Hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng các sảnphẩm và dịch vụ hiện

có tại Trung tâm.

3.1.1. Đối với hệ thống sản phẩm thông tin thư viện

Trung tâm hiện đang rất chú trọng trong việc xây dựng các sản phẩm hiện đại, mang tính ứng dụng công nghệ thông tin nhiều hơn để bắt kịp với xu thế phát triển. Những giải pháp mang tính công nghệ cho hệ thống sản phẩm và dịch vụ nói chung và đặc trưng cho các sản phẩm hiện có tại Trung tâm là hết sức cần thiết trong giai đoạn này.

Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến OPAC

OPAC đóng vai trò rất quan trọng cho việc tìm kiếm nguồn tin tại Trung tâm. Hệ thống mục lục dạng điện tử khá thuận tiện khi tạo cho người dùng nhiều lựa chọn tìm kiếm dựa trên các mục đã được thiết kế sẵn như tìm theo tác giả, nhan đề, năm xuất bản, chủ đề…từ mức độ cơ bản đến nâng cao. Phần mềm quản lý thư viện điện tử tích hợp PSCzlis 6.0 tạo ra nhiều tiện ích tra cứu trên OPAC, tuy nhiên trong quá trình thực hiện các chức năng tra cứu vẫn còn những hạn chế nhất định như đã nêu ở phần thực trạng.

Để khắc phục những nhược điểm trên của OPAC cần phải :

- Đề xuất với nhà cung cấp khắc phục nhược điểm vấn đề gõ có dấu trong quá trình tìm kiếm. Khi người dùng tin gõ không dấu, dữ liệu truy xuất cũng tương đương như gõ có dấu Tiếng Việt để tạo thuận tiện cho người dùng khi tìm kiếm.

- Hiện tại, việc tra cứu thông tin qua cổng Z39.50 rất chậm và nhiều nơi không tra cứu được. Trung tâm có thể nhanh chóng khắc phục để tra cứu tốt hơn. - Cỡ chữ trên OPAC quá nhỏ, thiếu thân thiện cho người dùng. Đặc biệt, các dòng chính thông tin về tài liệu như: số phân loại, chủ đề, tác giả… nên chú ý cho to hơn các dòng còn lại để giúp người dùng tiếp cận nhanh tới thông tin mà họ cần tìm.

78

- Một nhược điểm lớn nữa của OPAC là khi tìm kiếm chính xác, chỉ cần gõ thừa một khoảng trắng dữ liệu không xuất được, kể cả dữ liệu tương đương. Điều này gây ức chế tâm lý cho người tìm tin, đặc biệt là những người có rất ít thời gian và tâm lý ngại nhờ cán bộ giúp đỡ, hoặc sẽ gây áp lực lớn cho cán bộ hướng dẫn khi người dùng tin tra cứu không được, đặc biệt khi đông sinh viên. Do vậy đề nghị nhà cung cấp nhanh chóng khắc phục nhược điểm này để việc tìm kiếm tài liệu được dễ dàng.

 Thư mục thông báo tài mới

Thư mục thông báo tài liệu mới giúp người dùng biết được tài liệu mới bổ sung về Trung tâm, để họ có thể lựa chọn cho mình những tài liệu phù hợp nhất. Việc biên soạn thư mục phụ thuộc vào chu kỳ bổ sung tài liệu và bộ phận biên mục. Thường Trung tâm bổ sung tài liệu theo quý, mỗi năm bổ sung 4 lần. Sau khi bộ phận biên mục xử lý xong, bộ phận phục vụ sẽ thông báo đến bạn đọc. Tuy nhiên, từ khâu xử lý đến khi thư mục được chuyển đến người dùng mất khá nhiều thời gian. Chính vì vậy việc nhanh chóng cập nhật thư mục thông báo tài liệu mới là rất cần thiết. Đồng thời, khi xây dựng thư mục thông báo tài liệu mới cần bổ sung thêm các thông tin như: chủ đề, từ khoá, tóm tắt… nhằm giúp người dùng tiếp cận dễ dàng và nhanh chóng nhất.

 Cơ sở dữ liệu

CSDL là công cụ tra cứu quan trọng trong giai đoạn hiện nay của Trung tâm. Các CSDL do Trung tâm xây dựng và các CSDL mua, tặng biếu hiện còn khá nhiều lỗi cũng như chất lượng chưa đảm bảo. Do vậy việc nâng cấp, chỉnh sửa hoàn chỉnh các loại CSDL trên phải được tiến hành nhanh chóng.

