Chúng ta đều biết, muốn lập kế hoạch có hiệu quả thì cần phải tuân thủ theo quy trình nhất định. Qui trình lập kế hoạch HĐDH được tiến hành theo 5 bước:
Bước 1: Thu thập thông tin và phân tích cụ thể môi trường đào tạo. Bước 2: Lập kế hoạch phác thảo cho HĐDH và trao đổi với các khoa để có sự điều chỉnh.
Bước 3: Lập kế hoạch chi tiết cho cả năm, từng học kỳ, từng tuần. Bước 4: Công bố kế hoạch công khai cho GV và SV biết.
Bước 5: Theo dõi tình hình thực hiện để có sự điều chỉnh kịp thời hợp lý kế hoạch HĐDH.
Để đánh giá được thực trạng việc lập kế hoạch trong QL HĐDH của phòng đào tạo, chúng tôi đã gửi phiếu điều tra xin ý kiến đánh giá của CB Phòng Đào tạo, CBQL và GV thu về lập thành bảng 2.3.
Bảng 2.3. Thực trạng lập kế hoạch trong QL HĐDH
TT Nội dung
Mức độ thực hiện %
Tốt Khá Trung bình Yếu Rất yếu
CB PĐT CB QL GV CB PĐT CB QL GV CB PĐT CB QL GV CB PĐT CB QL GV CB PĐT CB QL GV
1 Thu thập thông tin và phân tích cụ thể tình
hình môi trường đào tạo. 27 27 28 45 46 63 27 27 8 0 0 0 0 0 0 2
Lập kế hoạch phác thảo cho việc QL HĐDH và trao đổi với các khoa về bản phác thảo đó để có sự điều chỉnh.
73 62 50 18 35 47 9 4 3 0 0 0 0 0 0
3 Lập kế hoạch chi tiết năm học, học kỳ,
từng tuần 73 62 80 27 39 20 0 0 0 0 0 0 0 0 0
4 Công bố công khai kế hoạch cho GV và
SV được biết. 64 58 73 19 35 22 18 8 5 0 0 0 0 0 0
5 Theo dõi tình hình thực tế kế hoạch để có
Từ bảng 2.3. cho chúng ta nhận xét.
Bước 1: Được cả ba nhóm đánh giá ở mức khá, phòng Đào tạo (khá 45%), CBQL (khá 46%), GV (khá 63%) không có ý kiến nào đánh giá ở mức yếu và rất yếu nhưng tỷ lệ đánh giá ở mức tốt chưa cao chứng tỏ Phòng Đào tạo đã chú ý “thu thập thông tin và phân tích cụ thể tình hình môi trường” nhưng việc làm này chưa nhiều, đặc biệt các thông tin thu thập được từ phía GV còn rất ít.
Bước 2: Được cả ba nhóm tập trung đánh giá ở mức tốt, phòng Đào tạo (tốt 73%), CBQL (tốt 62%), GV (tốt 50%). Tỷ lệ đánh giá tốt của GV thấp hơn nhiều so với phòng Đào tạo và CBQL. Ở đây có sự không thống nhất giữa GV với phòng Đào tạo và CBQL là do khi xây dựng kế hoạch phác thảo phòng Đào tạo chỉ trao đổi với trưởng khoa nhưng trưởng khoa không trao đổi với GV nên khi nhận được kế hoạch chính thức thì GV gặp khó khăn cho việc lập kế hoạch giảng dạy cá nhân.
Bước 3: Được cả ba nhóm tập trung ý kiến đánh giá ở mức tốt rất cao phòng Đào tạo (tốt 73%), CBQL (tốt 62%), GV (tốt 80%), như vậy bước “lập kế hoạch chi tiết năm học, học kỳ, từng tuần” được đánh giá tốt.
Bước 4: “Công bố công khai kế hoạch cho CB GV, SV” cũng được ba nhóm tập trung đánh giá ở mức tốt rất cao, phòng Đào tạo (tốt 64%), CBQL (tốt 58%), GV (tốt 73%). Phòng Đào tạo đã làm tốt nội dung “công bố công khai kế hoạch cho CB GV, SV”.
