8. CẤU TRÚC CỦA LUẬN VĂN
2.1.4 Hệ thống sản phẩm và dịch vụ
Sản phẩm thông tin thư viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin do một cá nhân hay một tập thể nào đó thực hiện nhằm thoả mãn nhu cầu của người dùng tin.
Mục đích của các sản phẩm thông tin thư viện là thỏa mãn tối đa nhu cầu tin của người dùng tin do đó nó phụ thuộc chặt chẽ vào nhu cầu và sự vận động biến đổi của nhu cầu. Nhu cầu của người dùng tin bao gồm cả nhu cầu tra cứu thông tin và nhu cầu về chính bản thân thông tin.
Sản phẩm thông tin thư viện cần không ngừng được hoàn thiện về cả nội dung và hình thức để thỏa mãn tối đa nhu cầu tin của người dùng tin. Xét cho đến cùng sản phẩm thông tin thư viện là cái phản ánh một nguồn tin nào đó để đáp ứng nhu cầu thông tin, trong quá trình phát triển của mình sản phẩm thông tin luôn thay đổi để phù hợp với sự thay đổi của nguồn tin và sự thay đổi của nhu cầu tin.
Trung tâm TT-TV trường ĐHYTCC có các loại hình sản phẩm sau:
- Danh mục luận văn, khóa luận: Trong hoạt động thông tin thư viện, danh
mục tài liệu là một trong các công cụ tra cứu tin truyền thống. Hiện nay hầu hết các thư viện ở Việt Nam, đặc biệt là thư viện các trường Đại học dù đã áp dụng tin học hóa, tự động hóa trong việc tra cứu tài liệu, song các công cụ tra cứu truyền thống vẫn được duy trì sử dụng, vì thế danh mục tài liệu vẫn được coi là một trong các công cụ tra cứu tin hiệu quả.
Tại Trung tâm TT - TV trường ĐHYTCC hiện có duy nhất danh mục luận văn, khóa luận. Trong đó, liệt kê tên các luận văn, khóa luận được sắp xếp theo khóa đào tạo,địa điểm đào tạo ở trường hay ở các tỉnh. Trong mỗi khóa đào tạo hay địa điểm đào tạo, các biểu ghi lại được sắp xếp theo trật tự bảng chữ cái theo tên tác giả nên rất thuận tiện cho việc tra cứu. Danh mục luận văn, khóa luận được áp dụng cho kho Đóng, đây là công cụ giúp bạn đọc tra cứu thông tin về vốn tài liệu luận văn, khóa luận của Trung tâm.
Do hàng năm số luận văn, khóa luận được nhập kho lại tăng lên nên danh mục luận văn, khóa luận này thường được bổ sung, cập nhật theo định kỳ hai đợt một năm. Đợt một vào khoảng thời gian cuối tháng 6, đợt hai vào khoảng cuối tháng 10 hàng năm. Sau khi sinh viên bảo vệ thành công luận văn, khóa luận của mình, mỗi sinh viên sẽ phải nộp lại 01 bản cứng cho phòng đào tạo đại học hoặc sau đại học. Phòng đào tạo đại học và sau đại học có trách nhiệm tiếp nhận những cuốn khóa luận, luận văn này và chuyển lên Trung tâm thư viện. Trung tâm thông tin thư viện có trách nhiệm xử lý nội dung và xử lý hình thức những tài liệu này và đưa vào phục vụ.
Với cách cấu tạo danh mục theo khóa học, địa điểm đào tạo và sắp xếp theo trật tự chữ cái tên tác giả giúp cho bạn đọc dễ dàng trong việc tra cứu và tìm kiếm. Ngoài cách tra cứu bằng danh mục in này, bạn đọc còn có thể tra cứu thông tin về các luận án, luận văn, khóa luận trong mục lục tra cứu trực tuyến viết tắt là OPAC của Trung tâm. Nhưng do điều kiện và tập quán khai thác sử dụng của người dùng tin tại Trung tâm TT-TV trường ĐHYTCC hiện nay thì danh mục luận án, luận văn dưới dạng truyền thống này vẫn tồn tại và phát triển song song với các cơ sở dữ liệu thư mục.
- Thƣ mục thông báo sách mới: Là ấn phẩm thông tin ra định kỳ hàng tháng, thông tin về toàn bộ sách (đã qua xử lý nghiệp vụ và nhập CSDL) mới nhập về thư viện trong tháng đó. Để phục vụ công tác giảng dạy và học tập của đội ngũ giảng viên, sinh viên nên vốn tài liệu của Trung tâm thường xuyên được bổ sung, đặc biệt là các tài liệu là giáo trình và sách tham khảo chuyên ngành Y tế công cộng. Chính vì vậy, thư mục thông báo sách mới là một sản phẩm thông tin rất hữu ích giúp cho cán bộ cũng như sinh viên trong trường nắm được trong thư viện có những tài liệu mới nào.