- Hoàn chỉnh các CSDL toàn văn đang trong quá trình xây dựng: CSDL báo, tạp chí chuyên ngành, CSDL luận văn, luận án, CSDL hội nghị, hội thảo, công trình nghiên cứu khoa học. Xây dựng thêm CSDL toàn văn sách chuyên ngành Tài chính Ngân hàng đáp ứng nhu cầu học tập của sinh viên trường.

79

- Đối với các CSDL thư mục cần phải hiệu đính lại các biểu ghi chưa chính xác về lỗi chính tả và lỗi biên mục. Trong quá trình biên mục có một số tài liệu vẫn đang ở nhầm vị trí kho, do đó cần phải rà soát và phân lại tài liệu về đúng vị trí kho để quá trình lưu thông được thuận lợi. Bên cạnh đó, trong CSDL còn tồn tại rất nhiều biểu ghi trùng dẫn đến tình trạng nhiễu tin, gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu. Do vậy cần hiệu đính lại toàn bộ CSDL, loại bỏ các biểu ghi trùng, tránh nhiễu tin khi tra cứu.

- Đối với CSDL bài trích cần chú ý tới chất lượng các bài scan, cần có sự xử lý, hiệu đính lại đẹp hơn. Ngoài ra, hiện tại các CSDL bài trích cần thiết phải có phần tóm tắt nội dung để giúp người dùng tin thuận lợi hơn khi tìm kiếm, lựa chọn.

- Một số CSDL Trung tâm mua và nhận tặng biếu (CSDL willson, Proquest, Phần mềm học Tiếng Anh trực tuyến Langmaster) hiện tại số lượng người dùng khai thác chưa cao mặc dù chất lượng về nội dung và hình thức khá tốt. Do vậy, Trung tâm cần có biện pháp marketing hiệu quả hơn.

 Trang chủ

Trang chủ của Trung tâm vẫn còn khá nhiều hạn chế về nội dung lẫn hình thức nên không thu hút được nhiều lượt truy cập. Do vậy, việc cần thiết phải có sự điều chỉnh kịp thời để tăng lượt truy cập.

- Hiệu chỉnh lại phông chữ cho to hơn và tổ chức lại các mục khoa học hơn. Chú ý thêm các thiết kế về màu sắc, hình ảnh, vị trí các đề mục, tiểu mục...

- Tạo lập các công cụ tra cứu bên trong trang chủ và liên kết thêm các trang tra cứu ngoài như tra cứu từ điển, tra cứu từ Google...

- Đa dạng hóa ngôn ngữ tìm kiếm, ngoài ngôn ngữ Tiếng Việt cần tổ chức thêm nhiều ngôn ngữ khác đặc biệt là tiếng Anh.

80

- Khi đưa thông tin mới ở mục “tin tức hoạt động”cần phải ghi rõ ngày đưa thông tin và ghi chú thêm mục “tin tức mới” để gây chú ý, thu hút người truy cập.

- Đưa thêm một số hình ảnh, bài viết mới hoặc những hình ảnh ngộ nghĩnh trong mu ̣c giải trí nhằm t ạo thêm sự sinh động cho trang chủ (kể cả bảng tin dạng truyền thống). Tạo thêm mục các bài viết hay, chọn lọc, hoặc đưa lên những thông tin, tin tức cập nhật về thư viện hoặc về chuyên ngành Tài chính – Ngân hàng để làm phong phú thêm nội dung cho website.

3.1.2. Đối với hệ thống dịch vụ thông tin thư viện

Dịch vụ cung cấp tài liệu

Dịch vụ cung cấp tài liệu được coi là dịch vụ chính của Trung tâm với việc cung cấp cho sinh viên tài liệu đọc tại chỗ, mượn về nhà, sao chụp tài liệu, bán các loại giáo trình chuyên ngành và cả việc cung cấp tài liệu dưới dạng điện tử.

- Với việc tập trung tất cả các hệ đào tạo về một cơ sở (56 Hoàng Diệu 2 – Thủ Đức), lượng sinh viên ngày càng đông, nhu cầu về việc đọc tại chỗ, mượn về nhà sẽ quá tải. Do vậy, Trung tâm cần có chính sách cho mượn hợp lý hơn như: tăng cường số lượng đầu sách mượn về và tăng thời gian mượn cho sinh viên, từ 3 cuốn/10 ngày có thể tăng 4 -5 cuốn/ 15 ngày, đồng thời thêm thời gian gia hạn tài liệu qua mạng cho bạn đọc cũng tăng từ 10 ngày lên 15 ngày (đối với sinh viên và học viên). Đối với những bạn đọc làm mất, hư hỏng sách hoặc cố tình giữ sách mượn lâu hơn thời gian quy định phải có hình phạt nặng hơn nhằm mục đích cảnh cáo, răn đe.