Bước 5: “Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch để có sự điều chỉnh kịp thời hợp lý” được cả ba nhóm tập trung ý kiến ở mức độ tốt và khá. Mức tốt Phòng Đào tạo (tốt 46%), CBQL (tốt 35%), GV (tốt 53%). Mức khá Phòng Đào tạo (khá 36%), CBQL (khá 46%), GV (khá 43%). Phòng Đào tạo đã bố trí bộ phận nhân viên trực thường xuyên theo dõi thực hiện kế hoạch để có sự điều chỉnh kịp thời, tuy nhiên với số lượng SV tuyển vào hàng năm khá lớn lại nhiều ngành, nhiều lớp, không khỏi có trục trặc trong quá trình thực hiện
như thực tập, thí nghiệm, GV nghỉ đột xuất… Gây khó khăn cho việc điều chỉnh kế hoạch.
Đánh giá chung, phòng Đào tạo đã tuân thủ qui trình lập kế hoạch theo năm bước. Và đã trở thành nề nếp, năm nào Phòng Đào tạo cũng lập xong “Kế hoạch chi tiết năm học, học kỳ, từng tuần”, thông qua nhà trường và “Công bố công khai kế hoạch cho GV, SV ” trước khi nghỉ hè để GV, SV chủ động lập kế hoạch cá nhân, chủ động bước vào năm học mới. Đây là nề nếp rất quí có từ khi trường còn là trường Trung học, trường Cao đẳng. Song việc “Thu thập thông tin và phân tích cụ thể tình hình môi trường” và nắm các thông tin trực tiếp từ phía GV để lập kế hoạch còn ít. Những thay đổi khi thực hiện như có GV phải nghỉ đốt xuất, những yếu tố khách quan làm cho lịch đưa SV đi thực tập, kiến tập thay đổi, ảnh hưởng không ít đến quá trình điều chỉnh kịp thời hợp lý kế hoạch. Một bộ phận GV của trường chưa nắm tốt qui trình lập kế hoạch, chưa hiểu hết tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch. Do đó, công tác lập kế hoạch cũng cần được cải tiến để tốt hơn.
* Các phương pháp xây dựng kế hoạch của phòng Đào tạo
Vấn đề này được đánh giá thông qua các phiếu hỏi ý kiến của CB chuyên viên Phòng đào tạo. Kết quả tổng hợp, xử lý ý kiến được lập thành bảng 2.4.
Từ kết quả thu được cho thấy, “Phương pháp nghiên cứu hồ sơ sẵn có” như nghiên cứu kế hoạch lập từ năm trước, hồ sơ ghi chép việc thực hiện kế hoạch năm trước…. được phòng Đào tạo đánh giá là phương pháp tốt nhất sử dụng để lập kế hoạch, 73% ý kiến ở mức tốt, 27% ý kiến ở mức trung bình. Các phương pháp khác cũng được đánh giá cao. Phương pháp “quan sát” tốt 64%, khá 36%, phương pháp “phỏng vấn” khá 82%, phương pháp “điều tra” tốt 55%, khá 36%, phương pháp “Phân tích SWOT” tốt 36%, khá 64%. Riêng “Các phương pháp dự báo khác” ví dụ phương pháp ngoại suy…..có tỷ lệ trung bình cao nhất cũng chỉ 18%.
Như vậy, phòng Đào tạo trường Đại học Điện lực đã nắm vững nghiệp vụ lập kế hoạch, đã xác định được công tác lập kế hoạch là khâu quan trọng nhất trong QL HĐDH. Khi lập kế hoạch, đã tuân thủ đúng qui trình, đã phối hợp và sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, đáp ứng các yêu cầu khách quan, chủ quan của nhà trường và của đội ngũ GV nhằm đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, cũng cần phải quan tâm hơn nữa đến qui trình và các phương pháp lập kế hoạch, cần phải bồi dưỡng nâng cao nhận thức và huy động trí tuệ của toàn thể CB GV đối với qui trình và các phương pháp lập kế hoạch để việc lập kế hoạch HĐDH của trường đạt kết quả tốt hơn.
Bảng 2.4. Đánh giá của Phòng đào tạo về các phương pháp lập kế hoạch QL HĐDH TT Nội dung Mức độ thực hiện % Tốt Khá Trung bình Yếu Rất yếu 1 Đã sử dụng các phương pháp để xây dựng kế hoạch QL HĐDH 73 27 0 0 0
2 Nghiên cứu hồ sơ có sẵn 64 36 0 0 0
3 Quan sát 9 82 9 0 0
4 Phỏng vấn 55 36 9 0 0
5 Điều tra 36 64 0 0 0
6 Phân tích SWOT 27 55 18 0 0