Ma trận EFE tổng hợp, tóm tắt và đánh giá những cơ hội và nguy cơ chủ yếu của môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Ma trận EFE giúp các nhà quản trị chiến lược đánh giá mức độ phản ứng của doanh nghiệp đối với những cơ hội và nguy cơ, đưa ra những nhận định môi trường bên ngoài tạo thuận lợi hay gây khó khăn cho doanh nghiệp.
Cần thực hiện 5 bước trong việc phát triển một ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài (EFE):
Bước 1: Lập danh mục từ 10 – 20 các yếu tố cơ hôi và nguy cơ chủ yếu có
vai trò quyết định đối với sự thành công hoặc rủi ro cho công ty.
Bước 2: Phân loại tầm quan trọng từ 0,0 (không quan trọng) đến 1,0 (rất
quan trọng) cho mỗi yếu tố. Sự phân loại này cho thấy tầm quan trọng tương ứng của từng yếu tố đối với sự thành công của công ty. Mức phân loại được xác định trên cơ sở so sánh với các đối thủ cạnh tranh hoặc bằng phương pháp chuyên gia, thảo luận nhóm. Các cơ hội thường có mức phân loại cao hơn mối đe dọa. Tổng số các mức phân loại được ấn định cho các nhân tố này phải bằng 1,0.
Bước 3: Phân loại từ 1 đến 4 cho mỗi yếu tố quyết định sự thành công cho
thấy cách thức mà các chiến lược hiện tại của công ty phản ứng với yếu tố này. Trong đó 4 là phản ứng tốt, 3 là phản ứng khá, 2 là phản ứng trung bình, 1 là phản ứng kém. Các hệ số này được xác định bằng phương pháp chuyên gia dựa trên kết quả họat động của doanh nghiệp.
Như vậy, sự phân loại mức độ quan trọng ở bước trên dựa theo ngành, còn hệ số phân loại ở bươc này làdựa trên thực trạng phản ứng của doanh nghiệp.
Bước 4: Nhân tầm quan trọng của mỗi biến số với mức phân loại của nó để
xác định tổng số điểm quan trọng.
Bước 5 : Cộng tổng số điểm quan trọng theo các biến số để xác định tổng số
điểm quan trọng cho tổ chức (số điểm cao nhất mà 1 tổ chức có thể đạt là 4, thấp nhất là 1,0 và trung bình là 2,5)
Tổng số điểm quan trọng là 4 cho thấy, doanh nghiệp đang phản ứng rất tốt với các cơ hội và nguy cơ từ môi trường bên ngoài, điều đó cũng có nghĩa là, các chiến lược hiện hành của doanh nghiệp đã tận dụng một cách có hiệu quả những cơ
hội từ môi trường bên ngoài và né tránh, giảm thiểu một cách hiệu quả những thiệt hại do các nguy cơ do môi trường bên ngoài gây ra. Ngược lại, tổng số điểm là 1 cho thấy, doanh nghiệp đã phản ứng lại tác động của môi trường bên ngoài một cách rất yếu kém, các chiến lược của doanh nghiệp đề ra không tận dụng được các cơ hội và cũng không né tránh được các nguy cơ từ môi trường bên ngoài.