- Tăng cường bổ sung thêm các loại sách chuyên ngành và sách chuyên khảo dành cho sinh viên năm 3, năm 4. Có chính sách ưu tiên cho học viên, giảng viên đang làm luận văn, luận án hoặc các đề tài, công trình nghiên cứu khoa học.

81

- Đối với dịch vụ photocoppy và in ấn tài liệu cần phải có khu phục vụ người dùng riêng, không nên đặt chung với quầy lưu hành, đồng thời có chính sách giá cả hợp lý để thu hút thêm nhiều đối tượng sử dụng.

- Dịch vụ cung cấp tài liệu dạng điện tử: tăng chi phí chép file điện tử đối với cán bộ, giảng viên (giúp tăng cường nguồn thu cho Trung tâm) và giảm phí chép file cho sinh viên, học viên để khuyến khích họ nghiên cứu, học tập. Nên tạo mẫu cung cấp file cụ thể để đảm bảo tính chuyên nghiệp khi phục vụ. Các loại file điện tử nên chuyển thẳng đường liên kết cho bộ phận phục vụ đảm nhận trực tiếp, không cần thông qua bộ phận số hoá để tránh mất thời gian phục vụ người dùng tin.

 Dịch vụ tra cứu thông tin

Tại Trung tâm, dịch vụ này hoàn toàn miễn phí cho tất cả các đối tượng có thẻ sử dụng thư viện. Nhưng nếu có yêu cầu cụ thể, Trung tâm sẽ tra cứu và cung cấp tin, tài liệu có thu phí. Bằng nhiều cách khác nhau, truyền thống và hiện đại người dùng có thể tự tìm hoặc nhờ sự trợ giúp của các cán bộ tại quầy phục vụ.

- Đối với dịch vụ internet: tăng chất lượng đường truyền, cán bộ phục vụ cần phải chuyên nghiệp hơn, có trách nhiệm với công việc và phải nhiệt tình hơn trong hướng dẫn người sử dụng. Ngoài ra, cần xây dựng thêm nhiều công cụ tra cứu, các trang học tập hoặc các phần mềm, trang liên kết hay để thu hút thêm người dùng tin. Sửa chữa, nâng cao chất lượng máy tính vì vẫn còn nhiều máy hư đặt tại phòng mà người dùng không sử dụng được. Thêm vào đó, cần có hệ thống camera tại khu vực đặt máy để tiện cho việc quan sát, theo dõi. Tăng cường thêm hệ thống máy lạnh tại phòng internet (Thủ Đức). - Đối với dịch vụ tìm tin: dịch vụ tìm tin nhằm mục đích cung cấp cho người dùng tin những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ theo các dấu hiệu đã có

82

thông qua các công cụ dùng để tra cứu như: hệ thống mục lục, các bảng tra cứu được biên soạn kèm theo các tài liệu, các CSDL. Để nâng cao chất lượng của dịch vụ này, Trung tâm cần:

+ Hoàn chỉnh các nguồn lực thông tin hiện có tại Trung tâm, chú ý đến các công cụ tra cứu, các loại CSDL đặc biệt là các CSDL thư mục.

+ Xây dựng OPAC thành trang tra cứu thuận tiện và nhanh chóng nhất bằng việc hiệu đính và cập nhật thường xuyên.

+ Cán bộ tra cứu, tìm tin cần phải thường xuyên nâng cao trình độ, đặc biệt là kỹ năng chuyên sâu, kết hợp trong tìm kiếm. Biết cách sử dụng và sử dụng thành thạo các công cụ tra cứu tin hiện đại. Xây dựng thái độ, tinh thần làm việc chuyên nghiệp, khoa học và nhiệt tình.

+ Đề ra chính sách đào tạo, hướng dẫn người dùng tin theo kế hoạch, nhiệm vụ đã được đặt ra.

 Dịch vụ hỏi đáp

Hiện nay, dịch vụ hỏi – đáp của Trung tâm mới thực hiện ở mức đơn giản, chưa mang tính chuyên sâu. Với nhu cầu người dùng tin phát triển ngày một đa dạng, phức tạp và đòi hỏi sự chính xác, kịp thời, yêu cầu tin của người dùng tin sẽ đòi hỏi chi tiết, cụ thể hơn. Chính vì vậy, Trung tâm cần chuẩn bị cho dịch vụ này hoạt động mang tính chuyên nghiệp, chuyên sâu hơn.

Để ngày càng nâng cao hơn nữa chất lượng của dịch vụ này nhằm đáp ứng người nhu cầu người dùng tin một cách nhanh nhất, Trung tâm cần phát triển thêm nguồn lực thông tin đa dạng hơn, phong phú hơn, đồng thời cán bộ dịch vụ phải nắm vững cơ cấu tổ chức kho tài liệu, sử dụng thành thạo công cụ tra cứu hiện đại. Ngoài việc tổ chức dịch vụ hỏi – đáp tại chỗ, Trung tâm cũng cần phải đa dạng hóa hình thức dịch vụ như: hỏi đáp trực tuyến qua mạng (chat, email); hỏi đáp qua điện thoại...