Thư mục thông báo sách mới này tập hợp các biểu ghi thư mục được sắp xếp theo một trật tự xác định. Trước tiên, Thư mục được sắp xếp theo trật tự mười lớp của khung phân loại DDC. Trong mỗi lớp hay chủ đề, các biểu ghi được sắp xếp theo trật tự chữ cái tên tác giả. Trong thư mục thông báo sách mới này, bạn đọc thấy được một số thông tin cơ bản của tài liệu như: Tên sách, tên tác giả, năm xuất bản,
nhà xuất bản, số trang và chỉ số phân loại, chỉ số xếp giá của cuốn sách. Thư mục thông báo sách mới này được cập nhật theo định kỳ hai tháng một lần.
Ngày nay, khi lượng thông tin nói chung và thông tin y tế nói riêng được sản sinh ra hàng ngày, hàng giờ thì việc thường xuyên bổ sung tài liệu mới của Trung tâm là một yêu cầu tất yếu. Và nhiệm vụ của Trung tâm là phải làm sao giúp NDT tiếp cận được sớm nhất những tài liệu mới đó để họ có thể sử dụng cho các mục đích khác nhau của mình. Bắt đầu từ năm 2003, Trung tâm TT-TV trường ĐHYTCC đã tiến hành xây dựng thư viện điện tử dựa trên phần mềm tích hợp quản trị thư viện LIBOL, thư mục thông báo sách mới truyền thống ở dạng giấy đã dần được thay thế bằng danh mục các tài liệu mới cũng được cập nhật trên trang Web của Trung tâm. Hiện nay, thư mục thông báo dạng giấy này đã không còn tồn tại. Tuy nhiên, Trung tâm vẫn duy trì các thư mục cũ được xây dựng từ những năm trước khi có phần mềm.
- Mục lục tra cứu trực tuyến:
Hiện nay công nghệ thông tin đã tác động tới mọi mặt của đời sống xã hội nói chung và hoạt động thông tin thư viện nói riêng. Người dùng tin hiện nay phần lớn có nhu cầu tra cứu thông tin qua mục lục điện tử. Bắt kịp theo xu hướng đó, Trung tâm đã tiến hành xây dựng mục lục tra cứu trực tuyến với sự hỗ trợ của phần mềm Libol phiên bản 5.5. Cụ thể, sau khi cán bộ thư viện biên mục tài liệu, phần mềm sẽ cập nhật những bản ghi đã được xử lý lên mạng, từ đó bạn đọc có thể truy cập vào Mục lục trực tuyến của Trung tâm (OPAC) để tra tìm tài liệu theo các điểm truy cập khác nhau. Tài liệu trong thư viện được phân loại dựa trên khung phân loại thập phân Dewey. Các thông tin thư mục về tài liệu được trình bày thành các biểu ghi theo khổ mẫu chuẩn MARC21. Mỗi biểu ghi thông tin về một tài liệu độc lập. Tính đến thời điểm hiện tại, thư viện đã xây dựng được 2 CSDL thư mục là CSDL sách và CSDL luận văn, khóa luận) và 01 CSDL sách toàn văn điện tử; tổng cộng cả 3 CSDL này với trên 6000 biểu ghi. Nhờ nối mạng cục bộ LAN, mạng Internet, người dùng tin có thể dễ dàng tra cứu thư mục tài liệu trên máy tính của thư viện, hay ở bất cứ đâu.
Dưới đây là hình ảnh minh họa kết quả tra cứu CSDL toàn văn sách điện tử và CSDL luận văn của Trung tâm qua OPAC như sau:
Với trường hợp tra cứu luận văn: Bạn đọc có thể tra cứu theo nhan đề của luận văn hoặc tác giả của luận văn, hoặc tra cứu theo từ khóa, năm bảo vệ luận văn. Trong trường hợp này, tác giả sử dụng cách thức tìm kiếm theo tên tác giả, trường hợp tác giả Lê Thu Nga. Kết quả tìm thấy một ấn phẩm có tên tác giả theo đúng yêu cầu. Thông tin cụ thể về luận văn được thể hiện trong kết quả tìm kiếm như sau:
Hình 2.2: Kết quả tra cứu cơ sở dữ liệu luận văn
Trong phần thông tin cụ thể này có mục “Ấn phẩm điện tử toàn văn” bao gồm phần mục lục và tóm tắt của luận văn. Tất cả các khóa luận, luận văn có trong mục lục tra cứu của Trung tâm đều được đính kèm nội dung này. Bạn đọc bấm vào đó xem được toàn bộ mục lục và tóm tắt của luận văn. Như vậy, bạn đọc có thể hình dung được phần nào nội dung của luận văn để từ đó cân nhắc mượn tài liệu luận văn đó. Việc này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho học viên khi không phải lặp lại quá trình mượn và trả lại vì không phù hợp và tiết kiệm thời gian cho cán bộ thư viện khi liên tục phải lấy tài liệu ra và xếp lại giá sách.
