấp mục tiêu định lượng cho các thước đo và cho phép đánh giá tiến trình hướng đến mục tiêu trung và dài hạn. Và nhiệm vụ tiếp theo khi triển khai BSC và KPI là rà soát, hoạch định và xây dựng các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Để hoàn thành nhiệm vụ trên, chúng ta sẽ tổ chức các buổi họp hoặc các cuộc hội thảo trong công ty (minh họa bảng 2.2). Thông qua các hội thảo, các nhà điều hành có thể chia sẻ những kinh nghiệm cũng như những bài học thực tế từ hoạt động kinh doanh của công ty. Dựa vào kết quả bảng phân tích chung ta sẽ xác định được các mục tiêu kinh doanh phù hợp để doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa cơ hội và hạn chế tối thiểu những nguy cơ.
Bảng 2.2: Khung mẫu cho chương trình hội thảo
Hội thảo Chương trình cụ thể
Thời gian Sau khi xác định được sứ mệnh, tầm nhìn, các giá trị và
chiến lược của công ty
Địa điểm Tại phòng họp của công ty
Đối tượng tham gia
- Ban giám đốc công ty
- Tổ trưởng các phòng ban, bộ phận
Mục đích
- Rà soát lại các mục tiêu kinh doanh trong thời gian vừa qua - Hoạch định và xây dựng các mục tiêu kinh doanh trong thời gian sắp tới
Nội dung chương trình
- Giám đốc công ty tổng hợp lại tình hình chung của doanh nghiệp: những thành tựu đạt được và những khó khăn còn tồn đọng trong thời gian qua
- Tổng kết và đánh giá những mục tiêu nào đã đạt được và những mục tiêu nào chưa đạt được, nêu rõ nguyên nhân của
những thất bại và thành công đó
- Khảo sát tình hình chung của doanh nghiệp cũng như những biến đổi của thị trường (cơ hội và thách thức đối với doanh nghiệp)
- Chia thành các nhóm họp bàn và đưa ra đề xuất về những mục tiêu chung cho toàn công ty trong thời gian tới sao cho phù hợp với tình hình thực tế
- Thảo luận đánh giá các mục tiêu trên và lựa chọn các mục tiêu phù hợp, có tính khả thi nhất
- Tổng kết, hoàn thiện và bổ sung các mục tiêu cần thiết
Ngoài ra, để hoạch định và xây dựng mục tiêu kinh doanh cho doanh nghiệp, chúng ta có thể thu thập phản hồi từ khách hàng và các cổ đông thông qua hình thức điều tra survey hoặc phỏng vấn (minh họa bảng 2.3). Những ý kiến và mong muốn của nhóm đối tượng này sẽ có thể đưa ra thông tin hữu ích mà tổ chức có thể sử dụng khi xây dựng các mục tiêu kinh doanh cũng như thiết lập các thước đo thành tích sau này.
Bảng 2.3: Mẫu câu hỏi thu thập ý kiến của khách hàng và cổ đông
Đối tượng Ví dụ về các câu hỏi đặt ra
Khách hàng
- Những sản phẩm và dịch vụ nào làm hài lòng khách hàng? - Điều gì khiến gây phiền toán và khó chịu cho khách hàng? - Mong muốn của khách hàng đối với doanh nghiệp là gì?
Cổ đông
- Cổ đông hài lòng gì về hoạt động kinh doanh của công ty? - Những hạn chế và thiếu xót mà công ty gặp phải là gì?
- Mong muốn của các cổ đông đối với công ty trong thời gian tới như thế nào?
Thông thường sẽ có rất nhiều ý kiến về các mục tiêu của doanh nghiệp. Vì thế, chúng ta cần dựa vào các tiêu chí như độ ưu tiên, mức độ gắn kết với chiến lược để loại bỏ những mục tiêu không tương thích và tập trung vào các
mục tiêu trọng tâm gắn kết được với các khía cạnh trong Thẻ điểm. Lưu ý rằng trong quá trình hoạch định, các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp phải được xem xét dưới 4 góc độ: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, học hỏi & phát triển. Và điều quan trọng nhất đó là các mục tiêu này phải thống nhất với nhau và nhất quán với chiến lược chung của công ty.