83

Dịch vụ này đòi hỏi những người cán bộ vừa có kiến thức chuyên ngành, vừa có kiến thức xã hội chuyên sâu đồng thời phải luôn nhiệt tình, cởi mở với người dùng tin. Vì vậy, Trung tâm cần phân công một số cán bộ chuyên đảm nhận dịch vụ này để đảm bảo xử lý kịp thời các câu hỏi của người dùng tin đưa ra.

 Dịch vụ hướ ng dẫn sử dụng thư viê ̣n

- Mở các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện thường xuyên hơn, đặc biệt là các đối tượng sinh viên năm 1. Bắt buộc tất cả các hệ, các đối tượng phải có chứng chỉ của lớp hướng dẫn mới được vào sử dụng tài liệu tại Trung tâm.

- Biên soạn các tài liệu hướng dẫn chi tiết dưới dạng sổ tay hoặc cẩm nang phát cho người dùng khi học lớp hướng dẫn. Đồng thời các hướng dẫn về tra cứu tài liệu, về nội quy, quy định sử dụng tài liệu, thời gian phục vụ… được đưa lên bản tin Trung tâm, hoặc để bảng hướng dẫn ngay tại quầy phục vụ bạn đọc.

- Về nội dung lớp hướng dẫn: Trung tâm tập trung hướng dẫn cho người sử dụng những kỹ năng cần thiết như kỹ năng sử dụng các bộ máy tra cứu , kỹ năng khai thác thông tin, kỹ năng tìm kiếm trên internet, kỹ năng đánh giá và lựa chọn thông tin…

- Về hình thức lớp hướng dẫn: sau khi giới thiệu tại lớp học, nên tổ chức cho các đối tượng trên tham quan thực tế tại Trung tâm, giải đáp thắc mắc và hướng dẫn thêm khi có yêu cầu.

- Yêu cầu cán bộ hướng dẫn phải có trình độ nghiệp vụ và chuyên môn vững, có kiến thức sâu về tra cứu và các kiến thức chuyên môn khác.

Hội chợ sách

Dịch vụ này được Trung tâm triển khai thường xuyên vào đầu mỗi năm học nhưng thực tế chất lượng chưa cao do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan. Để triển khai dịch vụ này có hiệu quả Trung tâm cần:

84

- Lập kế hoạch chi tiết trước khi triển khai dịch vụ: nội dung, đối tượng tham gia, đối tượng khai thác sử dụng, thời gian, địa điểm, các hình thức tổ chức… - Lên kế hoạch quảng cáo, marketing hiệu quả cho hội chợ sách như phát t ờ rơi, phát thanh sinh viên, hay hình thức quảng cáo trên Facebook, blog cũng khá hiệu quả trong thời đại công nghệ như hiện nay.

- Duy trì mối quan hệ thường xuyên với các nhà sách, các nhà xuất bản, phát hành…Có chính sách ưu tiên cho những đơn vị hỗ trợ nhiều hoặc tham gia hội chợ thường xuyên, tích cực.

- Phối hợp với Đoàn Thanh Niên, Hội sinh viên, bảo vệ trường trong các công tác vận động, tài trợ và một số công tác khác như: tổ chức, sắp xếp và ổn định trật tự trong hội chợ…

3.2. Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện

3.2.1. Cung cấp sản phẩm thông tin theo chuyên đề

Dịch vụ cung cấp sản phẩm theo chuyên đề là một loại hình dịch vụ không mới ở các thư viện trường đại học. Đây là loại dịch vụ mang lại khá nhiều tiện ích cho các đối tượng sử dụng, đặc biệt là các đối tượng có nhu cầu tìm kiếm thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu.

Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề là dịch vụ giúp ngườ i dùng tin nắm bắt đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời các nguồn tài liệu về những vấn đề mà họ quan tâm, giúp họ tiết kiệm chi phí thời gian và công sức tìm kiếm thông tin.

Sản phẩm được cung cấp qua dịch vụ này: Trung tâm có thể sử dụng thư mục giới thiệu sách mới, thư mục chuyên đề, bản sao một phần hoặc toàn bộ tài liệu gốc. Ðể tiến hành dịch vụ này Trung tâm phải có đội ngũ cán bộ giỏi không những về chuyên môn nghiệp vụ mà phải có trình độ, hiểu biết sâu về các ngành khoa học, có khả năng đưa ra được các danh mục chuyên đề phù

85