Đối với tra cứu sách cũng tương tự, bạn đọc sử dụng từ khóa hay nhan đề, hoặc tên tác giả của cuốn sách và gõ vào ô tìm kiếm. Trong ví dụ này, tác giả tìm theo từ khóa “Malaria” (Bệnh sốt rét), kết quả cho ra một ấn phẩm theo yêu cầu. Trong phần thông tin của ấn phẩm, bạn đọc nhìn thấy mục “Tài liệu điện tử”, khi bấm vào cụm từ “Bấm vào đây” được gạch chân màu đỏ sẽ cho ra bản điện tử toàn văn dưới dạng pdf của cuốn sách.
Hình 2.3: Kết quả tra cứu sách điện tử toàn văn
- Website của Trung tâm: Là một phần của trang Web của Trường. Trang
web của Trung tâm có địa chỉ http://www.hsph.edu.vn/library/ là cổng thông tin giúp bạn đọc hiểu hơn về Trung tâm cũng như là đầu mối thông tin của rất nhiều nguồn tin Y tế trực tuyến có chất lượng cao trong và ngoài nước.
Trang web của Trung tâm bao gồm các nội dung chính như sau:
Phần Thông tin chung với các nội dung giới thiệu khái quát về Trung tâm như: lịch sử hình thành; chức năng nhiệm vụ, đội ngũ cán bộ của Trung tâm. Tại
đây, bạn đọc cũng có thể giải đáp được một số thắc mắc của mình qua một số câu hỏi thường gặp khi sử dụng Thư viện. Phần nội quy của Trung tâm cũng được trình bày luôn ở phần thông tin chung này.
Tiếp theo là mục Dịch vụ thư viện với các nội dung cung cấp thông tin; Dịch vụ sao/chụp tài liệu và Dịch vụ sách bán/cho thuê. Dịch vụ cung cấp thông tin của Trung tâm đáp ứng mọi nhu cầu của bạn đọc về thông tin y tế. Bạn đọc gửi thư theo địa chỉ: thuvienhsph@hsph.edu.vn. Tùy theo yêu cầu của bạn đọc sẽ có mức chi phí khác nhau. Trung tâm cũng cập nhật danh sách các sách có bán tại Trung tâm kèm theo mức giá để bạn đọc tiện theo dõi. Ở đây, các thông tin về danh mục sách mới, các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm cũng được giới thiệu tạo thuận lợi cho công tác tra cứu và tìm kiếm thông tin của bạn đọc mọi nơi mọi lúc
Một nội dung được hầu hết bạn đọc sử dụng khi truy cập vào trang web của Trung tâm đó là phần Mục lục thư viện. Ngay từ năm 2003, khi trang web được hình thành, Trung tâm đã bắt đầu xây dựng CSDL thư mục và đưa lên trang web phục vụ NDT tra cứu tài liệu trực tuyến. Tại phần Mục lục thư viện, khi bạn đọc bấm chuột vào đó sẽ hiện ra màn hình tra cứu OPAC với các trường tìm kiếm như: Nhan đề, Tác giả, Năm xuất bản, Từ khóa…
Ngoài ra, tại trang web của Trung tâm bạn đọc được giới thiệu các liên kết đến các tạp chí điện tử, sách điện tử và các CSDL khác và các thông tin về các dự án hợp tác,liên kết web tới khối các trường Y – Dược, các trang báo điện tử để bạn đọc có thể tra cứu và sử dụng.
Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, NDT khi truy cập vào trang web của Trung tâm sẽ khai thác được tối đa các thông tin về tài liệu có trong Trung tâm, cũng như được giải đáp những thắc mắc thường gặp trong quá trình sử dụng.
* Các loại hình dịch vụ của Trung tâm
Dịch vụ thông tin thư viện là những hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng các cơ quan thông tin thư viện nói chung.
Trung tâm TT-TV trường ĐHYTCC có các loại hình dịch vụ sau.
