Rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng XNK đem lại những sự kiện bất lợi, những thiệt hại cho người kinh doanh XNK. Do đó, để thực hiện hợp đồng một cách trôi chảy, thuận lợi, doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện hợp đồng.
Hoạt động giám sát hợp đồng là tập hợp các công việc mà mỗi bên cần phải thực hiện để đảm bảo rằng phía mình và phía đối tác có thực hiện các nghĩa vụ như đã cam kết trong hợp đồng. Các nghĩa vụ của mỗi bên thường được thực hiện tại những thời điểm khác nhau trong quá trình thực hiện hợp đồng. Do đó, cần thiết lập hệ thống nhắc nhở tại các thời điểm thích hợp để các bên có thể thực hiện đúng nghĩa vụ của mình, thông qua đó theo dõi tiến độ và các công đoạn nhằm đạt hiệu quả cao, tối ưu hoá quy trình thưc hiện hợp đồng XNK.
Giám sát hợp đồng liên quan đến viêc nhận dạng và theo dõi chuỗi sư kiện và hành động khi đến thời điểm hành động hoặc khi cần phải hành động. Nhờ đó, giám sát thực hiện hợp đồng tập trung vào quản lý ở những khâu quan trọng của quá trình thực hiện hợp đồng nhằm phòng ngừa rủi ro.
Nội dung của giám sát thực hiện hợp đồng XNK phải căn cứ vào nội dung của hợp đồng xuất nhập khẩu. Thông thường, các điều khoản hợp đồng cần giám sát chặt chẽ là:
Khối lượng hàng hoá: chủng loại, số lượng từng chủng loại
Chất lượng hàng hoá: hiện trạng chất lượng, thời gian, địa điểm, phương pháp kiểm tra chất lượng, chỉ định cơ quan giám định
Bao bì hàng hoá: loại và chất lượng bao bì, người cung cấp bao bì, thời điểm và địa điểm cung cấp bao bì
Chỉ định tàu/cảng: đặc điểm tàu, thời gian đến cảng bốc hàng, tuyến đường vận chuyển
Chứng từ cần thiết cho thông quan
Giá cả: nếu giá cả thị trường biến động và giá là giá quy định sau hoặc giá di động hay giá trượt, theo dõi thời điểm, địa điểm để gặp gỡ nhau đàm phán lại giá
Khiếu nại: thời gian khiếu nại, chứng từ cần lập khi khiếu nại, giải quyết khiếu nại
Để tiến hành giám sát hợp đồng, doanh nghiệp có thể sử dụng một loạt phương pháp như: lập hồ sơ theo dõi hợp đồng, phiếu giám sát hợp đồng và các phương pháp sử dụng máy tính điện tử để quản lý thông tin.
Giám sát thực hiện hợp đồng giúp doanh nghiệp nhận diện được những khâu công việc có thể phát sinh rủi ro, từ đó có thể đưa ra các quyết định ngăn chặn rủi ro hoặc nếu rủi ro đã xảy ra thì có các biện pháp khoanh vùng, giảm thiểu tổn thất. Sau đây là một ví dụ về tình huống có thể phát sinh trong quá trình vận chuyển xếp dỡ:
Bảng 3.3