- Dịch vụ mƣợn/trả tài liệu: Với mô hình kết hợp truyền thống và hiện đại,
Trung tâm cũng có những hình thức phối kết hợp giữa hình thức mượn/trả theo phương thức truyền thống và theo phương thức hiện đại.
Quá trình mượn tài liệu được bắt đầu bằng việc bạn đọc tra tìm tài liệu trên mục lục tra cứu trực tuyến OPAC. Sau khi tra tìm được tài liệu, bạn đọc có thể tiến hành mượn tài liệu theo hai cách:
Cách 1: Mượn/trả tài liệu tại kho Đóng
Tại kho Đóng, tài liệu lưu thông chủ yếu là các luận văn, khóa luận; bạn đọc mượn/trả tài liệu theo phương thức truyền thống. Đây là quy định cụ thể của Trường về hình thức lưu trữ, bảo quản và phổ biến loại hình tài liệu xám đảm bảo về vấn đề bản quyền của tác giả. Cụ thể là bạn đọc muốn tham khảo loại hình tài liệu này thì sẽ cung cấp đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu. Trong đó ghi rõ họ tên tác giả, tác phẩm, mã tài liệu cùng mã và tên bạn đọc, đơn vị quản lý, thủ thư sẽ cung cấp tài liệu theo hình thức kho Đóng. Thủ thư sẽ tiếp nhận phiếu, lấy tài liệu trên giá luận văn cho bạn đọc tham khảo nếu yêu cầu phù hợp. Bạn đọc được yêu cầu sao chụp tài liệu trong thư viện nhưng chỉ được phép sao chụp 10% số trang của tài liệu. Hình thức này giúp đảm bảo về mặt bản quyền cho tác giả của luận văn.
Cách 2: Mượn/trả tàiliệu tại kho Mở:
Kho Mở lưu trữ các tài liệu là sách tra cứu, sách tham khảo tiếng Việt và tiếng Anh, báo, tạp chí chuyên ngành về y tế công cộng. Trong đó các tài liệu là sách được phân loại theo khung phân loại DDC, xếp giá ngay ngắn gọn gàng theo chỉ số phân loại từ trái qua phải, từ bé đến lớn và từ trên xuống dưới thuận lợi cho việc tìm kiếm. Cùng với hệ thống biển chỉ dẫn cụ thể cho từng khu vực tài liệu, tạo điều kiện dễ dàng cho bạn đọc trong việc lựa chọn và tiếp cận tài liệu. Đối với loại hình báo, tạp chí, bạn đọc chỉ được đọc tại chỗ, sau khi đọc xong, bạn đọc để lại giá sách theo đúng quy định. Đối với loại hình tài liệu là sách, bạn đọc được mượn về nhà tối đa 10 cuốn/lần. Các khâu mượn/trả tài liệu được thực hiện hoàn toàn trên máy tính sử dụng phân hệ “Lưu thông” của phần mềm Libol.
- Dịch vụ mƣợn liên thƣ viện: Với hình thức mượn trả liên thư viện và trao đổi tài liệu của Trung tâm với các Trung tâm, Thư viện trong khối Y – Dược trong cả nước thì vừa qua Trung tâm cũng tiến hành cung cấp khoảng gần 2000 cuốncho các Trung tâm, Thư viện Y –Dược trong cả nước. Cụ thể là với Trung tâm học liệu Thái Nguyên, Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường đại học Y Hà Nội, Viện công nghệ thông tin – Thư viện Y học Trung Ương (CIMSI), Trung tâm học liệu Cần Thơ, Các Trung tâm trong Trường… Hình thức này giúp cho khối Y – Dược có những thông tin trao đổi thiết thực hơn trong công tác phục vụ bạn đọc của mình. Qua đây cũng gắn kết hơn nữa giữa các thư viện trong khối Y- Dược trong cả nước.
- Dịch vụ giữ chỗ, gia hạn:
Giữ chỗ: Khi có nhu cầu mượn một tài liệu hiện đang có người mượn, bạn
đọc có thể đăng kí giữ chỗ với cán bộ mượn trả. Khi nhận được tài liệu trả, cán bộ sẽ gửi thông báo đến cho bạn đọc giữ chỗ theo địa chỉ email đăng kí. Tài liệu sẽ được giữ trong vòng 3 ngày kể từ ngày gửi thông báo. Quá hạn trên, yêu cầu giữ chỗ sẽ hết hiệu lực và tài liệu đó sẽ được chuyển trở lại kho hoặc thông báo đến cho bạn đọc có yêu cầu giữ chỗ kế tiếp.
Gia hạn: Bạn đọc được một lần gia hạn cho mỗi tài liệu của mình (trừ trường